– Vi trenger flere prosjekter i offentlig sektor

Jon Iden er professor ved Norges Handelshøyskole i Bergen, hvor han blant annet underviser i prosjektledelse. Han mener funnene Mats Fred har gjort i den svenske doktorgradsstudien av prosjektarbeid må forstås ut fra konteksten for studien.

• BAKGRUNN: Mer prosjektarbeid gir mer byråkrati i kommunene

– Dette handler om sosialt arbeid, som i mange tilfeller heller kunne vært innarbeidet i den permanente organisasjonen i kommunen. Prosjekter er egnet til engangsoppgaver, eller spesielle oppgaver som organisasjonen sjelden utfører. Målet er at man skal løse oppgaven, men kommuner blir sannsynligvis aldri ferdig med sosialt arbeid. I denne typen arbeid, kan prosjekter brukes for å komme i gang, men det er ikke heldig som en permanent løsning.

NHH-professoren tror at årsaken til at mange av de svenske kommunene har gått for prosjektformen, er finansiering. De opplever at det er lettere å få penger til prosjekter enn til permanent satsing.

– Prosjekter kan øke kvaliteten

På generelt grunnlag mener imidlertid Jon Iden at offentlig sektor har behov for flere og mer profesjonelle prosjekter for avgrensede oppgaver.

– Hvis du ikke definerer oppgaven som et prosjekt, med et formelt mandat, er det en risiko for at oppgaven ikke løses på en skikkelig måte. Hvis en uformell gruppe ikke vet hva den egentlig skal levere, til hvilken kvalitet, eller hvor mye tid og penger den har, sklir arbeidet lett ut. Det har vi sett gjentatte ganger, og i det store bildet er uformelle grupper en større trussel for det offentlige enn klart definerte prosjekter.

Iden og kollegene forsker på digitalisering, og snakker for tiden mye med offentlige virksomheter om digitaliseringstiltak. Dette er ett av de områdene der Iden mener at det offentlige har behov for mer prosjektkompetanse.

Digitalseringsprosjekter

– Hvorfor mener du at det er bedre å legge digitaliseringstiltak inn i prosjekter istedenfor i den permanente organisasjonen og de langsiktige budsjettene?

– Digitaliseringsoppgavene er sammensatte og flerfaglige, og du trenger mennesker med ulik kompetanse og bakgrunn for å finne gode løsninger. Da er det nyttig å sette opp et prosjekt på tvers av etablerte strukturer som kan trekke på folk fra ulike enheter. Det gir en flerfaglighet som ikke er mulig hvis én enhet får ansvaret, sier NHH-professoren, og legger til at prosjektledelse også handler om å få styrt arbeidet på en god måte. Det finnes noen styringsmekanismer i prosjektorganisasjoner som man ikke har i permanente organisasjoner som arbeider med daglig drift.

Det er en strammere planleggings- og oppfølgingskultur i prosjektstyring enn i daglig drift, som inkluderer mandat, planleggingsdokumenter og ulike oppfølgingsmekanismer. Kall det gjerne ekstra byråkrati.

– Elementer som i seg selv ikke er direkte verdiskapende, kan oppleves som byråkrati, men mye av dette vil jeg si er nødvendig, sier Iden.