Slik kan du utnytte talestyrt teknologi

Er du lei av å bruke mye arbeidstid på å søke, lete, sortere og jakte på informasjon som allerede finnes i virksomhetens datasystemer eller i den enkelte brukers epostsystem?

Da kan løsningen være på vei, dersom du er klar for å ta den i bruk. Dagens Perspektiv omtalte nylig Norstats lederundersøkelse som ble gjennomført for programvareselskapet IntelliSearch.

Bedriften har spesialisert seg på virksomhetssøk, og daglig leder Lasse Ruud forteller at mange ledere nå vurderer muligheten for å utvikle en talestyrt «corporate brain» – en databank som inneholder virksomhetskritisk informasjon. Med ny teknologi skal informasjonen være mulig å utnytte på en ny måte ved hjelp av talestyrt teknologi.

I dag er dilemmaet at det ofte ikke er enkelt å finne frem til dataene og informasjonen, ifølge Ruud.

– Derfor vil mange virksomheter i løpet av de kommende årene utvikle en talestyrt «corporate brain» som enkelt vil gi tilgang til enormt mye virksomhetskritisk innsikt og kunnskap. For ikke å glemme all den lagrede kunnskapen som ligger der, nedgravd i datasystemer, dokumenter og eposter. Det vil forbedre medarbeideres og lederes evne til å jobbe effektivt og moderne.

I løpet av få år skal innsikt og informasjon gjenfinnes ved å bruke stemmen. Spørsmålet du bør stille deg er kanskje om du og din virksomhet er klar for den talestyrte teknologien, sier han.

Intelligente spørringer

I kjernen av talestyrt teknologi finner vi kunstig intelligens, såkalt AI, som setter brukerens reelle behov i sentrum ved å lære seg hva du og jeg faktisk er ute etter å finne. Det innebærer blant annet at oppslagene eller spørringene, som ofte er søk etter data og informasjon, må være intelligente.

I løpet av de siste ukene har de første annonsene for stemmestyrt teknologi bokstavelig talt kommet på lufta, og utviklingen forventes å gå fort herfra: Teknologien er allerede på full fart inn i privatlivet vårt, og teknologien vil påvirke jobblivet og bli aktuell for ledere.

Ifølge Ruud er det mange interessante muligheter for fremoverlente ledere og virksomheter som ønsker å utnytte den talestyrte teknologien, både på innsiden og utsiden av virksomheten.

– Det vil kunne forbedre grensesnittet og interaksjonen mellom teknologien og mennesker, og skape enklere tilgang på informasjon, som er det viktigiste vi har i de fleste virksomheter i dag. Samtidig kan det revolusjonere dialogen og samhandlingen med kunder og partnere, i tillegg til at det kan gi nye flater for samspill og interaksjon internt. Mulighetene er mange, sier Ruud.

Han jobber med utviklingen av denne typen teknologiløsninger for norske og nordiske virksomheter som er på jakt etter å bli smartere i bruken av Big Data, kunstig intelligens og god innsikt. For at dette skal fungere må teknologien forstå medarbeidernes og ledernes relle interesser og arbeidsoppgaver, slik at informasjonstilgangen og samhandling rundt de mest aktuelle temaområdene for virksomheten forsterkes, hevder han. I den grad du som leder eksempelvis jobber med administrasjonsbudsjetter, og vil ha informasjon om kost og nytte, så skal den talestyrte teknologien forstå at søkeresultatet om kost og nytte skal være relevant linket opp mot administrasjonsbudsjetter.

– Å benytte talestyrt teknologi på denne måten vil føre til besparelser både på tid og kostnad, da lederen i hovedsak kan være fokusert på sin primæroppgave, fremfor å ta mange sidespor for å finne svar på viktige spørsmål, forklarer han.

Ifølge Ruud er det et lederansvar å ta stilling til hvordan man kan utnytte den nye teknologien, og hvordan man på mest effektiv måte får delt viktig informasjon i virksomheten. Ledere får også muligheten til å oppdatere seg raskere, og kan skaffe viktig informasjon og innsikt på en annen måte enn i dag.

