– Det er ikke slutten på mellomlederen helt ennå

Enda en global forskningsrapport viser at arbeidstakere ikke lenger vil være bundet til kontorlokalene – også etter at pandemien er over.

Denne gangen er rapporten utført av markedsanalytikere i Vanson Bourne for IT-selskapet VMWare som blant annet driver med skytjenester.

– Arbeidstakere ønsker å være mindre knyttet til det fysiske kontorlokalet. De vil slippe å pendle inn til kontoret hver dag, sier toppsjef i det internasjonale selskapet, Kristine Dahl Steidel.

Rapporten konkluderer med at fjernarbeid er kommet for å bli.

En spredt arbeidsstyrke handler ikke kun om hjemmekontor, men at det ikke spiller noen rolle hvor arbeidstakerne utfører arbeidet. Det kan være fra kontoret, hjemme, på reise eller en kombinasjon av alle tre.

– Organisasjoner må tilpasse seg for å bli «hvor-som-helst»-virksomheter. Bedrifter kan ikke lenger være avhengig av et fysisk kontorlokale. Nå er det fundamentale tidspunktet for å gjennomgå hvordan arbeidslivet er organisert. Hvordan vi beholder talenter, hvordan vi tiltrekker oss dem, hvordan vi måler ansatte og hvor vi jobber fra. Vi må omfavne mulighetene, sier hun.

Utdatert arbeidsmetode

Forskningsrapporten viser at holdninger til fjernarbeid har endret seg drastisk siden nedstengningen i mars. 41 prosent flere ansatte ser på fjernarbeid som en forutsetning i stedet for et frynsegode.

– Ansatte ser på fjernarbeid som en del av forretningsmodellen, ikke bare et ekstra gode, sier Steidel.

Det er den såkalte generasjon X, de som er født på 1960-tallet og frem til tidlig 1980-tallet som har endret holdning til fjernarbeid mest i løpet av pandemien.

– Holdningen om at «en måte passer alle» er en utdatert arbeidsmetode. Bedrifter må tilpasse seg, og de må tilpasse seg raskt, sier Steidel.

Ifølge rapporten har fjernarbeid klare fordeler: ansatte rapporterer at de er mindre stresset, kvaliteten i nære relasjoner har økt, selvtilliten har økt og flere tør å ta ordet i digitale møter.

– Ansatte rapporterer at de er lykkeligere, mer produktive og samarbeider mer med kollegaer på en regelmessig basis.

Kan spare store summer

Professor Carl Benedikt Frey fra Oxford University er det nærmeste man kommer en akademisk superstjerne innen arbeidsliv. Sammen med kollegaen Michael Osborne var han tidlig ute med å sette tall på tapet av arbeidsplasser som følge av automatisering.

Frey forklarer at dersom arbeidsgivere ikke kan tilby ansatte gode løsninger for fjernarbeid, vil ikke arbeidsgivere kunne tiltrekke seg talenter.

Hvis folk derimot kan jobbe fra hvor som helst, ligger det store besparelser i det for både arbeidsgivere og arbeidstakere, mener han.

Arbeidstakere trenger ikke lenger å kjøpe dyre boliger i bykjernene og virksomheten trenger ikke lenger leie dyre kontorlokaler i sentrum hvis ingen bor der.

– Hvis arbeid kan gjøres utenfor byene, kan det også gjøres i utlandet. arbeidsgivere kan flytte noe av arbeidet til land hvor kostnadene er lavere, sier han.

Som en bonus kan det også bidra til å løfte den økonomiske situasjonen i lavkostlandet, legger han til.

Før man kan sette igang med denne nye måten å jobbe på, mener professoren det er viktig at ledelsen avklarer hvilke oppgaver som kan løses utenfor kontoret og hvilke oppgaver som bør løses innenfor kontorets vegger.

Lettere å rekruttere talenter

Det at talenter ikke trenger å fysisk forflytte seg til et kontor i en storby har gjort at selskaper i større grad klarer å rekruttere mangfoldig, viser rapporten.

Eksempler varierer fra småbarnsforeldre som har flyttet ut av bykjernen, folk med nedsatt funksjonsevne som slipper å forlate hjemmet, etniske minoriteter og talenter bosatt i distriktene.

– Man kan få tak i talenter fra alle hjørner i verden med denne nye forretningsstrategien. Talenter kan jobbe hvor de vil, når de vil.

Steidel forklarer at manglende IT-kunnskaper ikke lenger blir sett på som en barriere for å jobbe utenfor kontorlokalene.

I stedet har det blitt et effektivt virkemiddel som store deler av arbeidsstyrken i dag tar i bruk for å kommunisere med kollegaer, arbeidsgivere, partnere og kunder.

– Selv om teknologien er på plass, må noe fremdeles endre seg i ledergruppene, lederstilen og arbeidskulturen for at organisasjoner skal kunne omfavne den nye arbeidshverdagen på en suksessfull måte, sier Dahl Steidel.

Må hindre forskjellsbehandling

Arbeidsgivere har bekymret seg for at lojalitet til organisasjonen og produktivitetsnivået til ansatte har sunket med hjemmekontor.

