Fristet med aktiviteter i en hel måned for å få ansatte tilbake på kontoret

I september åpnet samfunnet opp og hjemmekontorister var igjen velkomne på kontorene.

For å få de ansatte til å komme tilbake til kontoret, bestemte sosialkomiteen seg for å arrangere Epinova Reconnecting – en hel måned spekket med forskjellige aktiviteter for å re-connecte med kollegaer.

De arrangerte sosiale happenings for å skape tilhørighet og samhold, og la til rette for at ansatte kunne knytte bånd etter lang tid på hjemmekontor.

– Vi diskuterte hvordan vi kunne gjøre noe hyggelig som bidro til å skape samhold, og hvordan vi skulle få ansatte til å ønske å komme tilbake til kontoret. Vi ønsket at de skulle føle seg trygge og klare for den nye normalen, sier Andrea Huse, rekrutteringsansvarlig i teknologibedriften Epinova.

– Over hele verden ser vi rapporter og tall om at folk slutter i jobbene sine. Folk har endret sine behov – når, hvor og hvordan de skal jobbe. Og at jobben skal gi en større mening. I Norge ser man tendenser til at folk bytter jobb innenfor samme bransje, dette er omtalt som «The Great Reshuffle» – vertfall innenfor godt betalte jobber, som IT, sier Huse.

– Pandemien har gitt folk muligheten til å vurdere hva de ønsker å gjøre i livet og revurdere verdiene sine. Bedriften har merket seg at det er stor bevegelse i arbeidsmarkedet, og mange velger å bytte jobb etter å ha sittet på hjemmekontor over en lenger periode.

Flere kandidater vi har hatt i ansettelsesprosess nevner at de ikke har funnet seg til rette under pandemien på arbeidsstedet de er ansatt. Årsaken er mangelen på tilhørighet, nevner de – og da kan selvfølgelig andre tilbud og arbeidsgivere fremstå som attraktive.

Ikke sett kontoret

– Under pandemien har vi ansatt mange og flere av dem har naturlig nok ikke sett kontoret før, eller møtt kollegaer fysisk. Når samfunnet åpnet igjen, var det viktig for at kollegaer ble kjent med arbeidskulturen og verdiene utenfor skjermen.

Man oppnår ikke den samme kontakten med kollegaer bak en skjerm, som man ville oppnådd fysisk. Mange vil nok spørre seg selv om de faktisk trives i jobben når de blir sittende på hjemmekontor.

– Og når man vender tilbake til kontoret må man finne ut hvordan arbeidsplassen fungerer og lære hvem kollegaene er. Vi vet at svekket tilhørighet til arbeidsplassen gjør at man slutter.

Selskapet tilrettela for bedre integrering av ansatte for å forhindre økt turnover da samfunnet åpnet opp igjen.

Sosial onboarding

En av løsningene på utfordringen ble en ny sosial onboarding for alle med mål om at alle ansatte skulle lære å kjenne hverandre igjen.

– Vi ønsket å vise at det er på kontoret man får diskutert spennende og viktige ting, møtt mennesker og utviklet seg faglig og personlig. Målet var at ansatte skulle glede seg til å dra på kontoret.

Under pandemien har mange følt på stress og usikkerhet. Det å kunne gjøre noe morsomt og bruke en hel måned på artige aktiviteter ble derfor et av initiativene vi iverksatte. En gjenoppdagelse av arbeidsstedet.

Noen aktiviteter ble arrangert i arbeidstiden, og andre etter arbeidstid. Ledelsen delte ut gaveposer og navneskilt.

De arrangerte hotellfrokost to ganger hver uke, bowling med mat, dart med mat, badstue, escaperoom, stisykling, shuffleboard, lunsjquiz hver dag, minigolf, faglig påfyll, vinlotteri og pizzakveld. Det hele ble avsluttet med en stor avslutningsfest.

– Vi ønsket at alle disse aktivitetene skulle være en gulrot for å komme tilbake til kontoret. Man fikk mulighet til å knytt bånd, kjenne på samhold, se hverandre i sosiale situasjoner og lære kultur. Det har var givende og et veldig morsomt sosialt opplegg.

Bedre tilhørighet

Ansatte rapporterte tilbake at de hadde fått en fin mulighet til å bli kjent med kollegaer og friske opp relasjonen til kollegaer som man ikke møter så ofte.

– Fra hjemmekontoret møter man ikke kollegaen tilfeldigvis ved kaffemaskinen for en prat. Reconnecting har gjort at flere har møtt opp fysisk på kontoret. Vi håper dette har vært med på å skape en bedre tilhørighet, spesielt for de nyansatte under pandemien, og de som er nyutdannede og som ikke har et sosialt nettverk enda.

Under pandemien har Epinova hatt ukentlige digitale statusmøter. Det ble arrangert digitale-frokostmøter for nyansatte med frokost levert på døren. Her ble de satt sammen litt tilfeldige folk fra kontoret slik at de kunne bli bedre kjent i mindre grupper.

– Oppfølging fra nærmeste leder har også vært viktig. Fjernledelse har blitt mye viktigere under pandemien. Vi har hatt hyppige møter, snakket mye om status og eventuelle utfordringer og hvordan vi kan løse dem sammen videre.

Allmøter for informasjonsutveksling ble innført under pandemien. Dette for å understøtte jobbtrygghet i en usikker periode.

– Vi har snakket om arbeidssituasjonen og pålagt hjemmekontor. Som var uvant for mange. Vi informerte om situasjonen vi sto i og veien videre. Vi har snakket om hvordan det går med den enkelte og alle prosjektene våre.

Alle sosiale aktiviteter ble forsøkt flyttet over digitalt. Selskapet klarte å holde liv i lønningspilsene digitalt en stund, men så dabbet det litt av.

– Vi hadde mange sammenkomster digitalt. Alle fagmøtene ble digitale. Selv om ansatte har vært på hjemmekontor, ser vi at de har levert veldig gode resultater og at ansatte er engasjerte.

Mer sosial arbeidsplass

Fremover ser Epinova behov for en annen utforming av kontorlokalene enn det de tidligere har hatt. Bedre muligheter for mingling, kreative soner og flere møterom er i fokus. De ser for seg en bedre utforming av kontorlokalet enn det de har i dag, og en fysisk utforming som tilrettelegger for mer sosialt samvær.

– Et godt utformet lokale med et rikt tilbud internt som bistro med god mat og drikke, frokoster og sosiale soner, gjør at folk ønsker å være på kontoret. Det er ikke en hemmelighet at folk trives godt med å sitte på hjemmekontor, så fleksibilitet vil bli viktig for oss fremover.

– Vi er en moderne arbeidsgiver som tilrettelegger for jobb/fritid-balansen og en hybrid arbeidshverdag. Vi ser at ønsket om mer bruk av hjemmekontor er til stede, samtidig som vi ønsker at folk skal komme tilbake til kontoret for sosialt samvær, kompetanseheving og relasjonsbygging.

Nøkkelordene her er tillit og fleksibilitet. Vi ser at det er viktig at folk er på kontoret, både for den sosiale delen, men også for kompetanseutveksling. Vi er et kompetansemiljø, deling av kompetanse og fagutvikling er essensielt.

– Vi har en sosial sone hvor man kan ta kaffepausen med kollegaen, spille videospill eller ta lønningspilsen. Fremover ser vi at det vil bli viktigere med sosiale aktiviteter for å trekke folk tilbake på kontoret.