Mange bedrifter hadde planer om å spare på reisebudsjettet, men nå er de nesten tilbake der de var

NBTA, Norwegian Business Travel Association, er nettverket for innkjøpere og leverandører innen forretningsreisebransjen.

I de senere år har mange bedrifter innsett hvilke potensialer for besparelser det ligger i effektiv reiseadministrasjon. Etterhvert er det derfor blitt vanlig i større bedrifter å ha en egen Travel Manager, som sørger for optimalisering av hele reiseprosessen. Dette innebærer å utarbeide reisepolicy og rutiner, og sørge for at disse blir fulgt, inngå leverandøravtaler som er tilpasset bedriftens reisevirksomhet, samt kommunisere med alle involverte parter i en reise. Daglig leder i NBTA er Camilla Lagesen.

Er forretningsreisemarkedet snart tilbake igjen?

– For første gang på mange år er det vanskelig å se noen trender i dette markedet. De fleste trodde det kom til å ta lang tid før forretningsreisemarkedet var tilbake til normalt nivå etter pandemien. Asia er ikke oppe og går ennå, så all trafikk er absolutt ikke kommet tilbake. Når jeg snakker med medlemmene våre, der de største reiser for opptil 500 millioner kroner i året, sier mange at de hadde tenkt å holde tilbake litt på reiseaktiviteten, men etter at markedene åpnet igjen, er de kommet tilbake nesten for fullt. Dette er naturligvis litt forskjellig fra virksomhet til virksomhet, fordi forholdene er ulike, men mange norske bedrifter gjør det veldig bra nå, og reiser mer enn forventet. Det er litt overraskende, så kort tid etter pandemirestriksjonene ble opphevet her hjemme.

For Europa ser det litt annerledes ut, også i Norden er det forskjeller. Sverige og Finland henger litt etter, mens Danmark og Norge er godt tilbake. Ikke helt tilbake, men nesten. Prisene på blant annet flyreiser og hotellovernattinger er øket ganske kraftig, så reisekostnadene nærmer seg nok 2019-nivå, selv om antall reiser er lavere, ikke minst på grunn av færre reiser til Asia. I dag er det også færre direkte langdistanseruter, til og fra Norge, enn før pandemien, det fører til lavere reiseaktivitet.

Har norske bedrifter og organisasjoner store reisebudsjetter?

– Det er ikke mange norske bedrifter som reiser for så mye som 500 millioner kroner, men det er noen. Da er alle utgifter forbundet med reiseaktiviteten med i dette tallet. Reisebudsjettene i de fleste av de store bedriftene i Norge ligger på rundt 150 millioner kroner bare i flybilletter. De fleste har et forhold til et forretningsreisebyrå, selv om de har en egen travel manager, det er få som gjør dette i egen regi. Grunnen til at man velger å forholde seg til et forretningsreisebyrå er reisesikkerhet. Du må ha full oversikt over hvor de ansatte er til enhver tid.

Det er vel i første rekke vanlige forretningsreiser som ikke er tilbake ennå, konferanser og events er for en stor del tilbake?

– Det kan man si, møter og konferanser er tilbake for fullt. Men spørsmålet er jo om dette fortsetter, eller får vi en stopp i 2023. Jeg var nylig på en konferanse som vår internasjonale samarbeidsorganisasjon, GBTA, avholdt i Brussel. Der kom det frem at i flere land tillater mange bedrifter at de ansatte sitter hjemme og jobber, kanskje to eller tre dager i uken. Det kan bety at man nedskalerer kontorarealene sine, noe som gjør at man sparer kostnader på kontorlokaler, men heller vil bruke mer penger på å samle medarbeiderne med jevne mellomrom, kanskje kvartalsvis. Mange tror derfor at kurs- og konferansemarkedet kommer til å øke enda mer fremover. Det vil da være viktig at man møtes og at man ikke møtes på kontoret, men ute på hoteller og konferansesentra. På møtet i Brussel var det flere kunder som sa at de ville bruke mer penger på slike aktiviteter for medarbeiderne fremover.

