Slik følger du opp sykefravær i praksis

Har en ansatt blitt sykmeldt og du er usikker på hva du skal gjøre? Under Sykefraværsdagen snakket Simployers juridiske rådgivere Jørgen Brorstrøm og Karoline Amundsen om hva som kreves av både arbeidsgiver og arbeidstaker når sykdom rammer ansatte.

– Ved å ikke følge opp sykmeldte ansatte bryter man i praksis norsk lov, sier Amundsen.

Hun understreker at det viktigste en arbeidsgiver kan gjøre er å ha gode rutiner for å snakke om sykefravær, jobbe med rutiner og være på ballen fra første dag sykmeldingen kommer.

Verste konsekvens av å ikke følge opp sykefravær er at man bryter loven, sykefraværet varer lengre eller at en potensiell oppsigelse blir regnet som ugyldig.

Ikke send tekstmelding

Fra første fraværsdag er det naturlig å motta en fraværsmelding fra den ansatte som er syk. De fleste arbeidsplasser operer med egenmelding, hvor den ansatte kan gi beskjed om at vedkommende er syk tre dager i strekk uten at man trenger legeerklæringen.

Selv om loven er ganske fleksibel for hvordan man melder fra om sykefravær, understreker Brorstrøm at en tekstmelding er en dårlig måte å skulle avklare funksjonsevnen til den sykmeldte.

– Er det skapt en forventning på arbeidsplassen om at man skal ha en avklaring av funksjonsevne, er det helt naturlig at arbeidstaker ringer, selv om Folketrygdlovens bestemmelser med retten til sykepenger ikke sier noe om det, sier han.

Å avklare funksjonsevne kan for eksempel handle om finne ut om den ansatte kan jobbe hjemmefra denne dagen, om han eller hun kan komme til lunsj og jobbe noen timer eller om man på noen måte kan redusere arbeidsmengden til vedkommende.

– Mange har ikke mulighet til å jobbe hjemmefra. Andre har fått arbeidsuførhet som følge av sykdom. I slike tilfeller må arbeidsbelastningen reduseres, tas helt bort eller man kan møtes halvveis, sier Brorstrøm.

Terskelen for å ringe inn sykefravær kan være høyere enn å sende en melding. Arbeidsgiver kan for eksempel spørre om du heller har lyst til å prøve å komme på jobb til lunsj eller at du kan være med teamet ditt uten å gjøre fysisk arbeid.

– Hvis man har gjentatte dager med sykefravær, kan arbeidsgiver gjenta prosessen med å snakke om funksjonsevne. Har man omgangssyke eller ligger rett ut, er det til det beste at arbeidstaker tar seg noen dager fri. Her bruker man sunn fornuft, sier han.

1 time jobb om dagen

– Kan man pålegge ansatte til å jobbe selv om de er 100 prosent sykemeldte?

– Man kan pålegge arbeidstaker å komme å jobbe en time om dagen selv om vedkommende er 100 prosent sykmeldt, så lenge det ikke forverrer sykdommen til vedkommende, sier Amundsen.

Hvis tidlig tilrettelegging er noe man er allerede er bevisst på i virksomheten, kommer det sjeldent som en overraskelse hvis arbeidsgiver stiller slike krav. Amundsen mener denne loven burde kommuniseres til ansatte før noen blir sykmeldte.

– Hvis ikke dette blir kommunisert, kan den ansatte føle at de blir unødvendig kontrollert. Gjør det heller til noe naturlig.

Arbeidsmiljøloven sier at hvis en arbeidstaker har fått redusert arbeidsevne som følge av ulykke, sykdom, eller slitasje skal arbeidsgiver, så langt det er mulig, iverksette nødvendige tiltak for at arbeidstaker skal kunne beholde eller få et passende arbeid.

Arbeidstaker skal fortrinnsvis gis anledning til å fortsette i sitt vanlige arbeid, eventuelt etter særskilt tilrettelegging av arbeidet eller arbeidstiden, endringer i arbeidsutstyr, gjennomgått arbeidsrettede tiltak.

Dersom er aktuelt å overføre en arbeidstaker til annet arbeid, skal arbeidstaker og arbeidstakers tillitsvalgte tas med på råd før saken avgjøres. Det handler om at man skal ha med seg støtteapparatet i den prosessen.

