Ut å fange tidstyver

Samfunnet kan beskrives med arbeid og kapital. Ta litt arbeidskraft og bruk den på en maskin og du har en økonomi. Men skal du komme videre derfra, må du ty til ledelse, styring og innovasjon. Det er dette som er Kommunal- og moderniseringsminister Jan Tore Sanners domene. Her gjør han opp status.

– Jeg vil skape en kultur for kontinuerlig forbedring, sier han da Dagens Perspektiv og Ukeavisen Ledelse møter ham.

Lukket avdeling

Innerst på det som omtales som lukket avdeling, bak en sikkerhetskontroll, en heistur og to kodekontrollerte glassdører, finner vi kontoret til mannen som endrer detaljene i Norge mer enn noen andre akkurat nå. Den som nyter utsikten fra pulten til Jan Tore Sanner, kan la blikket vandre fra regjeringskvartales Picasso-dekorerte Y-blokk videre til den fortsatt lakenkledde høyblokka og helt bort til Finansdepartementets robuste stubbebygg på grensen mot VG i Akersgata. I en årrekke var regjeringskvartalet selve symbolet på makten i Norge.

Men makt er flyktig. I dag kommer de aller fleste endringer fra utlandet, enten i form av et EU-direktiv eller som en megatrend vi må tilpasse oss. Heldigvis finnes det fortsatt noen små regler, som vi ikke merker noe til før de plutselig er der og gjør livet surt, som vi kan påvirke. Det er her Sanner har satt inn støtet. Han har skjøvet den makten han har videre nedover i systemet for å sette forvaltningen i stand til å luke ut alt det som bremser oss i hverdagen.

– Kontinuerlig forbedring kommer ikke av seg selv. Det krever at man iverksetter mange tiltak som alle trekker i samme retning, sier han.

Det styrende prinsippet for mange av endringene han har innført til nå, har, ifølge ham selv, vært å gi det offentlige tillit og handlingsrom til å ta flere avgjørelser selv. Alle ledere i staten skal nå gå igjennom et eget program for ledelse og styring i offentlig sektor hvor det skal klargjøres hva som er god ledelse i staten.

– Jeg tror ikke det har vært klart hva som anses som god ledelse i staten. Siden det meste er delt inn sektorer, har hver sektor holdt på med sin egen lederutvikling, forklarer han.

Ifølge en analyse utført av konsulentene i McKinsey, svarer 67 prosent av spurte toppledere at lederutvikling og styring av arverekkefølgen i virksomheten, det som på godt norsk ofte omtales som etterfølgerprosesser, er den høyest prioriterte oppgaven på personalfeltet.

Sanners lederutvikling handler om å skape mer samarbeid på tvers av etatene. IKT står også på dagsorden.

– Alle toppledere må vite hva digitaliseringen gjør med organisasjonen. Samtidig kobler vi sammen ledere fra forskjellige sektorer, slik at lederne i helsesektoren må jobbe sammen med ledere i andre sektorer, sier han.

Samtidig skal det alltid følge med mindre detaljstyring fra toppen.

– Men tillit handler ikke om å lene seg tilbake, det følger også med økte krav til resultater, advarer ministeren.

De åtte årene før Sanner tok over reimene, gikk ting i feil retning. Antallet mål og delmål i styringsbrevene økte.

– Svaret var at antallet styringsmål hadde fordoblet seg. Men du blir ikke dobbelt så god av å dobbelt så mange mål, sier han og viser til at antallet har dalt etter at han selv tok over (se figur).

Dessuten var det mye rot i hvordan de forskjellige embetene kommuniserte seg i mellom. Også her kan Sanner vise til å ha ryddet litt opp. Fylkesmennene pleide å få en bunke papirer med målsetninger fra hvert av departementene, nå får de kun en bunke, og den er svært mye kortere.

– Staten er opptatt av så mye. Prioriterer du alt, prioriterer du ikke noe, sier han.

