Lyden av en leder

Ann Elin Sandhaug Moen er ledelseskonsulent og CRM-ansvarlig i Lytte.

En av de viktigste verktøyene i ledelse er god kommunikasjon. Men betyr dette noe annet under pandemien? Det å lede på avstand vil imidlertid ikke opphøre når pandemien er over. En nylig studie ved BI viser at ca 40 % vil fortsette å jobbe hjemmefra.

“Ute av syne, ute av sinn”, heter et gammelt ordtak. Når teamet ikke ser deg i det daglige, kan du som leder komme lengre bak i bevisstheten. Donatella De Paoli, professor ved BI, hevder at vi møter de samme problemene i digital som i analog ledelse. De blir bare forsterket i digital ledelse. De Paoli mener at årsaken er fraværet av oppmerksomt nærvær. Man har tankene ett annet sted og misforståelser oppstår lettere i digitale møterom.

Hvorfor skal teamet gi deg positiv oppmerksomhet?

Omfanget av kommunikasjon fra ulike kanaler er stort. Som leder konkurrerer du hver dag om temaets oppmerksomhet. Men vinner du mer oppmerksomhet gjennom mer kommunikasjon?

Forskning viser at hele 38 % av kommunikasjonseffekten er knyttet til hvordan du bruker stemmen, mens kun 7 % er relatert til ordene. Stemmen påvirker derfor 5 ganger mer enn inntrykkene man får gjennom å lese en tekst. Dette vil variere fra en situasjon til en annen, men hvordan du bruker stemmen er uten tvil viktig. Når du starter et videomøte kan det være smart og vektlegge stemmebruken din og skape energi gjennom å være personlig. Det er gjennom følelsene du treffer teamet slik at de gir deg oppmerksomhet, ikke med det rasjonelle.

Snakker du med melodi i stemmen og gir viktige ord ekstra trøkk, er det lettere å lytte på deg. Du vinner også på å bruke humor og får andre til å senke skulderene. Beviset på at du er en god kommunikator er at du får teamets positive oppmerksomhet. De er åpne for å ta imot det du formidler og de er trygge nok til å gi deg ærlig og direkte respons.

Ikke sjelden hører jeg om ledere som har en undertone som oppfattes som “ovenfra og ned” eller virker rigid med et “sort eller hvitt” tankesett. En slik undertone og stemmebruk hemmer engasjementet.

Kommunikasjon er som relasjoner; de er “ferskvare”. I stedenfor å løse nye utfordringer fra gang til gang kan det være smart med en egen intern kommunikasjonsplan. En plan som beskriver kortfattet; Hva formidler du hvor, på hvilken måte for å oppnå ønsket effekt? Basert på hva du har lært er budskap som treffer eller ikke treffer den enkeltes behov.

Start med slutten først

Hva ønsker du skal være effekten av det du skriver og formidler gjennom tale eller i møter?

Hvilken konkret følelse vil du trigge? Hvordan oppnår du den følelsen?

Ønsker du for eksempel å styrke engasjementet på møter bør trygghet skapes. Det er mye lettere og ta ordet når man ikke behøver å være redd for å bli parkert med ovenfra og ned kommentarer. Når du innleder er det smart og gjøre stemmen din ekstra varm og god å lytte til. Da kan du være som “balsam” i ørene til deltakerne!

Kort er godt

Det er lett å snakke for mye eller skrive for langt. Oppmerksomhetsbuen går tydelig ned allerede etter 2 minutter. Med mye usikkerhet som nå under pandemien er dette ekstra viktig og være seg selv og ordbruken bevisst. Kom med poenget fort, gå rett på sak og vær konkret. Du kan gå raskere frem ved å stille spørsmål, både innledningsvis i et møte, i talemeldinger, men også i tekster.

Liker du lyden av deg selv?

For å bli god til noe må vi trene. Det kan føles litt flaut, men også sårbart, å høre egen stemme. Den er sannsynligvis også litt ulik den du mener og høre i ditt eget hode. Men med omfanget av digital ledelse fremover kan det være smart å bli en bedre “venn” med stemmen din. En enkel måte og trene på er å sende innledende setninger i et viktig møte eller i en talemelding til en kollega eller en venn først. En du føler deg på vil gi deg konstruktiv tilbakemelding på hvordan lyden av deg oppfattes etter at du har spurt; “Hva kommuniserer jeg gjennom stemmen min?”

Vinn oppmerksomhet ved å bry deg

Ledere jeg jobber for vil oppleves som støttende for medarbeiderne på hjemmekontoret. Men når åpningspørsmålet i den ukentlige en til en samtale er “hvordan har du det?”, er de usikre på om svaret er helt ærlig.

De fleste av oss har mer og gå på. Med positiv oppmuntring og en styrkesamtale klarer vi mer. Lederen bør bygge oppunder den enkeltes vilje og evne til å mestre hverdagen i en til en samtalene.

Slik effekt kan lettere oppnås ved å stille mer coachende åpningsspørsmål, som disse:

• Hva er du stolt av at du har mestret av utfordringer siden sist?

• Hva er noe du ser frem til å få til denne uken?

• Hvordan kan du bruke de gode ressursene dine for å få det til?

• Hva vil være viktigst for deg å bruke 10 min på sammen med meg?

I enhver kommunikasjonskanal, om det er via e-post, i møter eller i en talemelding, er det mulig å treffe en nerve som skaper positiv oppmerksomhet som vare, ihverfalll noen minutter. Limet mellom ledelsen og organisasjonen styrkes også, noe som sannsynligvis er bra for business!

Vil du holde deg oppdatert på ledelse og arbeidsliv? Prøv et abonnement på Dagens Perspektiv, eller vårt gratis nyhetsbrev.

Synspunkt

Skriv til oss!

Del innsikt og meninger,

skriv til

synspunkt@dagensperspektiv.no.

Les alle innlegg her.