Hemmeligheten bak å ta ting på sparket: god planlegging

På en vanlig arbeidsdag kommer møtene på rekke og rad, enten det er planlagte og omfattende møter, effektive og stående møter eller bare en kjapp prat ved kaffemaskinen. De er forskjellige i natur, men har minst én ting til felles: alle sammen er muligheter til å vise fram hvor flink du er til å reagere på ny informasjon og ta ting «på sparket».

• MØTEKULTUR Ineffektivt med korte, daglige møter

De aller flinkeste kan komme brasende inn i en samtale og snakke som om de er fullstendig oppdatert på alt som har vært sagt og alle tilgjengelig informasjon. Er noen av oss enkelt og greit flinkere til å improvisere og «skyte fra hofta» enn andre?

Sannsynligvis ikke. De har trolig bare forberedt seg godt. Men hva innebærer det egentlig å forberede seg til møter man ikke vet man skal ha?

Til magasinet Fast Company forklarer Judith Humphrey i kommunikasjonsbyrået The Humphrey Group hvilke grep du kan ta for å virke mer spontan.

• LEDERVERKTØY – Improvisasjon forbedrer organisasjoner

Legg en plan

Hvis man skal planlegge for spontanitet, gjelder det å kartlegge hvilke situasjoner man kan havne i som krever improviserte svar.

Humphrey anbefaler derfor å se på kalenderen. Hvem har du planlagt å møte? Hvem er det sannsynlig at du kommer til å møte som du ikke har avtalt noe spesifikt med? Hvem har du lyst til å møte? Alle disse situasjonene går det an å forutse og planlegge for.

Hvis det for eksempel har begynt en ny sjef i virksomheten, gjør du det ifølge Humphrey lurt i å forberede deg på hva du vil si til han eller henne, slik det ikke blir pinlig når dere møtes for første gang.

I tillegg til å vite hvem du skal møte gjelder det å gjøre klart noen sentrale og slagkraftige budskap, skriver hun. Det kan være nøkkeltall, som hvilken vekst du og avdelingen din har opplevd, eller erfaringer fra kurs eller seminarer. Hvis du er i en lederstilling kan du i tillegg forberede noen lovord om ansatte du er spesielt fornøyd med, som du kan fortelle videre til dine ledere.

• LEDERVERKTØY Strategisk historiefortelling

Improvisasjon: en oppskrift

Når du trener på spontane samtaler kan det være greit å følge en enkel oppskrift, skriver Humphrey. Det handler ikke å skrive ned samtalen på forhånd, som i «God dag, mann! Økseskaft!». Det handler heller om å lage seg noen knagger å følge. Her er det hun anbefaler:

• Begynn med noe som fanger oppmerksomheten til personene rundt deg, og knytter deg til dem, for eksempel «Hei, der er du! Jeg hadde håpt på å treffe deg i dag».

• Presenter innholdet ditt, gjerne noe du har forberedt, men gjør det kort og konsist.

• Gi utvidet informasjon om tematikken du snakker om.

• Foreslå en felles plan framover, enten gjennom noe personen du snakker med kan gjøre fram til neste gang, eller noe dere kan gjøre sammen.