– Å jobbe en time om dagen kan være en fin måte å starte på. Tilrettelegging gjennom arbeidstid er veldig vanlig. For å få til tilrettelagt arbeid, må man få med seg arbeidstakeren. Det hjelper ikke at arbeidsgiver har en plan om tilrettelegging dersom den sykemeldte arbeidstakeren bare har planer om å bli hjemme. Noen ganger kan man ha behov for det, men begge parter må likevel prøve å være med i tilretteleggingen, sier hun.

Sykmelding fra lege

Mellom første fraværsdag og fire uker med sykdom, må arbeidstaker skaffe seg sykmelding fra lege. Dette skjer gjerne på dag fire, men noen IA-bedrifter har regel om at sykmelding kommer på dag ni.

Det første arbeidsgivere må gjøre når en ansatt blir sykemeldt, er å starte arbeidet med en oppfølgingsplan. Det kan man godt begynne med fra første sykefraværsdag.

– Det kan være greit å ha et dokument slik at man vet hva man planlegger og avklarer, sier Brorstrøm.

Han gjentar viktigheten av å hele tiden avklare funksjonsevne og vurdere tilrettelegging eller reduksjon av arbeidsbelastning så lenge arbeidstaker er sykmeldt.

Etter fire uker kommer siste frist for å utarbeide en oppfølgingsplan for den sykmeldte. Det er viktig at oppfølgingsplanen sendes til lege. Legen kan igjen komme med innspill og informasjon om hvordan ledelsen kan tilrettelegge på arbeidsplassen for at den ansatte skal komme tilbake i arbeid.

– Å ringe lege uten arbeidstakers samtykke er litt på kanten og kan oppfattes som et tillitsbrudd. Målet er å finne gode løsninger sammen. Hvis man ønsker informasjon eller å ta kontakt med lege, må du snakke med arbeidstaker. En diagnose vil aldri arbeidsgiver ha krav på, så her handler det om hjelp tilrettelegging, sier Brorstrøm.

Dialogmøte

Dersom arbeidstaker har vært sykemeldt i fire uker, er det krav om dialogmøte. Merk deg at det ikke er et krav om et slikt møte dersom arbeidstaker er gradert sykemeldt, med mindre arbeidstaker, arbeidsgiver eller lege finner det hensiktsmessig.

– Men selv om det ikke er et krav, kan det likevel være en god ide å ta en prat.

Under dialogmøtet skal partene drøfte muligheter for aktivitet med utgangspunkt i oppfølgingsplanen. Man skal også diskutere videre oppfølging for å sikre at arbeidstaker kommer seg tilbake i arbeid. Arbeidsgiver og arbeidstaker skal også oppdatere oppfølgingsplanen etter avholdt dialogmøte.

Lege kan kalles inn til første dialogmøte når både arbeidstaker og arbeidsgiver ønsker det eller når arbeidstaker alene ønsker det. Likeledes kan Nav, bedriftshelsetjenesten eller andre relevante aktører innkalles dersom arbeidstaker eller arbeidsgiver ønsker det.

– Noen ganger kan en tredjepart være med på å bidra til at man finner en løsning. Men jeg tror uansett at løsningen ligger i dialogen mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, sier Brorstrøm.

Krav til aktivitet

Siste frist for å avholde første dialogmøte er etter syv uker. I denne perioden er det også lurt å begynne å forberede aktivitetskrav.

– Loven sier at etter 8 uker skal arbeidstaker være i aktivitet. Med mindre det er tungtveiende medisinske årsaker eller hvis arbeidsgiver ikke kan tilrettelegge.

Mellom uke 8 og 26 skal arbeidsgiver og ansatt igjen ha en dialog om funksjonsevne og muligheter for tilrettelegging på arbeidsplassen. Oppfølgingsplanen til den sykmeldte skal sendes til Nav en uke før andre dialogmøte blir avholdt.

Det er Nav som innkaller til dialogmøte 2 innen uke 26. Her skal både arbeidsgiver, Nav og den sykmeldte delta. Lege kan også delta dersom Nav finner det hensiktsmessig.

I dette møte skal man diskutere hva man har gjort fram til dette tidspunktet og det blir foretatt en evaluering av oppfølgingsplanen.

Veien videre planlegges med enten tilbakeføring til arbeid eller andre tiltak. Andre tiltak kan være planlagt medisinsk behandling, tiltak gjennom Nav eller friskmelding til arbeidsformidling.

