Åpne kontorlandskap: – Må plassere folk etter oppgavene de skal løse

Det er mange ulike forhold som spiller en rolle for hvordan en optimalt bør plassere mennesker som skal jobbe sammen.

Tidligere har Dagens Perspektiv skrevet at statsansatte må rydde kontorplassene sine hver dag etter endt arbeidsdag i det nye regjeringskvartalet. Statsbygg sin nyeste utgreiing viser at det går mot aktivitetsbasert arbeidsplass og bort fra tradisjonelle cellekontor.

Les også: Fremtidens arbeidsliv: Trives i samhandlingssofaen

Vinner ingenting utover husleie

STAMI-sjefen mener en primært må tenke på hva de ulike arbeidsoppgavene består av og hvilken gevinst det vil ha å plassere folk som skal arbeide sammen i ulike grupperinger.

– Noen ganger vil små grupper være optimalt, andre ganger større grupper, og noen ganger vil det selvsagt være best å sitte på enekontor, sier Molander.

Han forklarer at det er finansielle årsaker og ønske om å spare areal og husleie som først og fremst har styrt valget av kontorlandskap.

– Bedrifter ønsker ofte å bli assosiert med positive verdier som samhandling, kreativitet, aktiv dialog og effektiv problemløsning, men det er ikke gitt at dette automatisk skjer ved å plassere folk tettere sammen, sier han.

Løsningen er å ta utgangspunktet i hvem som er hensiktsmessig å gruppere sammen størsteparten av arbeidsdagen.

– Hvis diversiteten er for stor vinner man ingen ting utover husleien, og risikerer samtidig mindre effektive arbeidsprosesser og tap av produktivitet. Det er derfor ikke gitt at totalregnskapet blir positivt.

Les også: Ingen får faste plasser i det nye regjeringskvartalet

Støy, forstyrrelser og tap av konsentrasjon

Det er forsket mye på erfaringene med kontorlandskap, både på positive og negative sider.

I hovedsak er det de negative sidene som har vært mest fremtredende.

– Dette kan skyldes at man i for liten grad har tatt hensyn til de konkrete arbeidsoppgavene og samhandlingsbehovene når man har satt sammen landskapene. Man har muligens heller ikke tatt nok hensyn til at disse behovene kan variere gjennom arbeidsdagen og arbeidsuken, og at korte, effektive møter ofte er undervurderte virkemidler for å skape slike arenaer, sier Molander.

Han forklarer at de som lykkes best er de som i størst mulig grad har laget fleksible systemer tilpasset hver enkelt virksomhet og gruppering, og som er åpne for tilpasninger når arbeidsoppgavene og samhandlingsbehovene endres over tid.

De positive erfaringene fra åpne landskap er ofte mer empiribaserte, mens de negative sidene av åpne landskap er etter hvert bedre dokumenterte i forskningslitteraturen.

– Utfordringene har først og fremst vært knyttet til støy, forstyrrelser og tap av konsentrasjon og arbeidseffektivitet, samt til noe høyere korttidsfravær grunnet økt smitterisiko, sier han.

– Krevende å plassere etter personlighet

Arbeidstakere har forskjellige personligheter og behov, og det vil være individuelle forskjeller knyttet til den enkeltes trivsel og sårbarhet i et kontorlandskap.

Dagens Perspektiv har tidligere skrevet om en studie som viser at det å fordele kontorplasser etter jobbpersonlighet kan øke ytelsen.

– Det vil være krevende om hver enkeltes personlighet skulle styre sammensetningen av organisering og plassering i landskapene. Det sentrale bør være arbeidsoppgavene og behovene for samhandling, sier Molander.

I enkelte undersøkelser av landskapsløsninger ser det ut til at yngre arbeidstakere trives noe bedre enn eldre arbeidstakere, som kanskje tidligere har sittet på cellekontorer og er best vant med en annen arbeidsform.

Molander mener at aktivitetstilpassede løsninger vil gjøre overgangen fra det tradisjonelle til det fleksible lettere.

– Aktivitetsbasert kontorlandskap søker å begrunne plassering i måten de ansatte skal jobbe på, og er et steg i riktig retning. Dette kan fungere godt utover arealgevinstene gitt at aktivitetene også i realiteten hører naturlig sammen og at det foreligger vedvarende samhandlingsbehov, sier han.

I et departement vil dette variere, og Molander mener man bør søke til å gjøre gode vurderinger som basis for hvordan man setter sammen landskapene, og være åpne for at disse behovene ikke nødvendigvis er statiske.

– Mange av de med negative erfaringer på området har ikke lykkes godt nok med dette.

Alternativ med hjemmekontor

Mange virksomheter har løst behovene for arbeidsro for ansatte som sitter i landskap med utstrakt bruk av hjemmekontor.

– Dette kan fort virke kontraproduktivt sett opp mot intensjonen om økt samhandling, og det er da naturlig å stille spørsmålstegn ved gevinstpotensialet for arbeidsformen i slike virksomheter, sier Molander.

Les også: Ingen får faste plasser i det nye regjeringskvartalet

Trenden med åpne landskap er betydelig, og vi vil nok i tiden fremover se at mange virksomheter har høstet erfaringer med denne måten å jobbe på, og vil tilpasse arbeidsformen og utformingen av landskapene bedre til egne behov.

– Dette vil kunne bety at arealbehovene kanskje blir litt høyere, men at totalregnskapet likevel vil slå bedre ut fordi man reduserer de mest negative faktorene som kan bidra til prosesstap. De ansattes trivsel og arbeidsmiljø er viktig for både jobbtilhørighet og –motivasjon, og er en naturlig del av totalregnskapet, avslutter han.