Synspunkt | Karoline A. Dystebakken: Ledelse mellom medarbeidersamtalene

­Karoline Amundsen Dystebakken er HR- og ledelsesrådgiver i Simployer.

SYNSPUNKT: Samtidig er løsningen på veldig mange ting nettopp å ta denne praten.

Medarbeiderne er din viktigste ressurs. Hvordan den enkelte har det, er av betydning – for arbeidsmiljø, løpende drift og resultater. I tillegg vil det gjøre personaloppfølging enklere og bedre.

Et viktig utgangspunkt i all personaloppfølging er å snakke sammen. Det er kanskje det rådet som gis oftest i min hverdag uansett rettsområde. Du må snakke med medarbeideren din. Enten for å få nødvendig informasjon for å kunne fatte en beslutning eller rett og slett for å vite hva status er. Det er ikke så avansert, men essensielt.

Likevel oppleves det for mange som vanskelig, og det å snakke med lederen, er noe man gjør når det er noe formelt som skal gjennomgås. Lederen på sin side kan være redd for å spørre om ting som ikke er satt opp på en agenda.

Hva med hverdagen?

Medarbeidersamtalen er for mange kjent for den samtalen vi har med lederen. Den er formell og satt i system. Den er helt klart viktig, men hva med livet og hverdagen mellom den store medarbeidersamtalen? Det er der slagene står; i hverdagen og de mer uformelle samtalene hvor praten kan gå. Det er tross alt hverdager det er flest av. Men i en travel hverdag må det settes av tid, både for å sikre denne praten og for å oppnå ønsket formål.

Som leder bør du ligge foran, vite hva som rører seg, slik at du kan ha god personaloppfølging – og god personalomsorg. Da holder det ikke å gjøre opp status én gang i året. Det har ikke blitt noe mindre viktig de siste to årene, med endringene i arbeidslivet. Man bør vite hvordan det står til – med den enkelte og med organisasjonen.

Tilbakemeldingskultur

Å prate oftere med medarbeideren om temaer som er sentralt for engasjement, utvikling og drift er viktig. Ved å sette dette i system kan man få en god tilbakemeldingskultur. Man får oftere snakket sammen og tatt tak i ting som rører seg her og nå.

Det handler også om det som står på manges agenda nå for tiden; beholde og skaffe kompetent arbeidskraft. Slik Sherman også satte fokus på i Dagens Perspektiv forrige uke; mange arbeidsgivere kan spare tid og penger ved å passe på og utvikle egne ansatte og ikke bare jakte på ny kompetanse.

Ved å sette tilbakemelding på agendaen og sette det i system, vil det være mulig, og i tillegg kan det bidra til en tilbakemeldingskultur. Da kan man ikke innhente data en gang i året. Det handler om livet og hverdagen mellom «de store» medarbeidersamtalene.

Når du etter hvert har tatt en velfortjent ferie så start høsten med å gjøre opp status, ta en prat med dine medarbeidere; hvordan har de det, hvordan ser de på høsten. Og ikke vent til neste høst med å ta opp ballen. Rett fokus på det som er viktig å få vite noe om – for medarbeiderens og virksomhetens utvikling og arbeidsmiljø.

Jevnlig dialog viktig

Som HR-medarbeider kan du bidra til å sette dette i system i virksomheten din, ha verktøyet som ledere og medarbeidere kan bruke for å få satt hverdagspraten mer i system, medarbeiderens utvikling, arbeidsmiljø og kultur.

Innkall medarbeiderne oftere til dialog, med gitte temaer som man enkelt kan forberede seg på, som ikke er tidkrevende men gir grunnlag for en god samtale. For deg, som er leder for arbeidstakere som arbeider hybrid, blir dette desto viktigere. For du fanger ikke opp hverdagen på samme vis som før. Har du medarbeiderne på samme sted, så kan og bør du sette av tid til den uformelle praten ute i arbeidsmiljøet.

Fordi hverdagen er travel, må du sette av denne tiden, selv om det ikke skjer i et møterom. Hvilken arbeidstaker vil du slå av en prat med på kontoret eller ved kaffemaskinen i tiden du har avsatt i dag?