Flere ser ut til å kombinere forretningsreiser med en eller to dager ferie, før eller etter oppdraget, men jeg har ikke hørt konkrete tall om omfanget av dette.

Forretningsreiser og bærekraft er vel også noe man diskuterer for tiden?

– Når vi har møter internasjonalt er bærekraft et viktig tema. Vi skal fortsette å reise, men det går an å reise smartere og mer miljøvennlig. Istedenfor dagsturer kan man kanskje gjøre flere ting på én reise. Det er heller ikke alltid nødvendig at så mange reiser sammen, som man kanskje var vant til før. Mange bedrifter hadde planer om å spare ganske mye på reisebudsjettet etter pandemien, men nå er mange nesten tilbake der de var. Mange kommer nok til å stramme litt inn, både på grunn av økonomisk usikkerhet, men også bærekraft. Sverige og Danmark ligger langt foran oss når det gjelder bærekraftige reiser og hvordan reisevirksomheten skal kompenseres. Jeg fikk spørsmål tidligere i høst om hvordan vi kunne kompensere for CO2 i forbindelse med reiser. Da spurte jeg kolleger i Sverige og Danmark som sa at det drev de ikke men lenger, de kompenserte ved å redusere antall reiser.

De fleste bedrifter og organisasjoner har hotellavtaler, hvordan følges disse opp i praksis?

– Som innkjøper som er ansvarlig for disse avtalene, ønsker du at de som reiser skal benytte dem, hvis de ikke gjør det og booker andre hoteller, leverer man ikke det volumet som prisen forutsetter. Det er i bedriftens interesse at disse avtalene benyttes. Men det er alltid noen som, av forskjellige årsaker, liker andre hoteller enn de bedriften har avtale med. Målet er at alle hoteller skal bestilles via reisebyrå, men realiteten kan av og til være litt annerledes. Hos flyselskapene betales alle reiser med et felles firma-kredittkort, nå ser vi også at flere får et eget hotell-kredittkort, slik at de reisende slipper å legge ut for hotellopphold. Da blir det lettere å følge opp hotellavtalene.

Er det noen trender når det gjelder hva slags hoteller bedriftsmarkedet etterspør?

– Yngre mennesker har helt andre krav til overnatting på en forretningsreise enn de mer etablerte medarbeiderne. De yngre er vant til å bo på Airbnb med sentral beliggenhet og forstår ikke hvorfor de skal bo på et vanlig forretningshotell. Den nye generasjonen utfordrer derfor reiseprogrammet som bedriftene har. De fleste bedrifter tillater ikke bruk av Airbnb og lignende typer overnatting, på grunn av den reisendes sikkerhet. Nå er det spennende med de nye konsepthotellene, som tilbyr sosiale møteplasser og jobbmuligheter i lobbyen, mer tilpasset den yngre generasjonen jobbreisende.

Ellers er det en diskusjon for tiden rundt faste priser kontra dynamisk prising på hoteller. De fleste hotelloperatørene tilbyr en prosentrabatt på gjeldene dagspris. Før var det faste priser i hotellavtalene, men Nordic Choice kom først med en rekke priskategorier som kundene fikk rabatt på. Nå virker det som kundene mer og mer ønsker seg tilbake til faste priser. Faste priser gir mer forutsigbarhet for kundene, men det liker ikke hotellene noe særlig.

NBTA

Norwegian Business Travel Association (NBTA) er en organisasjon for innkjøpere av reisetjenester, startet i 1981. NBTA skal dele såkalt «best practise» når det gjelder innkjøp av tjenester fra bl.a. hoteller, flyselskap, leiebilselskaper og forretningsreisebyråer. Halvparten av medlemmene er innkjøpere i bedrifter, det offentlige og organisasjoner, den andre halvparten er leverandører. Det finnes lignende nettverk i de fleste land, som samarbeider i GBTA (Global Business Travel Association).