«All on board»? – Neppe

Så du har endelig klart å kapre det kloke hodet dere har manglet i din avdeling?

Ikke tro at saken er biff.

I en tid der nærmest alle ledere i arbeids- og næringslivet klager høylytt over at det nærmest er umulig å få tak i nok kvalifiserte folk, så er det pussig at mange av dem fortsatt ikke tar bedre vare på dem de faktisk har fått fatt i. Det viser HR Norges ferske undersøkelse om onboarding i norske virksomheter.

• I de tre årene HR Norge har gjennomført undersøkelser om onboarding har de sett lite endring med tanke på at rundt 32 prosent av svarer at onboardingen varer i tre måneder, og for 50 prosent i inntil 6 måneder etter tiltredelsen.

• Kun 18 prosent av virksomhetene har onboardings-programmer som går utover seks måneder etter tiltredelse.

• Imidlertid viser undersøkelsen at 67 av respondentene rapporterer at det i gjennomsnitt tar mer enn seks måneder å bli 100 prosent produktiv, så her finner man et stort gap.

Ingen går direkte fra 0 til 100

− Onboarding er en introduksjonsprosess der det handler om å gjøre den nyansatte best mulig i stand til å utføre den jobben man er ansatt i, sier fagansvarlig i HR Norge Sven Kinden Iversen. Sammen med kollega Henrik Øhrn er Iversen ansvarlig for HR Norges ferske rapport om onboarding i norske virksomheter.

Konsekvensene av «dårlig onboarding» kan være store, ifølge HR Norge. Ofte blir det et tomrom når noen slutter. Kollegene må trå til for at arbeidsoppgavene skal bli gjort. Mange er utålmodige når den nyansatte kommer. Derfor er det viktig å få den nye «i sving» raskest mulig.

− Nyansatte har, som en tommelfingerregel omtrent 50 prosent produktivitet nå de starter i en ny jobb. Dette varierer selvsagt, men poenget er at det tar tid å komme i gang. Ingen går direkte fra 0 til 100, sier Kinden Iversen.

Antall ledige stillinger øker og valgmulighetene for arbeidstakerne er blitt mye større. Bedriftene sliter med å rekruttere folk. Det gjør at introduksjonsperioden for nyansatte blir viktigere. I en onboardingsprosess skal man bygge en plattform for den nye medarbeideren som viser at hen har gjort rett valg. I dag skal det ikke så mye til før en nyansatt slutter fordi den nye jobben ikke svarer til forventningene. Hvordan vedkommende blir mottatt og inkludert, er svært viktig i så måte.

− Arbeidsmiljøet betyr mye mer enn mange tror. Det er hovedårsaken til at folk skifter jobb, sier Kinden Iversen.

«De 6 C-ene»

Undersøkelsen til HR Norge viser at virksomhetene legger størst vekt på regler og rutiner og på den nye medarbeiderens konkrete arbeidsoppgaver når en ny skal introduseres og «læres opp». Som ny får du altså en pult, en PC og beskjed om hva du skal gjøre. Og kanskje opplæring i hvordan du utfører de konkrete arbeidsoppgavene.

Det er ikke nok, viser undersøkelser.

HR Norge bruker en modell – «de 6 C-er» − som er utviklet av professor Talya Bauer ved Portland State University i USA for å forklare ulike nivåer av onboarding:

• Compliance – Hvordan virksomheten tilrettelegger for at den nyansatte skal tilegne seg de nødvendige grunnleggende og organisatoriske kunnskapene om regler og rutiner.

• Clarify – Hvordan virksomheten tilrettelegger for at den nyansatte skal få en klar forventning til og forståelse av arbeidsoppgavene.

• Confidence – Hvordan virksomheten bidrar til å bygge den nyansattes mestringsfølelse, slik at de får en god start og noen tidlige seiere i jobben.

• Culture – Hvordan virksomheten bidrar til at den nyansatte kommer raskt inn i organisasjonskulturen.

• Connection – Hvordan virksomheten tilrettelegger for at den nyansatte får etablere de nødvendige forbindelser og nettverk innad i virksomheten

• Checkback – Hvordan virksomheten løpende sjekker ut hvordan onboardingen går for den nyansatte og får samtidig tilbakemelding på om de ulike tiltak følges og virker.

De fleste virksomheter har fokus på «compliance» og «clarify» − altså på regler og rutiner, samt forståelse av arbeidsoppgavene. Men det er sjelden godt nok.

Virksomheter som vektlegger arbeidet med å implementere flest mulig «C´er» skaper bedre resultater, heter det i HR Norges undersøkelse. Ifølge HR Norge lønner det seg å bidra til at den nyansatte kommer raskt inn i organisasjonskulturen og at man også tilrettelegger for at den nyansatte får etablere nødvendige forbindelser og nettverk innad i virksomheten. Gjør man dette, viser det seg at den nyansatte har fire ganger så stor medarbeiderfastholdelse og nesten dobbel så høy økning i medarbeiderengasjement enn de bedriftene som kun konsentrerer seg om rutiner og konkrete arbeidsoppgaver i sine introduksjonsprogram.

− Det blir som når du får en ny bil og kun får overlevert nøkkelen. Hvis du skal lykkes som sjåfør, trenger du et kart også, sier Sven Kinden Iversen. Han framhever at det må være en balanse her. Arbeidsgiver må være lydhør for den nyansattes behov og forventninger, men den nye medarbeideren må selvsagt også gjøre en innsats for at arbeidsforholdet skal bli vellykket.

Økt oppmerksomhet

− Å jobbe med onboarding har fått større tyngde og betydning de siste årene. Og ser vi på tallene i årets undersøkelse er de egentlig ikke så verst. De viser omtrent det samme som tidligere, men undersøkelsen er gjort i en helt ekstrem situasjon med pandemi og nedstenging. Det viser jo at virksomhetene tar dette på alvor, sier Sven Kinden Iversen, som er spent på hvordan onboardingsprosessene vil utvikle seg i «den nye normalen», der mange vil ha en mer hybrid arbeidshverdag der hjemmekontor noen dage ri uken vil bli vanlig for mange.

− Vi dette føre til at det tar lengre tid før nyansatte blir varme i trøya? Eller vil digitale verktøy gjøre prosessen enklere og mer effektiv?

Sven Kinden Iversen oppfordrer arbeidsgivere til å følge ekstra nøye med på medarbeidere som er blitt ansatt under pandemien. Dersom mange av dem slutter, bør man spørre seg hvorfor.

− Mange bedrifter ser på turnover som et positivt tegn på at de skaper attraktiv arbeidskraft i et tøft marked, når ansatte slutter og får seg ny jobb. Men dersom du virkelig finner årsaken til at folk slutter, så er sannsynligheten stor for at det verken er lønn eller kulhetsfaktor som gjorde at Kari og Ola gikk til dine konkurrenter. Svært ofte handler det om arbeidsmiljøet og om forventninger som ikke er innfridd.