– For eksempel i bilen, på vei til kundemøtet. Ved å stille et spørsmål om kundehistorikken til denne bedriften kan du få et muntlig svar som er konkret, eller en skriftlig rapport rett på telefonen. Det avgjørende er hva du mater tjenesten med. Mater du den med kvalitet, får du også mer konkrete svar – i motsetning til lange lister med alternativer som du får på søkene i dag, utdyper han.

I sitt arbeid jobber Ruud med kunstig intelligens-moduler som ledere kan ta i bruk. Dersom man eksempelvis ønsker en analyse av et marked kan man spørre etter en historisk beskrivelse av markedet. Ved hjelp av mønstergjenkjenning kan svarene du får bli mer konkrete og nyttige.

– I virksomheter vi jobber med kjenner vi hvert ord i virksomheten, og har alle begrepene som brukes. Da handler det om å sortere informasjon og deretter tolke innholdet. Da blir modulene gradvis mer intelligente, jo mer informasjon de blir matet med, forklarer han.

Større behov for intern samhandling

Ifølge Ruud får store selskaper et stadig større behov for god intern samhandling, blant annet på grunn av den økte graden av digitalisering og talestyrt teknologi i virksomheter. Det stilles høyere krav til god samhandling, og da handler det om å begrense de avvikene som fører til tidsbruk som man kan gjøre noe med. Et av disse avvikene er tid brukt på å lete gjennom informasjon på jakt etter svar.

Hvorfor skal en retailkjede bruke 30 minutter på å finne riktige varenumre til en økonomisk rapport, når de på 10 sekunder kan få de varenumrene de trenger til de aktuelle varene gjennom stemmestyrt teknologi, spør Ruud.

– En talestyrt enhet for ledere vil kunne være en ressurs rundt alle firmaformelle regler og oppfølginger. Da kan man snu seg mot enheten og spørre; ‘’hvilke skatteterminer var det igjen?’’ og finne ut når ulik dokumentasjon skal innsendes. Det er ikke grenser for alt du som leder må slå opp her og der for å holde følge med alt du skal gjøre som leder, sier han.

Større virksomheter må også ofte forholde seg til et omfattende regelverk. En «lyttende» enhet, som kan plukke opp den reelle spørsmålsstillingen med mer eller mindre fullstendig kunnskap, vil ha verdi over tid, påpeker han. Etter hvert vil det også handle om å sammenstille ønsket om innsikt og informasjon med langt mer enn bare skriftlig materiale.

– På den måten vil man raskt og enkelt kunne få svar på svært mange spørsmål, og samtidig få innsikt til å treffe bedre beslutninger – når man skal gjøre store og små vurderinger på løpende basis i jobbhverdagen. Det vil ikke minst kunne ha stor betydning for ledere, som nettopp må ta beslutninger på kort varsel. Beslutninger som ofte tas med begrenset innsikt eller på et vikarierende grunnlag. Tanken er selvsagt ikke å ta bort samtalen mellom kollegaer og ledere, men heller å utnytte tilgangen på riktig og relevant informasjon, akkurat når du trenger den. På den måten blir det enklere å gjøre de riktige vurderingene og fatte de klokeste beslutningene. Nettopp derfor kan det være klokt å satse på en talestyrt «corporate brain», sier han.

Gjør krevende innformasjonsinnhenting mer effektivt

Små selskaper har ofte færre ressurser og bør bruke tiden ekstra godt, mener Ruud. Han forteller at disse selskapene, med talestyrt teknologi, kan gjøre krevende søkearbeid til et sømløst søk – med raske svar på de behovene de vil ha dekket. Dette gjelder spesielt når det er behov for svar fra eksterne kilder, som tidsfrister og reglement, men kan også gjelde internt – for eksempel for planlegging av mailutsendelser, kalenderoppføringer og arrangementsbooking.

– Talestyrt teknologi vil gjøre lederens hverdag enklere – ikke bare for seg selv – men også for alle kollegaer. Derfor er det et lederansvar å forstå hvor denne teknologien er på vei, sier Lasse Ruud.