Må tenke fleksibilitet i kontorlokaler

Statsbygg bygger og leier ut lokaler til hundrevis av statlige virksomheter i Norge. I kjølevannet av koronapandemien ønsker de å vektlegge stor fleksibilitet i lokalene i fremtiden, slik at man kan foreta endringer uten at det rokker ved hele systemet og organiseringen av arbeidsplassen.

Mindre og mer effektive arealer vil prege planleggingen av byggprosjekter fremover, tror Statsbygg, spesielt dersom hjemmekontor blir en mer permanent løsning for flere arbeidstakere.

• LES OGSÅ:Usikker vinning med åpne kontorlandskaper

– Hvilke løsninger trenger en arbeidsgiver for at ansatte skal gjøre jobben best mulig? Kanskje kontorene blir mer et samlingssted for møter eller prosjektarbeid? Det er altfor tidlig å si at slik kommer det til å bli, men hvordan vi har håndtert kontorsituasjonen under pandemien er en tankevekker, sier kommunikasjonsdirektør i Statsbygg Hege Njaa Aschim.

Hun tipper det blir mer hjemmekontor for de som har muligheten til det også etter pandemien er over. Samtidig understreker hun viktigheten av å møtes fysisk en gang i blant.

– Man kan gjøre mye digitalt, men det fysiske treffet, er vel så viktig, sier hun.

Utnytte kvadratmeterne

I 2016 bestemte regjeringen at kontorer i fremtidige statlige byggeprosjekter ikke skal overstige 23 kvadratmeter bruttoareal per ansatt. Det vil si sitteplassen til den ansatte og fellesfunksjoner som kantine og garderober.

Det er ingen som har endret på disse premissene under koronaepidemien.

– 23 kvadratmeter er egentlig ganske mye og gir mange muligheter. For å utnytte dette på en god måte, spesielt med informasjon fra koronatiden, må man tenke klokt når det gjelder utforming, påpeker Aschim.

Statsbygg bygger ulike formålsbygg som for eksempel høyskoler, universitetsbygg, regjeringsbygg, tinghus, barnevernsinstitusjoner og mye mer for statlige virksomheter. Slike bygg har også kontorlokaler.

Aschim forteller at dersom det er vanskelig for leietakerne å følge helsemyndighetens smittevernråd på kontoret, må virksomhetens medarbeidere ha hjemmekontor.

– Det er ikke noe Statsbygg kan bestemme, men vi oppfordrer selvsagt leietakerne til å følge reglene. Dersom ikke det er mulig å følge smittevernreglene, må man lage en hjemmekontorløsning eller en roteringsløsning hvor noen ansatte kommer og går.

Myndighetenes smittevernregler sier også at dersom kollektivtransport i rushtiden er nødvendig for å komme seg på jobb bør man strengt tatt holde seg hjemme, dersom det er mulig.

– Ellers må man finne en annen måte å reise på utenom rushtid.

Cellekontor vs. kontorfellesskap

Statsbygg sier at det ikke er noen garanti for at man er tryggere for smitte i cellekontor enn om man sitter i ett åpent kontorfellskap.

– Måten du reiser på, butikkene du går i, garderober, heiser, toaletter og folkene du er sammen med, uavhengig om du sitter på cellekontor eller i et åpent landskap, er det som er avgjørende. Men det er selvsagt viktig ta det holdes forskriftsmessig avstand i de åpne kontorlandskapene.

Aschim understreker at det er treffpunktene på en arbeidsplass som er viktige, ikke nødvendigvis hvor man sitter. Møterom, kantine, toaletter, trappeoppløp, heis og garderobe er vi alle innom.

– Selv om du sitter på et cellekontor, er det på ingen måte en garanti for at du slipper unna de andre fellesområdene. Man må innom dem for å komme til jobb. Det å sitte på et cellekontor og tro at det er en garanti mot smitte, er å tenke litt feil, sier hun.

Sitter man i et åpent kontorlandskap, framhever Aschim at det er kjempeviktig at man opprettholder enmetersregelen eller mer mellom sitteplassene.

– Er kontorplassene plassert nærmere enn én meter, må lederen sørge for at man har et roteringssystem på plass eller at folk er hjemme.

Ommøblere kontoret

I en pandemisituasjon må man gjennomføre ekstraordinære tiltak uansett hvilke kontorlokaler man har. Statsbygg mener at det viktigste er at det er fleksibilitet i kontorlokalene slik at man kan endre på ting.

– Det er opplagt at synet på hjemmekontor har endret seg. Bruken av digitale hjelpemidler har også endret seg. De som syns det var litt tungvint før, er nå på Teams hele tiden. Verden har forandret seg på et blunk. Det beviser at vi er ganske tilpasningsdyktige.

I stedet for å gjøre langvarige endringer, anbefaler Aschim arbeidsgivere å ommøblere, flytte på ting og sette opp lettvegger slik at endringene ikke blir permanente.

– Jeg tror det viktigste virksomheter kan gjøre er å tenke fleksibilitet i kontorene.

Statsbygg har sendt ut melding til alle sine leietakere om at de kan gjøre avtaler med sine interiørarkitekter som har kompetanse på utforming dersom de føler at det er vanskelig å få folk tilbake på kontoret. Så langt er det få som har spurt om hjelp.

– Det er ganske interessant. Jeg tror virksomheter finner løsninger innenfor organiseringen de har i dag, sier hun.