Den danske rådgiveren og kursholderen Line Ullmann, som jobber med personlig planlegging, tidsstyring og effektivitet, har skrevet boken «Sådan siger du nej på jobbet – uten skyld, skuffelser og sure miner».
Foto Rådgiver Line Ullmann råder ledere som har vanskelig for å si nei til å hente inspirasjon hos de beste lederne. – De er ofte flinke til å markere sine grenser. (Foto: Camilla Hey)
Hun møter ofte folk som synes det er vanskelig å si nei til avbrytelser og flere oppgaver på jobben.
– Hvorfor er det så vanskelig å si nei?
– Det er vanskelig å sortere andres forventninger, og mange er redde for å bli upopulære. Ofte handler det om at vi ønsker å fremstå som vennlige, imøtekommende og serviceinnstilte. Vi vil prestere og samtidig bevare relasjonen til gode kollegaer, sjefer og kunder. Andre har vanskelig for å si nei fordi de er redde for å gå glipp av noe.
Ullmanns 5 strategier for å si nei på en god måte, se lenger ned i artikkelen.
Flere gevinster
Å si nei på en god måte har flere gevinster, skriver hun i boken. Du kan jobbe mer effektivt, du kan lette din egen hverdag og trives bedre ved å la være å ta på deg for mye.
En ekstra gevinst, er ifølge Ullmann at kollegaer får mer respekt for deg.
– Samarbeidet blir bedre, fordi du får mer overskudd til å si et helhjertet ja til de oppgavene du sier ja til.
– Vil det ikke kunne hemme utvikling og resultater hvis alle skal si nei til alt de mener de ikke har tid til? Å ha evnen til å omprioritere er vel positivt?
– Noen ganger må man gjøre noen nye prioriteringer, men samtidig er det viktig å passe på at du som en hovedregel leverer på de tingene du allerede har sagt ja til.
Bli flinkere til å si ja
Den viktigste strategien Ullmann anbefaler for å si nei på en god måte handler, paradoksalt nok, om å bli flinkere til å si ja.
– For mange kan det være vanskelig å si nei fordi de ikke vet hva de ønsker. Men hvis du har en hel haug uprioriterte arbeidsoppgaver og det kommer flere oppgaver til, er det vanskelig å si nei. Du har ikke overblikk over hva du har sagt ja til.
Hennes klare råd er å prioritere. Dét gjør det lettere å se hva du skal si nei til og å forklare hvorfor. Med en god begrunnelse blir det lettere å bevare en god relasjon til andre når du sier nei.
Vis respekt
Et annet råd er å vise respekt for både for seg selv og andre. I boken forklarer hun det gjennom «benkemetoden».
Tenk deg at du jobber intenst for å nå en tidsfrist når noen ber deg om hjelp. Det haster. Du har verken har tid, lyst eller plikt til å hjelpe, men hvordan si nei?
Noen tar da steget opp på «benken» og blir nedlatende, ifølge Ullmann. De ser ikke den andres behov. Dette er sjelden noen god måte å si nei på.
En annen variant er å «krype ned under benken», og bli underdanig. Kanskje forsøker du å si nei, men unnskylder og beklager mange ganger. Du fremstår som usikker på ditt nei. Dette er heller ingen god løsning.
Det beste er ifølge rådgiveren å bli sittende «på benken», og å vise respekt både for seg selv og den andre. Du kan for eksempel si at du forstår at det haster, men at du sitter med en deadline og dessverre ikke kan hjelpe nå.
– Handler du med selvrespekt, vil du også få mer respekt, sier Ullmann.
– Et lederansvar
– Har du noen råd til ledere om det å si nei?
– Jobb med å skape et miljø der det er aksept for å markere og kommunisere sine grenser.
– Hva er din erfaring med ledere? Evner de å si nei?
– Mange ledere jeg møter på kurs har mange av de samme utfordringene som medarbeiderne. Mitt råd er da å hente inspirasjon hos gode ledere. Gode ledere som virkelig utretter noe, er ofte flinke til å markere sine grenser. Antagelig lykkes de ikke på tross av at de er flinke til å si nei, men fordi de der flinke til å si nei på en god måte. Ledere må evne å sortere ut det som er irrelevant. De må passe på tiden sin, og bruke tiden på de riktige tingene. De må kunne si nei på en god måte.
5 strategier for å si nei på en god måte
Bli flinkere til å si ja Tenk igjennom hva du sier ja til og hvorfor. Vær klar i prioriteringene. Når du har sagt helhjertet ja til noe, er det lettere å formulere og kommunisere hvorfor du sier nei til noe annet. En slik begrunnelse gjør at det er lettere for andre å forstå et nei, og det er bedre enn å si nei fordi «det ikke passer». Da kan du lett oppfattes som avvisende.
Vis respekt og vinn respekt Gi den du sier nei til oppmerksomhet og vis respekt. Det kan virke innlysende, men i pressede situasjoner er det lett å bli avvisende. Viser du den andre respekt, er det lettere for vedkommende ta imot et nei.
Håndter skyldfølelsen
Hvis du får skyldfølelse når du sier nei, sett følelsen i perspektiv. Står følelsen i forhold til det ansvaret du har? Noen ganger må man si nei for å være tro mot planer, prioriteringer – og seg selv. Det kan oppleves som ubehagelig, men, igjen: Hvis du står godt i prioriteringene dine, er det også lettere å stå i situasjonen når du må si nei.
Stå fast Øv deg på å stå fast på prioriteringer, også når andre ikke respekterer dem, presser på og forsøker å overtale deg. Bevar roen. Ikke begynn å forsvare deg eller forklare for mye. Behold roen helt til motparten kommer fram til aksept. Det er ikke unaturlig at det kan ta litt tid hos den som blir avvist.
Finn motet Frykter du at du blir upopulær, at du ikke vil bli forfremmet eller at det kommer andre sanksjoner av noe slag hvis du holder fast på grensene dine? Se frykten i øynene og øv deg på å håndtere ubehaget. Overdriver du frykten? Hvis det er noen «farer» forbundet med å si nei, er de så store som du tror? Kan du gjennom å si nei på en god måte, redusere sannsynligheten for ubehagelige konsekvenser?
