– Møtehverdagen ble mye mer utmattende

Ingeniører og ledere beskriver dager på hjemmekontoret der de logget seg av ett videomøte, for så – på direkten – å trykke på knappen for å logge seg inn i neste møte.

Ofte fem minutter for seint.

– I starten av pandemien ble det flere møter. Man skulle erstatte de eksisterende møtene, det ble satt opp krisemøter og i tillegg begynte folk å booke det som før var tilfeldige eller spontane møter; de møtene som før oppstod når man gikk rundt og traff folk ved kaffemaskinen eller andre steder, sier Nils Brede Moe, sjefsforsker ved Sintef.

Forskere fra universitetet i Gøteborg og Stanford University i USA slapp nylig funn fra en storskalastudie om videomøter og trøtthet.

Funnene viser at de som har fått flere og lengre møter, og kortere pause mellom møtene, opplever større «Zoom-trøtthet» enn andre.

Moe og kollegaer fra Blekinge tekniske høyskole i Sverige finner det samme i studier de har gjort under pandemien.

Størst belastning for ledere og eksperter

– Møtehverdagen ble opplevd som mye mer utmattende, spesielt for dem som hadde flere møter etter hverandre.Dette fordi de nå ikke bytter møterom, som de ville gjort på kontoret; de har ikke pauser mellom møtene, sier Nils Brede Moe.

Men belastningen er ikke lik for alle. Problemet er størst for ledere og eksperter.

Andre kunne ha bare ett møte om dagen. Mange utvidet riktignok dette møtet etter at pandemien kom, men dette ene videomøtet ble ikke opplevd som noe problem.

Droppet sosiale, digitale treff

– Det er de som får masse møter som rapporterer at det er mest slitsomt med videomøter. Det er også ledere som sliter mest med å skille privatliv og jobb, sier Moe, som forteller at de som var mest slitne ikke en gang tok lunsjpause.

De som hadde mange møter på rad gjennom arbeidsdagen, hadde også en tendens til å droppe digitale, sosiale treff.

– Det er viktig å være sosial i det digitale arbeidsmiljøet, men de som hadde mange møter ellers orket ofte ikke tanken på enda et digitalt møte …, forteller forskeren.

Analyser og intervjuer

Nils Brede Moe og kollegaene i Sintef har studert digitale arbeidsmønstre, særlig i IT-selskaper med ansatte i ulike land, i flere år.

Da pandemien brøt ut i mars i fjor satte de i gang egne studier for å kartlegge hva som skjedde da folk ble tvunget til å ha hjemmekontor.

De erfaringene Moe refererer til ovenfor, er hentet fra en studie han har gjort i samarbeid med svenske selskaper som jobber med programvareutvikling. I studien som er ute som «pre-print», men ennå ikke publisert, har forskerne kartlagt data fra møtekalendere og digital kommunikasjon, de har analysert interne rapporter om erfaringer med tvungent hjemmekontor og de har intervjuet 18 personer.

Å kjenne de andre hjelper

Jeremey Bailenson, professor ved Stanford University, har i en tidligere studie identifisert fire årsaker til at videomøter er mer utmattende enn andre møter:

Speileffekten – vi blir mer selvkritiske når vi ser oss selv, følelsen av begrenset bevegelsesfrihet foran kamera, følelsen av at alle stirrer på deg og at det er kognitivt mer anstrengende å uttrykke seg og tolke kroppsspråk.

Nils Brede Moe er ikke overrasket. De finner noe av det samme i sine studier.

– Det å sitte stille er utfordrende, spesielt hvis man sitter dårlig. Du kan få en følelse av å være fysisk fanget når møtet kommer til deg via skjermen istedenfor at du går til møterommet. Jeg har sett at noen nå tester kameraer i videomøter som følger deg når du beveger deg.

– Hva med kommunikasjonen? Finner dere at det er mer anstrengende å kommunisere i videomøter enn «live»?

