Sendte oftere e-post til hverandre i åpne landskap

LEST OM LEDELSE. Tuija Muhonen, professor ved Malmö universitet, og dosent Hanne Berthelsen har publisert en artikkel om aktivitetsbaserte kontorer i Journal of Applied Research in HIgher Education.

Artikkelen er basert på en undersøkelse der de har intervjuet 23 forskere og mellomledere ved universitetet i Malmö som hadde jobbet i aktivitetsbaserte kontorlandskap med fleksible plasser i kontorbygget «Niagara».

Vegrer seg for å forstyrre

Det svenske magasinet Chef skriver i en omtale av studien i sin februar-utgave at man gjerne antar at fleksible kontorløsninger fører til flere stimulerende samtaler og nye ideer i spontane møter ved kaffeautomatene og kontorpultene.

Undersøkelsen fra Muhonen og Berthelsen viser imidlertid at det som øker er antallet mail de ansatte imellom. Folk vegrer seg for å forstyre hverandre i det åpne landskapet.

Muhonen sier til Chef at mye av e-posten gjaldt enkle spørsmål som kunne ha vært løst med en rask samtale ansikt til ansikt, eller via telefon. Deltagerne i undersøkelsen opplevde imidlertid at det var kronglete å finne et rom å ringe fra eller å booke et møterom.

«Mengdene med mail med kortfattede budskap som i stedet sendes frem og tilbake bidrar til stress og misforståelser», sier Muhonen til Chef.

Stiller spørsmål ved kostnadseffektivitet

I studien påpeker Muhonen og Berthelsen risikoen for at forventede innsparinger ved aktivitetsbasert kontor kan bli til økte langtidskostnader hvis effektiviteten går ned og arbeidsmiljøet og trivselen blir dårligere.

Fra annet faglig hold har det imidlertid, ifølge Chef, blitt innvendt at mange trives i det nye miljøet, og at denne nye studien bygger på et lite antall intervjuer; 23 stykker.

Det har vært gjort flere undersøkelser av arbeidsmiljøet/kontorlokalenes funksjonalitet ved universitetet, og ledelsen satte da også i gang ombygging for 20 millioner kroner. Disse endringene skulle være ferdig sommeren 2020.

Noe av det som ble gjort er ifølge Chef å sette opp skillevegger for å skape mindre arbeidsrom for et begrenset antall medarbeidere.