Hvordan lede ansatte på hvert sitt hjemmekontor?

Når ansatte jobber hjemmefra, og ikke lenger møtes i samme lokale, forandrer det måten vi kan samarbeide og kommunisere. Og det krever noe nytt av lederne.

Trenger tydelige ledere

– Det verste som kan skje nå er at lederne forsvinner inn i sin boble nå og tror at dette ordner seg selv. Det er viktigere enn noen gang at de står fram og er tydelige, og bruker de kanalene de har til å kommunisere med de ansatte.

Det sier seniorkonsulent Terje Eid-Hviding i konsulentselskapet Assessit, som driver med organisasjon- og lederutvikling.

Når man går fra samlokalisert til distribuert arbeid er det nødvendig å tenke igjennom på nytt hvordan man skal få gjennomført oppgavene og sikre at alle forstår sin rolle, skriver også forsker Heidi K. Gardner ved Harvard Law School og Ivan Matviak, grunnlegger av Gardner & Company i Harvard Business Review.

De mener at ledere som ikke er vant til å lede på avstand, lett kan bli veldig fokusert på oppgavene som skal løses og nedprioritere den personlige kontakten. Men den er viktigere enn noen gang, skriver Gardner og Matviak.

De har 7 råd til ledere om hvordan de kan få de ansatte til å samarbeide effektivt og sørge for framdrift når de leder på avstand (se egen boks nederst).

• Les også:Hjemmekontor: Her er 7 tips for effektive dager.

Må forvente lavere produktivitet

Eid-Hviding mener at den uvanlige situasjonen med koronautbruddet gjør at ledere må regne med at prestasjoner og resultater vil dale noe i tiden framover.

– Bekymringer og praktiske utfordringer vil kreve de ansattes oppmerksomhet, og kanskje har de også barn hjemme mens de skal jobbe. Dette er ikke tidspunktet for å be folk om å gå langt utenfor komfortsonen. Det viktigste nå er å skape trygghet og mobilisere til innsats ved å gi folk oppgaver de har forutsetninger for å løse, sier han.

Når mange jobber hjemmefra er det viktigere enn vanlig å etablere gode rutiner og strukturer for arbeidet, mener konsulenten.

– Vær enda tydeligere på mål, planer og rutiner, og gi klar beskjed om hvem som skal gjøre hva, anbefaler han.

Mange arbeidsplasser vil ha nytte av å ha daglige møter på nett, for å gjøre opp status og fordele arbeidsoppgaver for dagen. Deretter kan lederen følge opp de ansatte direkte eller sette i sving arbeidsgrupper.

Ansatte reagerer forskjellig

Men minst like viktig, mener Eid-Hviding, er det å følge opp hver enkelt medarbeider.

– Akkurat nå er det stor usikkerhet og vi vet at i slike situasjoner reagerer folk svært forskjellig. Noen får energi av det og girer opp, mens andre blir mer apatiske, sier han.

Han mener det er viktig at lederen tar en prat med hver enkelt medarbeider og finner ut hvordan de har det og hva de trenger for å fungere fremover. Mens noen er selvgående og gode til å lede seg selv på hjemmekontoret, vil andre trenge mer konkrete oppdrag og tettere oppfølging.

Eid-Hviding minner også om at folk er i svært ulike situasjoner privat.

– Noen bor alene og har ikke så mange å snakke med, noen er ekstra bekymret for å bli permittert eller miste jobben. Og det er ikke alltid de som roper høyest som trenger deg mest, sier han.

– Ikke øk rapporteringen

Derfor mener han det er viktig for ledere å avdekke hvem som er selvgående og hvem som trenger mest støtte i tiden fremover.

Selv om medarbeiderne opererer mer på egenhånd, anbefaler han ikke ledere å øke kravene til rapportering og kontroll.

– Du skal ikke ha som utgangspunkt at folk sluntrer unna. Alt vi vet om motivasjon tyder på at det ødelegger den indre motivasjonen folk har til å gjøre en god jobb. Jeg ville vært konkret på milepæler, deadlines og måltall, men ikke krevd noe mer rapportering enn vanlig.

– Hva gjør du om du mistenker at en ansatt utnytter situasjonen og jobber lite på hjemmekontoret?

– Da ville jeg tatt det opp med vedkommende. Jeg ville vært åpen og beskrevet helt konkret hva jeg observerte og hørt om det er noe du kan gjøre for han eller henne. Da får du formidlet at du merker at aktiviteten er lavere enn vanlig, men at du vil dem vel, sier han.

Han anbefaler likevel ikke å bruke mye energi på dette.

– I en krise vil de fleste reagere med å tenke at nå gjelder det å vise hva vi kan. Som leder gjelder det å bygge opp om dette, framfor å fokusere på eventuelle enkeltmedarbeidere som henger bak.