Aktivitetsbasert arbeidsplass: – En ideologi som ikke fungerer

Dette sier Oddvar Skjæveland i Mellomrom Arkitekturpsykologi. Dagens Perspektiv har tidligere skrevet om hvordan det nye regjeringskvartalet går mot å bli en aktivitetsbasert arbeidsplass i stedet for en mer tradisjonell kontorstruktur. Skjæveland tar avstand fra dette uttrykket.

– «Aktivitetsbasert arbeidsplass» er et uttrykk som er basert på en ideologi som ikke fungerer. Det innebærer en idé om fritt plassvalg og full mobilitet. Folk skal kunne jobbe hvor som helst når som helst. Realiteten er at man skjærer alle over en kam, noe som kan virke provoserende. Ikke alle takler det å ha fri arbeidstid og arbeidsplass, og det kan også medføre en HMS-utfordring med tanke på personer med helseproblemer. I tillegg kan det gi en følelse av utrygghet og hjemløshet.

– Ansatte trenger ikke nødvendigvis å ha fast sitteplass, men de bør i alle fall ha en egen hjemmebase å arbeide på, gjerne en liten sone med rundt 6 plasser, legger han til.

• Les mer: Ingen får faste plasser i det nye regjeringskvartalet

Skal definere den optimale arbeidsplassen

Skjæveland er utdannet klinisk psykolog og organisasjonspsykolog, og er seniorforsker på Høgskolen i Bergen. Her er han en del av forskningsprosjektet SMAP – smarte, attraktive og produktive arbeidsplasser. Mellomrom ser i samarbeid med Høgskolen i Bergen på sammenhengen mellom bygg og effekt av bygg på de som bruker det.

– Forenklingen som har skjedd i media er nærmest provoserende. Det eksisterer veldig negative holdninger til åpne kontorløsninger, når det verken er intellektuelt eller forskningsbasert belegg for det. Tvert imot, det er utbredt enighet om at åpne løsninger kan fungere utmerket gitt medvirkning og noen grunnleggende kvalitetskrav knyttet til lys, lyd, luft og layout, forklarer Skjæveland.

Målet er å sette en kunnskapsbasert, nasjonal standard for gode arbeidsplasser. Han forteller til Dagens Perspektiv hva som vektlegges i utformingen av denne standarden.

– Bildet er veldig blandet. Det mest hensiktsmessige vil være å se det ut ifra de tre faktorene helse, trivsel og produktivitet. Og da er svaret ganske innlysende; det kommer an på brukerne. En god merkeordning må kunne omfatte enhver løsning, både lukkede og åpne, sier han.

• Les også: Fremtidens arbeidsliv: Trives i samhandlingssofaen

Det trygge og kjente

SMAP publiserer i disse dager en artikkel, der de har klart å konstatere hvilken kontorløsning som fungerer best.

– De fleste foretrekker enkelt og greit den kontorløsningen de har akkurat nå. Det er i hovedsak fordi man av natur er motvillig til endring, sier Skjæveland.

Kostnad ofte er en fremtredende årsak til en omorganisering til åpnere løsninger. Man får mindre areal, færre pulter, og færre møterom, men plass til like mange. Men går man nærmere innpå det, så kan det ligge mer til grunn.

– Tradisjonelle kontorløsninger blir ofte for trege, og klarer ikke å følge tempoøkningen i arbeidslivet. De nye kontorløsningene er høyhastighetsløsninger, som tar høyde for ny teknologi, samt miljø og bærekraft. Jeg liker å kalle det for tilgjengelighetens arkitektur, sier Skjæveland.

Tilpasset arbeidsplass og grundig prosess

Skjæveland sier at det i stedet for å jobbes etter en ideologi, som aktivitetsbasert arbeidsplass, bør jobbes med tilpasning og prosess i jakten på den perfekte kontorløsningen, og beskriver tre punkter som skal sikre en skreddersydd løsning for den enkelte bedrift eller organisasjon.

• Tilpasning mellom bygg og bruker: hvert enkelt tilfelle må vurdere hvilke oppgaver som skal gjøres, og hva som trengs for å gjøre disse på en best mulig måte.
• Endringsprosessen: omleggingen må drøftes og informeres om underveis, for å sikre at alle er klare over hva og hvordan ting skal skje.
• Gode fysiske løsninger: det må tilrettelegges for et godt og helsebringende klima. Her vil personlige preferanser spille inn, men noen faktorer er universelle, som god luft og god akustikk.

– Så lenge disse blir fulgt er alle kontorløsninger gode, lukkede eller åpne. Selv de mest kritiske artiklene sier at åpne kontorlandskaper kan være gode så lenge de er tilpassede bruken, og prosessen har vært god i forkant, sier han.

Arbeidsformer, ikke personlighetstyper

I forrige uke skrev Dagens Perspektiv om en studie som viser at det å plassere ulike personlighetstyper sammen på arbeidsplassen gir høyere produktivitet.

– Det vil være lite hensiktsmessig å bruke personlighetsanalyser til dette. Personlighet er vanskelig å håndtere, og personlighetstrekk kan forandre seg. Hvis det i tillegg ansettes nye, eller det forekommer jobbrotasjon, vil dette systemet være lite bærekraftig, sier en kritisk Skjæveland.

Medarbeidere er likevel forskjellige, og arbeidsoppgavene varierende. Et alternativ til å organisere etter personlighetstype er å ta i betraktning ulike arbeidsformer. De fleste har oppgaver som varierer i grad av autonomi, og hvor gruppeorienterte de er.

• Les også: Åpne kontorlandskap: – Må plassere folk etter oppgavene de skal løse

– En person som har oppgaver som krever høy grad av samhandling, men samtidig har mye handlefrihet, trenger helt andre arbeidsomgivelser enn en som har liten autonomi og ikke er avhengig av samhandling. For å ivareta disse ulikhetene er variasjon viktig. Man kan gjøre løsningene fleksible, slik det er lett å tilpasse omgivelsene de arbeidsoppgavene som skal gjøres. Eller man kan gjøre løsningene universelle, slik at det blir enkelt for medarbeidere å tilpasse seg ulike arbeidsplasser, forklarer han.

Åpne kontorlandskaper er en økende trend, og Skjæveland sier at det ikke er noen grunn til å tro at det kommer til å endre seg. Man må møte trenden og finne skreddersydde løsninger.