For de utenfor lukket avdeling kan det fremstå litt pussig. Det kan virke som om Sanners departement har en finger med i så mye. En regel fjernes her, en ny opprettes der. Men Sanner bedyrer at det som alltid prioriteres, er at det føres tillit nedover i systemet.

Et interessant eksempel sådan er den nye tvistemekanismen mellom stat og kommune. I dag har kommunene på en rekke områder lov til å utøve skjønn. Problemet er at dette ofte overprøves av staten, som nesten alltid vinner.

– Vi mener at den nye tvisteløsningen vil styrke lokaldemokratiet ved at kommunene nå kan få en slik overprøving testet. Noe de ikke kan i dag, sier Sanner.

Effekten er allerede merkbar. For eksempel finnes det reguleringsplaner i kommunene som Fylkesmannen har innsigelser mot. Nå som den statlige fylkesammen ikke lenger kan dra saken inn på ministerens kontor med visshet om å få gjennomslag, må partene i større grad søke kompromisser lokalt. På Youngstorget i Oslo har Riksantikvaren nedlagt en innsigelse på Oslo kommunes forslag til omregulering. Før saken nådde Sanner fant de to partene en løsning begge var fornøyd med.

De langsiktige konsekvensene kan bli ganske store. Mengden slike saker som kommer inn på statsrådens kontor, er betydelig. Og regelendringen illustrer godt hva som ofte skjer i byråkratiet.

– Det er fortsatt mange saker som kommer inn. Det som nå skjer er at det er kommunene som sender sakene inn fordi de nå tror de vil vinne, sier Sanner og legger til: – Det jeg sier til både kommunene og de statlige etatene, er forsøk å finne en løsning lokalt. Det vil spare alle for mye tid.

Behandlingen av journalister er også på ministerens skryteliste. I 2009 fikk det offentlige 67.000 krav om innsyn i offentlige dokumenter fra journalister. I 2014 var tallet økt til 200.000. Samlet sett koster behandlingen av disse dokumentene 90 millioner kroner i året, viser departementets beregninger. Dessuten fører det til mye dobbelarbeid. Hver gang to ulike journalister søker innsyn i det samme dokumentet, gjøres arbeid på nytt for begge. I en ny løsning, som er på vei, vil offentliggjøring av dokumenter gjøres elektronisk, og dobbeltarbeid skal fra nå av unngås. Departementets estimater peker på en innsparing på 70 millioner kroner i året.

Så er det digitaliseringen av all offentlig post til borgerne. Dersom alle går over til det offentliges digitale postkasse, vil besparelsene på porto beløpe seg til 400 millioner kroner hvert år, miljøgevinsten kommer i tillegg.

Les mer:

Kommunereformen: Økonomisk situasjon ikke avgjørende

Kommunereformen: Beskylder Sanner for tvangssammenslåing

Jernbane: 60 prosent av NSBs overskudd stammer fra eiendom

Jernbane: Bruker tre ganger mer på jernbanen enn for ti år siden

Helse: Snevre mål for helse-sektoren

Helse: – Det er ledig ­kapasitet i det ­offentlige helsevesenet

Politiet: Økokrims fremtid i spill

Politiet: Sviktende tillit er største utfordring for politireformen

Forskning og utdanning: Flytter han kunnskapsmakten?

Vil måles på resultater

Men hvordan vil ministeren måle seg selv - hvordan måle at kulturen for kontinuerlig forandring faktisk slår røtter?

– Jeg vil i hvert fall ikke innføre enda et nytt målesystem. Kulturendringene kan måles på flere andre måter. Først og fremst om offentlig sektor faktisk blir mer effektiv, svarer han etter litt betenkningstid.

