Slik kan nye medarbeidere få en god introduksjon til jobben

Uten en god introduksjon til sin nye jobb, risikerer du at den etterlengtede nyansatte du endelig har klart å kapre, tenker «shit, dette gidder jeg ikke, jeg finner noe annet».

Slik er det nemlig i mange bransjer i dag. Det er vanskelig å finne, og ikke minst holde på, god kompetanse (se for øvrig s 6-11 i dagens avis).

En god start betyr mer enn du tror

Onboarding heter det på HR’sk. Altså hvordan du som arbeidsgiver kan bidra til at overgangen til ny jobb, nye arbeidsoppgaver, nye kolleger og en helt ny arbeidskultur går så knirkefritt som mulig. Og dersom du «ikke har tid til å gjete alle de nye hele tiden», så tenk på dette:

En tommelfingerregel innen HR sier at det tar et års tid før en nyansatt er varm i trøya og «produserer» 100 prosent av sitt potensial. Den andre tommelfingeren på peker videre at ingen går fra 0 til 100 fra dag én – de fleste er kun i stand til å levere rundt 50 prosent av egen kapasitet de første ukene i en ny jobb.

Forskning har vist at nyansatte bestemmer seg innen de første 30 dagene om hvorvidt «de føler seg velkommen». 22 prosent av all turnover skjer i løpet av de første 45 dagene i ny jobb, og 90 prosent av nyansatte tar beslutningen om de ønsker å bli værende i virksomheten i den samme perioden.

Dette viser at det kan lønne seg å gjøre en innsats for at ferskingene så raskt som mulig blir en del av gjengen.

Dårlige på onboarding i Norge

Så poenget er: Det lønner seg å «få i gang og få integrert» den nyansatte så fort som mulig. Og dersom du overlater hele jobben til den nyansatte selv, så tar det mye lenger tid enn hvis du som sjef og andre nøkkelpersoner viser litt interesse og gir noen hjelpende hender.

Men så leser vi altså gang på gang at vi er ganske dårlige dette med onboarding og hjelpende hender i Norge. PC, kontopult, en beskrivelse av arbeidsoppgaver, et (digitalt) klapp på skulderen, samt et kjekt «bare spør hvis det er noe» − er en ganske vanlig velkomst for nyansatte.

Dersom du er den eneste i verden som kan tilby noen en jobb, eller du betaler så godt at ingen er over og langt fra ved siden – vel, så kanskje du kunne sluppet unna med det. Men i dag er det arbeidstakernes marked i ganske mange bransjer. Derfor bør du legge ned litt arbeid for at de nye kloke hodene trives og faktisk fortsetter å jobbe hos akkurat deg og dere.

Knirkefri onboarding?

Starter med rekrutteringen

Fagansvarlig for rekruttering og onboarding i HR-Norge, Sven Kinden Iversen, har følgende råd for en vellykket onboardings-prosess:

− Onboardingen starter lenge før en nyansatt kommer inn døren. Allerede gjennom rekrutteringsprosessens ulike aktiviteter kan vi legge fundamentet for en god onboarding, påpeker han. − Gjennom å gi kandidatene et realistisk inntrykk av både jobben og organisasjonen tidlig danner dette en god plattform for det videre arbeidet.

Da den nye og håpefulle så kommer inn døren på jobben for første gang, så har de fleste virksomheter en form for introduksjonsprogram der de bygger videre på den relasjonen som ble etablert gjennom rekrutteringsprosessen.

En onboardingsplan for den nyansatte bør være skriftlig og utformet som et veikart, ifølge HR Norge. Den bør inneholde detaljer om mål, ansvar og ikke minst om hvor den nye finner tilgjengelig støtte. Planen bør også være kommunisert i organisasjonen.

− Løpende møter med nøkkelpersoner og nærmeste leder er en viktig hjelp for den nyansatte, sier Kinden Iversen. − Gjennom slike møter kan potensielle problemer løses før de utvikler seg til noe mer.

Dessuten: Gjør den første dagen til noe helt spesielt for den nyansatte slik at de føler seg velkommen. Alt det praktiske må være på plass og fungere. Husk at virksomheten bare har en mulighet til å gi et godt førsteinntrykk, og det er første dagen.

Digitale verktøy er også viktig for kommunikasjon og for å kunne følge med i fremdriften. Særlig yngre medarbeidere er i dag vant til å kommunisere via digitale verktøy, og i løpet av pandemien er de fleste andre også blitt godt vant med å jobbe digitalt.

−Men digitale løsninger erstatter ikke ansikt-til-ansikt samtaler helt, mener Kinden Iversen.

Den nyansatte sin rolle

Også den nyansatte selv har et ansvar for at onboardings-prosessen går godt, sier Sven Kinden Iversen. Hen bør vise atferd som enkelt og greit kan uttrykkes gjennom ett ord; proaktiv.

HR-ekspert Iversen mener den nyansatte bør oppfordres til å

• stille spørsmål, mange spørsmål

• ha jevnlige 1-1 møter med din leder

• bli kjent med dine kolleger

• søke aktivt etter feedback

• akseptere utfordringene i den nye rollen

Lederens rolle

Vi hører ofte at de feste medarbeidere slutter grunnet sin leder. Det er derfor viktig at leder etablerer en god relasjon til den nyansatte fra dag 1.

En god praksis som HR Norge anbefaler er noe så enkelt som å sende en e-post til nærmeste leder før oppstart med følgende råd:

• Ha en samtale med den nyansatte om rolle og ansvar

• Gi den nyansatte en kollega som mentor/buddy

• Hjelp den nyansatte med å etablere relasjoner

• Sett opp jevnlige samtaler i løpet av de første seks månedene

• Oppfordre til en åpen dialog

Kinden Iversen viser til forsøk som ble gjort i Google, der det viste seg at nyansatte som hadde ledere som mottok en slik e-post, ble produktive 25 prosent raskere enn andre.

Selve innholdet i onboardingen betyr også selvsagt noe.

− Er fokus kun rettet mot å få den nyansatte til å passe inn hos oss, eller er det også viktig at vi gir den nyansatte muligheten til å vise «hele seg» for organisasjonen? Det siste er lett å glemme, men svært viktig for en vellykket onboarding, mener HR Norges Sven Kinden Iversen.