– Det kommer an på. Vi ser at de som fungerer bra i fysiske møter også fungerer godt i digitale møter. De har lettere for å tolke det som skjer. Det henger også sammen med om du kjenner folk eller ikke, og om du skjønner samspillet. De som kjenner hverandre godt fra før, trenger dermed heller ikke å være på video hele tiden, sier Moe som råder flere til å stille spørsmål ved om video virkelig trengs i alle møter. Holder det å ta en telefon? Eller å utveksle informasjon skriftlig?

Tester litt kortere møter

Pandemien har vart i over ett år. Forskernes nyeste tall er ikke klare for publisering, men Moe forteller at de ser at møtefrekvensen gikk litt ned da pandemien hadde vart en stund.

Det ble slutt på krisemøter og det ble færre synkroniseringsmøter.

– Flere bedrifter ser også behovet for å ikke booke møter på 60 minutter. De som er slitne forteller at pausene mellom møtene ble helt borte. Legger du inn én time i kalenderen, så bruker du den. Flere bedrifter tester nå møtebooking på 25 og 50 minutter for å en liten pause mellom møtene.

Kvinner sterkest rammet

Forskerne fra Stanford og Gøteborg fant at kvinner var sterkere rammet av videotrøtthet enn menn. I studien, som omfatter over 10.000 personer, oppgir 14 prosent av kvinnene at de blir svært eller ekstremt utmattet av videomøter. Til sammenligning oppgir 5,5 prosent av mennene det samme.

Forskerne fant at kvinnene har lengre møter og kortere pauser mellom møtene enn menn.

De viser også til at «speileffekten» slår sterkere inn hos kvinner; de synes det er mer ubehagelig å skulle se seg selv på skjerm enn det menn gjør.

Og kvinner er ikke de eneste som opplever videomøter som ekstra belastende, konstaterer The Economist i sin omtale av studien. Også unge mennesker, fargede og introverte rapporterer om høyere nivåer av videotrøtthet.

Nils Brede Moe og kollegaene har ikke analysert kjønnsforskjeller i sine studier, men han merker seg at kvinnene i Stanford-studien, som rapporterte om mest trøtthet, hadde lengre møter og kortere pauser.

– Det er mange kvinner som er teamledere eller mellomledere. Dermed har de også mange møter.

Tror ikke effektiviteten rammes

– Med bakgrunn i studier dere gjorde i flere store selskaper før pandemien, uttalte du i mars i fjor at så lenge vi jobber smart og har gode verktøy for samarbeid så gjør ikke hjemmekontor oss mindre produktive. Hva sier du nå? Etter ett år der mange oppgir at de blir slitne av videomøtene på hjemmekontoret?

– Så langt har vi ikke sett noe som tyder på at kvaliteten på arbeidet eller effektiviteten går ned selv om man jobber over video. I en nylig studie fant vi imidlertid at noen delte opp arbeidet mellom seg, der man før jobbet sammen om oppgavene. Selv om slik strategi føles effektiv, vet vi fra forskning på team at det fører til dårlig kvalitet på arbeid over tid.

Moe forklarer at de fra før har god dokumentasjon på at færre avbrudd og mindre støy gir bedre mulighet til å fokusere på arbeidsoppgaver som krever konsentrasjon. Dette gjelder spesielt hvis man ellers sitter i åpent landskap sammen med mange andre.

– Selv om noen nå sitter mer i møter og blir mer slitne, så oppgir de at de får raskere avklaringer og at de får løst oppgavene sine bedre. De som ikke sitter i flere møter, opplever at det er færre forstyrrelser. Så det peker i retning av at dette går bra, sier Moe, som presiserer at enkelte typer møter – særlig innovasjonsmøter og vanskelige samtaler – fungerer best som fysiske møter.

Hvis dagen blir veldig oppdelt, kan det imidlertid gå utover produktiviteten. Moe forteller at de ofte råder bedrifter de jobber med til å samle møtene, og å innføre møtefrie dager.

– Jobber du med en vanskelig oppgave, tar det 15 minutter å komme tilbake i konsentrasjonsmodus. Har du mange korte møter i løpet av en dag, får du ikke tid til noe annet, sier Sintef-forskeren.