Rapporten, som har sett på arbeidstakere i mange land, viser derimot at lojaliteten har økt med 30 prosent og at produktiviteten til ansatte har økt 33 prosent etter folk ble sendt hjem.

Fjernarbeid kan også gjøre at folk føler seg presset til å jobbe utenfor arbeidstiden.

Selvstendig næringsdrivende opplever økt livskvalitet fordi de får styre arbeidsdagen selv, men opplever også angst fordi de sitter med store deler av ansvaret selv. Hjemmekontor kommer med mer frihet, men også mer ansvar.

Frey mener ledere må bli flinkere til å avklare hva de forventer av ansatte som jobber utenfor kontoret.

Se for deg et scenario hvor man har en mellomleder som liker å jobbe fra kontoret. En av de ansatte i teamet hans har råd til å bo i bykjernen og befinner seg derfor nærmere kontoret, en annen ansatt bor derimot lengre unna.

Den ansatte som bor nær kontoret har fordelen av å kunne komme innom kontoret oftere, og vil på denne måten få et tettere forhold til sjefen en vedkommende som bor lenger unna og ikke kommer innom kontoret så ofte.

Dette kan få konsekvenser for hvem av de to ansatte som blir forfremmet.

– For å unngå dette scenarioet må kriterier for hvordan vi måler ansattes prestasjoner endres, sier Frey.

Han er klar på at lederne må sende tydelige signaler til ansatte på hva de blir målt på. Man kan ikke lenger ha et system hvor ansatte får en stjerne i boken av å komme innom kontoret.

– Forskjellsbehandling basert på hvor man jobber, kan føre til negative følelser hos ansatte som igjen blir vanskelige å oppdage da de ikke jobber fra kontoret, sier Frey.

Kan ikke drive oppsyn

For at den nye arbeidshverdagen skal fungere, må måten arbeidsgivere måler produktivitet må endre seg. Det mener også Dal Steidel i VMware.

– Fram til nå har arbeidsgivere målt produktivitet basert på hvor mye tid de ansatte bruker ved kontorpulten, i stedet for å se verdien av det faktiske arbeidet. Disse forventingene fører til at ansatte føler et press på å jobbe utenfor arbeidstiden, sier hun. – Lederes holdninger til å alltid drive oppsyn med arbeidstakere må endre seg. Tillit er nøkkelen til et produktivt arbeidsforhold mellom leder og arbeidstaker. Dette tankesettet må starte i styrerommene og spre seg videre til hele organisasjonen.

Frey sier at det er viktig å huske at selv om man klarer å være produktiv og effektiv fra hjemmekontoret, betyr ikke det nødvendigvis at man er innovativ.

– Kreativitet og innovasjon skjer i møte med andre mennesker. De tilfeldige samtalene skjer ikke i det virtuelle rom. Selv om man er effektiv, betyr ikke det at man er like kreativ på hjemmekontoret som på arbeidsplassen, sier han.

En undersøkelse fra HR Norge viser at nordmenn i snitt jobbet 42 minutter mer i uken etter at de ble sendt på hjemmekontor.

Hvordan kan man hindre at ansatte blir utbrente og føler press på å jobbe i fritida?

– Ledere må være gode rollemodeller når det gjelder å finne balansen mellom jobb og fritid. Ledere må demonstrere dette, selv om de jobber fra hjemmekontoret. Du som leder kan ikke forvente at ansatte skal svare på e-poster til alle døgnets tider. Her må ledere gå fram som gode eksempeler selv. Det må være en del av kulturen, sier Steidel.

Hun understreker at selv om hverdagen har blitt mer digital, må vi ikke undervurdere viktigheten av å omgås fysisk.

– Jeg har vært en fjernarbeider i flere år og har lenge omfavnet hybrid-modellen hvor man delvis jobber hjemme, på reise og fra kontoret. Likevel har jeg aldri følt at det har vært så mye avstand mellom meg og teamet mitt som nå. Vi må finne virtuelle måter å holde kontakten på og sørge for at teamene våre gjør det samme, sier hun.

Kreative krefter

En konsekvens av pandemien har vært at ansatte i større grad har måtte ta ansvar for egen arbeidshverdag.

Vil dette da gjøre mellomledere overflødige?

– Vi har sett kutt i mellomlederstillinger over en lengre tidsperiode nå. Det handler om endringer knyttet til produksjon. I en automatisert arbeidshverdag tar teknologien seg av det meste, mens den kreative biten skjer på toppen. Måten mellomledere kan holde seg relevante på er å holde seg i den «kreative»-gjengen. Det er kreative mennesker som har fordelene i en teknologistyrt arbeidshverdag, sier Frey.

Skaper man noe kreativt, er det teknologien som kan videreformidle det til resten av verden i løpet av sekunder. Når det er sagt, understreker Frey at vi fremdeles trenger å samarbeide og noen må evaluere team, sette mål og motivere ansatte.

– Det er ikke slutten for mellomledere enda, sier han.