Så viser han til Danmarks erfaring med såkalte brukerreiser. Etter misnøye med kreftbehandlingen der, fulgte man pasientens reise fra fastlegen til undersøkelse på sykehuset. Forbedringene man gjorde, reduserte ventetiden med 90 prosent. Et av de første prosjektene Sanner kastet seg på sammen med helseminister Bent Høie, var å se nærmere på slike brukerreiser. Å sette brukeren først gjennomsyrer fortsatt mye av arbeidet med forbedring av offentlig sektor.

– I år har vi satt brukerorientering i den såkalte fellesføringen for departmentene. Det vil si at det er vårt eneste ønske som vi sender ut til alle departementene, sier han.

Og imens fortsetter forenklingsarbeidet ufortrødent. Nye tanker om plan- og bygningsloven legges til høsten og skal etter planen presenteres til våren 2017. Sanner kan ikke si så mye om disse planene, arbeidet har ikke kommet så langt ennå, men røper at det innebærer å se nærmere på måter planlegging og bygging kan skje mer parallellt.

Ofte krasjer forenklingsarbeidet til ministeren med realitetene i kommunene. Et eksempel er plan- og byggningsloven, som Sanner har samlet i ett departement, et grep som kan gi avkastning på sikt, og som har vært medvirkende til at man nå kan bygge garasjer på 50 kvadratmeter uten å søke om tillatelse. Før lå plandelen i Klima- og miljøverndepartementet.

– Man slet med å se sammenhengen. Nå er det samlet, og det er lettere å gjennomføre fra plan til bygget står ferdig. De virkelig store gevinstene kommer først når mye av søkeprosessene og planarbeidet blir digitalisert, men det ligger litt lenger frem i tid, sier han.

Ikke alle byggesaker er så enkle som det. For eksempel har første-amanuensis Are Oust ved NTNU (tidligere Høgskolen i Sør-Trøndelag) pekt på at krav om garasjeanlegg til høye bygg bidrar sterkt til å fordyre boligbyggingen i flere store byer. Dette er et kommunalt krav, som Sanner ikke får gjort noe med.

– Det hjelper ikke at vi forenkler, hvis kommunene gjør regelverket mer rigid, sier han og peker på at departementet har gjort det synlig at mange kommuner kan halvere planleggingstiden.

– Hvis man gjennomfører enklere høringsrundeer, kuttes det ned på tiden. Alle skal bli hørt, men alle trenger ikke blir hørt mange ganger. Slikt blir det bare mange omkamper av, sier han.

Men hvis dette er ting alle er enige om. Hvorfor har det tatt så lang tid å gjøre noe med det?

– Alle sier de er enige. Men det må faktisk gjøres. Det handler om at du må ha en gjennomføringsvilje og evne til å dra prosjektene i land. Gevinstene kommer ikke av seg selv.

Hovedmål, delmål, styringsparametre og oppdrag

Kommunereform

Du skal være innesperret på en kaffebar på Grünerløkka for å ikke å ha fått med deg at regjeringen ønsker seg færre kommuner, og at det er Sanner som står i spissen for den satsingen. Lenge ønsket han å få til sammenslåinger på frivillig basis, men usosiale kommuner må ta den økonomiske konsekvensen av at det for Sanner går en tynn grense mellom frivillig og tvang.

Arbeiderpartiet har vært litt vanskelige i denne saken. Mange mener partiet egentlig ønsker seg en kommunereform i like stor grad som Høyre, og i partiprogrammet sitt går partiet inn for reformen, det har de også gjort i Stortinget når spørsmålet har vært oppe, men i media har fremtredende Ap-folk vært mindre enkle å ha med å gjøre. Gang på gang har de angrepet regjeringen og forsvart de små kommunene mot sammenslåingstvang.

– Hva synes du om Arbeiderpartiets retoriske fremgangsmåte?

– Jeg registrer at de støtter reformen i sine handlinger, sier Sanner og blir stiv, fester blikket og gjentar sakte: - Jeg ser hvor du vil, men du får meg ikke til å si det.