Onboarding: Hvor vanskelig kan det være?

Frode Hübertz Haaland er førsteamanuensis Høgskolen i Østfold

SYNSPUNKT: Onboarding har fått mye oppmerksomhet etter HR Norges nedslående rapport (se Dagens Perspektiv nr. 3, 2022). Rapporten viser at i de tre årene HR Norge har gjennomført undersøkelser om onboarding har de sett lite endring med tanke på at rundt 32 prosent av svarer at onboardingen varer i tre måneder, og for 50 prosent i inntil 6 måneder etter tiltredelsen.

Det betyr at innsatsen som gjøres for god onboarding ved norske arbeidsplasser er ganske dårlig, når man vet at det tar rundt et år før en nyansatt «yter 100 prosent».

Her gir jeg en oversikt over hvilke nøkkelkrav vi bør stille for at onboardingen skal bli bedre enn i dag.

Skal knytte bånd

Formålet med onboarding er at nyansatte skal bli fornøyd med jobbvalget, bli del av sin nye arbeidsplass, og fungere og prestere raskere enn om de ble overlatt til seg selv og tilfeldighetene. På denne måten får også arbeidsgiver tilfredsstilt sine behov for godt presterende og fungerende nyansatte. Dette krever at begge parter tenker og føler at ansettelsen er til glede og nytte og ivaretar egne behov, at det er umaken verd å legge innsats i at det skal gå bra, og at man derfor også knytter seg emosjonelt til arbeidsplassen.

God onboarding bidrar til å knytte bånd mellom nyansatte og deres nye arbeidsplass.

Del av ansettelsesprosessen

Onboarding er en logisk nødvendig del av en helhetlig ansettelsesprosess. Rekrutteringen bringer relevante søkere inn i prosessen, utvelgelsen sørger for at arbeidsgiver og søkere treffer gode valg på et best mulig grunnlag, og onboardingen realiserer potensialet som er lagt i rekruttering og utvelgelse. Dette innebærer også at de forbehold og usikkerheter som ble avdekket i utvelgelsen håndteres gjennom onboarding, opplæringsplaner og oppfølging.

Således henger onboarding sammen med alt fra offboarding, rekruttering og employer branding, kriterier for- og praktisk gjennomføring av utvelgelse, Realistic Job Preview, til søkernes vurderinger og jobbvalg, m.m.

God onboarding henger sammen med, og viderefører, øvrige deler av en helhetlig ansettelsesprosess.

En prosess

slik at den nyansatte ikke lengre anses som annerledes, ny og fremmed. Prosessen foregår gjennom arbeid og samhandling mellom relevante aktører. De viktigste aktørene er nærmeste overordnede og kolleger, og gjerne også andre i og utenfor organisasjonen. HR er bare viktig som tilrettelegger, og burde være fagekspert på området.

God onboarding er en sosial prosess mellom aktører i rollesettet, og forserer integrasjonen mellom nyansatte og deres nye arbeidskolleger og arbeidsplasser.

Gjensidig

Nyansatte bringer inn nye erfaringer og perspektiver til sine nye arbeidsplasser, og ønsker å bruke dette til eget og organisasjonens beste. Dette kalles personalisering, og innebærer at det skjer forandringer på arbeidsplassen fordi det kommer inn en nykommer. Organisasjonen har på sin side et ønske om at nyansatte skal tilpasse seg eksisterende kultur og strategier. Dette kalles sosialisering. Når møtet mellom disse to prosessene ikke håndteres tilfredsstillende oppstår det frustrasjoner, konflikter, og tidlig turnover.

God onboarding er gjensidig, håndterer forholdet mellom nyansatte og etablert stab, og bidrar til en bevisst forhandlet balanse mellom sosialisering og personalisering.

Går over tid

Nyansattes lærings- og tilpasningsprosesser løper de facto fra de begynner å tenke på å forlate forrige jobb, er mest intens den første tiden, men fortsetter så lenge som to-tre år etter tiltredelse. Prosessen er fullført når forskjeller mellom nyansatte og deres kolleger tilskrives individuelle forskjeller, ikke at man er ny.

God onboardingen følger- og møter de konkrete utfordringene nyansatte har over tid.

Håndtere usikkerhet

Nyansatte ser fram til sitt nye arbeidsforhold med glede og forventning, det er jo tross alt derfor de har sagt opp jobben og valgt å gå videre til en ny arbeidsplass. Men samtidig skal de tre inn i noe nytt og ukjent, og må derfor «oversette» sin kompetanse til en ny rolle, lære og tilpasse seg sin nye situasjon for å fungere og prestere på et tilfredsstillende nivå. Usikkerhet og svak mestring er jobbskifters personlige kostnadsside.