En sosial møteplass

Teknologi har vært det verktøyet som har holdt det meste gående under pandemien. Det har også gjort det mulig for mennesker i isolasjon å holde på den menneskelige interaksjonen.

– Vi må støtte opp under alle de menneskelige behovene ved hjelp av teknologi. Både når det gjelder å få gjennomført jobben fra hvor som helst i verden, men også får å få dekke det sosiale behovet med kollegaer, sier hun.

Teknologien matcher oss allerede med filmer, musikk, nyheter og potensielle kjærester. Professor Frey tror kunstig intelligens vil kunne matche folk i sosiale lag og finne ut hvem som er interessante å slå av en prat med, hvem som kan være aktuelle for ditt fagfelt eller dine interesser.

– I dag eksisterer det ikke gode nok alternative digitale møteplasser mellom mennesker enn det fysiske rom. Jeg tror heller ikke det vil komme noen gode løsninger på dette i nærmeste fremtid, sier han.

Problematisk for mellomledere

Direktør i det franske teleselskapet Group Orange, Véronique Karcenty, forteller at 70 prosent av hennes ansatte har utrykt et ønske om mer fjernarbeid etter pandemien.

Før mars jobbet 20 prosent av de ansatte i selskapet hjemmefra.

Group Orange er mer åpne for ideene om at ansatte kan jobbe hjemmefra tre dager i uken etter pandemien, i stedet for hele tiden.

– Det er fremdeles flere som sliter med dataferdighetene på hjemmekontor. I tillegg er fjernarbeid ekstra problematisk for mellomledere. De må finne nye måter å måle produktivitet og holde engasjementet oppe i teamene sine, sier hun.

Et annet område som Karcenty opplever utfordrende, er opplæring av nyansatte.

– Hvordan skal vi klare å skape samhold og lojalitet til resten av teamet når den nyansatte ikke fysisk får møte kollegaene sine? Spør hun.

Lederne i selskapet hun styrer har uttrykt bekymring over at de nå må endre lederstilen sin fullstendig som følge av endringer i arbeidslivet.

– For dem handler det om tillit. Når man ikke ser teamet sitt hver dag må man stole på at de gjør det de skal. Det er en ny måte å jobbe på for mange ledere. Vi prøver å være så fleksible som vi kan, men vi ønsker ikke å gi fullstendig slipp på fysiske møter. Det vil ta tid før vi finner en god løsning som passer for alle, sier hun.

Sterke fagforeningskrefter

En spredt arbeidsstyrke betyr at mye av arbeidet kan overføre til utlandet og at arbeidstakere får en mer fleksibel arbeidshverdag – de jobber når de vil, så lenge de leverer. I Group Orange er dette en diskusjon som foregår mellom ledelsen og fagforeningene.

– Det betyr ikke noe for oss når den ansatte jobber, så lenge hun leverer innen tidsfristen. Men hvordan kan vi kontrollere at de jobbet de timene de får betalt for? Og hvordan kan vi sikre at ansatte får den hviletiden som er lovbestemt?

Karcenty understreker at Frankrike, som Norge, har strenge arbeidsmiljølover å forholde seg til, noe ikke alle andre land har. Endringer i tariffavtaler må derfor diskuteres med de aktuelle fagforeningene.

Toppsjefen ser heller ikke for seg å spre store deler arbeidsstyrken til utlandet, da dette også vil skape trøbbel med fagforeningene.

– Det er viktig å huske på at arbeidsgivere har ansvaret for sine ansatte uansett hvor de jobber fra, sier hun.

Lokale kontorfellesskaper

Ledelsen i Group Orange leker med ideen om å opprette lokale kontorfellesskaper i forstadene rundt hovedkvarteret i Paris slik at ansatte slipper å pendle fire timer inn og ut fra storbyen. I tillegg vil en slik kontorløsning belaste miljøet mindre.

– Vi har ansatte som sliter med å jobbe hjemmefra fordi de bor på så få kvadratmeter. Derfor har vi klekket ut en plan om å skape kontorfellesskap ikke langt fra hvor de ansatte bor. På denne måten samles våre ansatte, selv om de ikke sitter i sine egne team.

Hun mener det er viktig å tilrettelegge for de ansatte som ikke kan jobbe hjemmefra, men som ikke ønsker å pendle flere timer om dagen.

– Vi må være fleksible og få på plass nye arbeidsvaner, nye måter å samarbeide og nye møteplasser. Slike kontorfellskaper kan være nøkkelen for å få skape en profesjonell arbeidsplass uten å reise for mye. Vi tror at folk blir mer produktive når de har det bra og liker arbeidsplassen sin. Da er det vår oppgave å legge forholdene til rette, sier Karcenty.

Professor Frey er enig i at arbeidsgivere nå må tenke over hva kontoret skal være for de ansatte og hvordan det skal utformes.

– Alle kan være enige i at skyskrapere ikke er gode kontorlokaler. Vi kan komme til å se et et skifte fra bykjerner til bygder. Vi vil ikke lenger se 40 mennesker trøkt sammen i en heis hver morgen etter pandemien, sier Frey.