Digitalisering koster kommunene dyrt

Digitalisering er skuddet, og mantraet er forenkling, effektivisering og kostnadsbesparelser. At det koster flesk å gjennomføre digitaliseringsprosjekter i staten er heller ingen nyhet lenger.

Men også i kommunene kan statens digitaliseringsiver koste dyrt.

Statlige digitaliseringsprosjekter påfører norske kommuner store uforutsette utgifter, heter det i en fersk analyse Agenda Kaupang og Oslo Economics har utført for KS.

A-ordningen

Oslo Economics og Agenda Kaupang har på oppdrag fra KS undersøkt det reelle kostnadsbildet for kommunene ved statlig digitalisering. Innføringen av den såkalte A-ordningen har blitt brukt som eksempel. Det bør understrekes at rapporten fra Oslo Economics og Agenda Kaupang ikke går inn på eventuelle langsiktige gevinster ved digitalisering.

A-ordningen er et statlig initiert tiltak som gjør at arbeidsgivers rapportering til NAV, Skatteetaten og SSB samles i én elektronisk melding, a-meldingen, som innrapporteres månedlig. Kommunene ble berørt av A-ordningen på lik linje med øvrige arbeidsgivere ved at de måtte tilpasse seg de nye rapporteringskravene og gjennomføre nødvendige systemendringer, skriver rapportforfatterne, og konkluderer med følgende:

«De faktiske kostnadene for innføringen av A-ordningen i kommunene ble vesentlig høyere enn kostnadsestimatene. Kommunene ble overrasket over omfanget på innføringskostnadene. Kommunal sektor har årlige budsjetter, og mange kommuner hadde ikke tatt tilstrekkelig høyde for kostnadene ved innføringen. Dette medførte at kommunene måtte foreta omprioriteringer for å dekke de uforutsette kostnadene med innføringen av A-ordningen».

Og det er staten som får skylda for at det blir dyrt.

«Staten identifiserer i begrenset grad konsekvensene av digitaliseringsprosjektene for kommunal sektor, og sektoren er i liten grad involvert i planleggingen av prosjektene. Staten gir for lite informasjon til kommunene når nye digitale løsninger skal innføres. Dette føre til at kommuner og fylkeskommuner er uforberedt på omfanget og kostnadene ved statlige digitaliseringsprosjekter».

140 millioner

Undersøkelsen viser at den gjennomsnittlige innføringskostnaden per kommune var rundt 285.000 kroner (eksklusiv Oslo kommune). For kommunesektoren samlet har innføringen av A-ordningen kostet rundt 140 millioner kroner. I tillegg har rundt 35 prosent av kommunene fått en økning i de årlige lisens- og vedlikeholdskostnadene.

Slik økte de uforutsette kostnadene:

• Kommunens egne folk måtte involveres og det tok ressurser særlig fra lønns- og regnskapsavdelingene.
• Det måtte kjøpes inn tilleggsmoduler og ekstra IKT-verktøy for å få implementert løsningen.
• De fleste kommunene måtte leie inn ekstra konsulenthjelp til sine ordinære arbeidsoppgaver i forbindelse med implementeringen, samt til selve implementeringen av A-ordningen og til opplæring
• Ansatte måtte kurses i den nye ordningen
• I tillegg har de fleste kommunene også fått lisens- og vedlikeholdsutgifter til eksterne konsulenter i ettertid

Store kommuner har også større totale innføringskostnader enn mindre kommuner. I Oslo var de lenge svært frustrerte. Fra Oslo heter det i rapporten at

– Oslo kommune så tidlig at ordningen medførte at kravet til datakvalitet økte betydelig. Innrapportering hver måned medførte mer krevende prosesser knyttet til korreksjon. Oslo kommune karakteriserer det som å levere «årsoppgjør hver måned».

Every mye dyrere

Det er store forskjeller i innføringskostnadene avhengig av hvilken leverandør kommunene har av lønns- og personalsystem fra før. Det er to dominerende leverandører blant de 110 kommunene som har deltatt i undersøkelsen: Every og Visma.

Evry leverer et lønnssystem fra Agresso, som eies og utvikles av Unit4, Visma leverer sitt eget lønnssystem.

Samlet sett har innføringskostnaden i Evry/Unit4Agresso-kommuner vært rundt 600.000 kroner. I Visma-kommuner anslår analytikerne i Agenda Kaupang/Oslo Economics at innføringskostnadene totalt har vært rundt 110.000 kroner.

«Vi ser dermed at innføringskostnadene har vært svært forskjellig avhengig av hvilken leverandør kommunene har. Samtlige kostnader er høyere for kommuner som har Evry/Unit4Agresso», heter det i rapporten.

Og alt ble dyrere med Evry – både kostnadene til ekstern konsulenthjelp, intern opplæring og -ressursbruk og innkjøp av IKT-verktøy.

Nødnett ble også kostbart

Oslo Ecomomics og Agenda Kaupang har kun tatt for seg ett digitaliseringstiltak som staten har pålagt kommunene. Det finnes mange flere.

Nødnett er et annet eksempel på et prosjekt som ifølge KS har hatt et krevende innføringsløp i kommunene. NTNU samfunnsforskning har gjennomført en undersøkelse av kommunenes erfaringer med implementeringen av Nødnett.

Et av de viktigste funnene i NTNUs rapport er at kommunene ikke hadde en fullstendig oversikt over hva Nødnett kom til å koste. Mange kommuner opplevde at innføringen ble mer omfattende og ressurskrevende enn de så for seg på forhånd.

Andre digitaliseringstiltak som staten har pålagt kommunene er:

• Byggsøk: System for elektronisk søknad i byggesaker
• Pålegg om mottak av efaktura: Alle kommuner skal kunne motta efaktura fra 2015
• Digital postkasse: Mulighet for å sende digital post til innbyggerne.
• Elektronisk meldingstjeneste: Mellom helseforetak og kommuner og legekontor.
• Esøknad: Elektronisk søknads for startlån.