Fikk for mye utbetalt – kan arbeidsgiver trekke fra ved neste lønning?

Spørsmål: Regnskapsavdelingen hos oss har over nyåret oppdaget en feil som innebærer at noen ansatte hos oss har fått for mye lønn utbetalt over en lengre periode. 

Feilutbetalingene utgjør et større beløp. Vi ønsker derfor å korrigere feilutbetalingene så fort det lar seg gjøre. I de ansattes arbeidsavtaler står det at vi kan korrigere feil i lønn ved å foreta nødvendige trekk i fremtidige lønnsutbetalinger. 

Kan vi trekke alt på neste lønning?

Svar:

Et svært praktisk spørsmål. La oss bare først fastslå: Lønn er motytelse for å utføre arbeid for arbeidsgiver. Både arbeidsgiver og arbeidstaker skal sjekke om lønnen er riktig utbetalt til enhver tid. Samtidig vet vi at feilutbetalinger skjer fra tid til annen, og det er ikke alltid det oppdages umiddelbart.

Mange virksomheter har, slik som dere, generelle forhåndsavtale klausuler i arbeidsavtalene som angir at arbeidsgiver kan rette opp feilutbetalinger ved å gjøre nødvendige justeringer i påfølgende lønnsutbetalinger. Spørsmålet er om en slik generell forhåndsavtalt klausul som dere viser til, gir dere grunnlag for å trekke i lønn.

Lovverket om trekk i lønn er strengt. Hovedregelen er at arbeidsgiver ikke kan trekke den ansatte i lønn eller i feriepenger. Dette for å sikre at arbeidstakeren mottar lønnen sin mest mulig ubeskåret og at lønnen skal være forutsigbar. Arbeidsmiljøloven har imidlertid en bestemmelse i § 14-15 tredje ledd som uttømmende regulerer arbeidsgivers adgang til å trekke de ansatte i lønn. Arbeidsgiver kan etter denne bestemmelensen blant annet trekke den ansatte i lønn når det på forhånd er fastsatt ved skriftlig avtale.

Mange virksomheter har tidligere korrigert feilutbetalinger gjennom lønnstrekk, med grunnlag i forhåndsavtalte generelle klausuler. Denne praksisen ble prøvet av Høyesterett i 2021, som kom frem til at en slik generell forhåndsavtale i arbeidsavtalen ikke er nok for å kunne trekke den ansatte i fremtidige lønnsutbetalinger ved feilutbetalinger. Dersom arbeidsgiver i disse tilfellene skal kunne trekke den ansatte i lønn, må det inngås en konkret skriftlig avtale med den ansatte i forbindelse med feilutbetalingen som er gjort.

I deres tilfelle innebærer dette at den forhåndsavtalte klausulen i arbeidsavtalene deres ikke gir grunnlag for å trekke de ansatte i lønn. For å kunne inndrive den feilutbetalte lønnen ved lønnstrekk, må dere inngå konkrete avtaler med den enkelte ansatte nå i etterkant av feilutbetalingen.

Vår anbefaling i slike tilfeller er at arbeidsgiver går i dialog med den enkelte ansatte og forklarer situasjonen. Det bør også vurderes om en eventuell avtale skal innebære at korrigeringen skjer over lengre tid, altså ved flere mindre trekk. Dette for å ivareta hensynet til forutsigbarhet. Det følger videre av loven at eventuelle lønnstrekk uansett ikke kan være større enn at den ansatte fortsatt får «lønn å leve av» månedlig.

Dersom den ansatte ikke ønsker å inngå en slik avtale om lønnstrekk, må arbeidsgiver vurdere om tilbakebetalingskravet skal kreves inn på annen måte enn trekk i lønn. Kravet kan kreves inn som et vanlig pengekrav. Arbeidsgiver må først ta stilling til om det foreligger ett rettslig grunnlag for et tilbakebetalingskrav, og deretter om virksomheten skal gå veien om domstolene for å sikre tvangsgrunnlag.

Besvart av: Advokat Christine Frølich Jacobs / Advokatfullmektig Nicole Versland