God onboarding hjelper nyansatte å håndtere usikkerhet og deres personlige lærings- og tilpasningsprosesser.

Velkommen!

Nyansatte har behov for å føle seg velkommen og få bekreftet at man er underveis til å bli et velintegrert medlem av sin nye arbeidsplass. Denne følelsen er grunnlaget for at man knytter seg til arbeidsplassen og så emosjonelt. Non-verbal kommunikasjon er viktigere enn at man bruker ordet «velkommen». Praktisk klargjøring av arbeidsplassen er sentral, men de sosiale opplevelsene i møtet med ledere og kolleger i- og rundt arbeidet er nøkkelen til å skape en velkommen-følelse.

God onboarding gir nyansatte en følelse av å være velkommen på den nye arbeidsplassen.

Individualisert

Alle læringsbehov er individuelle, siden nyansatte varierer i erfarings- og utdanningsbakgrunn, der noen kommer fra lignende rolle på annen arbeidsplass, mens andre har skiftet karriere eller er nyutdannet. Behovene er annerledes for ledere enn for medarbeidere, og vil variere mellom ulike stillingskategorier. Standardiserte leveranser og prosesser som skal treffe alle, treffer i stedet ingen.

God onboarding er individualisert, slik at den dekker den enkelte nyansattes behov.

Bred læring

Nyansattes praktiske utfordring er å håndtere- og løse arbeidsoppgavene som ligger til rollen. Men dette foregår innen en organisatorisk og kulturell kontekst, som man også må lære, forstå og håndtere. Samtidig må man bli del av det sosiale system, ikke minst nå som stadig mer arbeid har blitt til samarbeid. De kulturelle og sosiale aspekt er det vanskeligste og viktigste aspekt ved onboardingen. Å bli del av en ny arbeidsplass utløser samtidig spørsmål om identitet, ønsker, krav, og personlig mestring, slik at onboarding også må hjelpe nyansatte med slike mer personlige læringsutfordringer.

God onboarding skal gi nødvendig læring på et bredt felt.

Læringsroller

Forskning viser at det viktigste enkelttiltaket er tilgang til faddere, coacher, veiledere og mentorer. Slike vil kunne hjelpe nyansatte med de utfordringene de strever med, når de trenger det. Ingen kurs eller program kan løse dette.

God onboarding gir nyansatte gode læringspartnere som kan støtte og styre deres tanker, følelser og handlinger.

Evalu-Læring

Selv de beste intensjoner kan lande med et mageplask, der det man hadde stor tro på kan vise seg å fungere ganske dårlig, og selv perifere hendelser og aktører kan vise seg viktigere enn man på forhånd trodde. Derfor er det viktig å evaluere prosessene for å lære av dem, noe som krever et kritisk, faglig profesjonelt blikk på onboardingen.

God onboarding innebærer kritisk selvrefleksjon, både for å forbedre onboarding av hver enkelt nyansatt, og for å forbedre måten man driver onboarding på.

Var nå dette noe nytt?

Disse nøkkelkravene til god onboarding er hverken revolusjonerende eller overraskende. Det ville snarere være underlig om ellers vettuge HR-folk hevdet at onboarding ikke skal knytte bånd, ikke henge sammen med rekruttering og utvelgelse, vare for kort tid, ikke håndtere nyansattes usikkerhet, ikke gi en følelse av å være velkommen, være standardisert og ikke individualisert, og være ensidig og snever.

Likevel er det nettopp slik onboardingen de facto foregår, vist i mengder av forskning, og senest i HR Norges onboarding-undersøkelse.

Når onboardingen er for dårlig skyldes det åpenbart manglende kompetanse på feltet, med en manglende forståelse for kompleksiteten i ansettelser. Men det skyldes ikke minst at man fortsatt tenker innen et naivt, prediktivt perspektiv på ansettelser.

Når ansettelser tenkes i et prediktivt perspektiv, undervurderes ikke bare onboardingens rolle og funksjon i å realisere formålet med en ansettelse. Man undervurderer også betydningen av hvordan man tiltrekker seg- og holder søkerne fast i prosessen, altså rekrutteringen. Skal ansettelser gjøres bedre, må vi bli bedre på både rekruttering, utvelgelse og onboarding. Samtidig må vi forstå at ansettelser er et samspill mellom jobbsøkere og arbeidsplasser, og at man må integrere nyansatte med sine nye arbeidsplasser. Det må knyttes bånd. Dette er den grunnleggende erkjennelsen vi må ta inn over oss.

Hvor vanskelig kan det være å forstå dette?