Få virtuelle møter til å starte i tide

Hensikten med å møtes virtuelt, via videokonferanse, Skype eller lignende, er å effektivisere møter. Du slipper å flytte på deg, men kan likevel møte folk fra hele verden.

Det kan imidlertid være en utfordring å få også disse møtene til å starte i tide, skal man tro Management-Issues-skribent W. Wayne Turmel. Problemet kan enten være at folk ikke dukker opp i tide, eller at det blir forsinkelser av tekniske årsaker.

• Sett møtetiden til et kvarter over hel time. Mange selskaper har rutine for at møter starter på hel time. Hvis 11-møtet deltageren ikke slutter presis, vil han ikke rekke 12-møtet. Ved å starte et kvarter senere, kl 1215, legger du inn en liten buffer.
• Be folk om å ha som rutine å logge seg inn ti minutter før det virtuelle møtet begynner hvis de har mulighet. Deretter kan de gjøre andre ting, som å svare på mail etc. fram til møtet begynner. Dette gjør at man slipper å vente fordi uventede programvareoppdateringer begynner å rulle akkurat når møtet skulle ha begynt.
• Start møtet når de kritiske beslutningstagerne, eller mange nok deltagere, er på plass. Du har sannsynligvis så mye på agendaen at du ikke har tid til å vente på alle. At møtet har begynt har dessuten en oppdragende effekt. Det oppleves som verre å komme for sent til et møte som er begynt enn til et møte som ikke er begynt.

Kilde: Management Issues