Stopper opp

Hvis den ansatte er syk mellom 26 uker og 12 måneder, må det vurderes enda et dialogmøte. Dette kaller Nav inn til dersom en av partene finner det hensiktsmessig. Her skal man avklare veien videre, nye tiltak, støtte fra Nav og lønnstilskudd. Etter 12 måneder som sykmeldt stopper også lønn opp.

– Når det har gått 12 måneder opplever vi at oppfølgingsarbeidet stopper litt opp. Enten inngås det en avtale om permisjon eller avtale om arbeidsavklaringspenger. Arbeidsgiver sier gjerne at nå har Nav overtatt oppfølgingsarbeidet. Det er det ingen hjemmel for, understreker Brorstrøm.

Han fraråder arbeidsgiver sterkt om å gi opp oppfølgingsarbeider dersom man ønsker å ha kontroll på situasjonen.

– Jeg mener ikke at hvert sykefravær skal ende opp med at arbeidsgiver får en åpning til å si opp arbeidstaker, men noen ganger ønsker man å ha den åpningen fordi oppfølgingen ikke fører noen vei.

Såfremt arbeidsforholdet fortsetter, pliktes arbeidsgiver til å følge opp den ansatte etter 12 måneder. På motsatt side plikter arbeidstaker til å medvirke til å komme seg tilbake i arbeid.

– Dersom vedkommende fortsatt ikke er 100 prosent arbeidsfør må vedkommende dokumentere dette for å bli fritatt arbeidsplikt på grunn av sykdom.

Må vite hva som forventes

For å unngå at noen aldri kommer tilbake i arbeid etter sykmelding, er det lurt å ha gode rutiner for sykefravær før noen på arbeidsplassen faktisk blir syke.

Det er viktig at arbeidstakere vet hva som skjer når man blir syk i virksomheten; forutsigbart og hva som er forventet av dem er helt avgjørende for å lykkes med tilrettelegging

Dersom det er manglende oppfølging i enkeltsaker kan arbeidstakere som faktisk blir fulgt opp, bli vanskelig å ha med å gjøre fordi arbeidstaker da kan oppleve at det «bare er meg arbeidsgiver maser på».

Dersom sykefravær ligger i rutinen til virksomheten, vil arbeidstaker i større grad vite at det blir tett oppfølging, utprøving av tilrettelegging og prosessen vil gå smidigere og fortere.

– Tidlig oppfølging av sykmeldte vil gi arbeidsgiver pekepinn på om arbeidstaker er interessert i å medvirke. Hvis ikke arbeidstaker er interessert i det, reduseres også

tilretteleggingsplikten, noe som kan gjøre prosessen kortere.

Noen arbeidsgivere påstår at de ikke kan følge opp den ansatte fordi vedkommende ikke vil si hva sykefraværet handler om.

– Du kan spørre arbeidstaker om absolutt alt, men ikke diagnosen. Det er helt uinteressant hvilken diagnose noen har. Det man lurer på er funksjonsevne, jobbkravene og hvordan man skal tilrettelegge. Det er lett å bli opphengt i det at man ikke vet hva det dreier seg om, men man må prøve å se hele situasjonen, sier han.

Plikt til å medvirke

Selv om arbeidstaker er sykemeldt, slipper ikke vedkommende unna å bidra til å komme seg tilbake i arbeid. Arbeidstakere har en såkalt medvirkningsplikt.

Det vil si at arbeidstaker skal medvirke ved utforming, gjennomføring og oppfølging av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid.

Arbeidstaker skal delta i det organiserte verne- og miljøarbeidet i virksomheten og skal aktivt medvirke ved gjennomføring av de tiltak som blir satt i verk for å skape et godt og sikkert arbeidsmiljø.

Arbeidstaker skal melde fra til arbeidsgiver dersom vedkommende blir skadet i arbeidet eller pådrar seg sykdom som arbeidstaker mener har sin grunn i arbeidet eller forholdene på arbeidsstedet.

Den sykemeldte skal også medvirke ved utarbeiding og gjennomføring av oppfølgingsplaner ved helt eller delvis fravær fra arbeidet på grunn av ulykke, sykdom, slitasje eller lignende og delta i dialogmøte etter innkalling fra arbeidsgiver.

– Arbeidstakeren må medvirke til en forsvarlig prosess. Ved brudd på medvirkningsplikten reduseres arbeidsgivers tilretteleggingsplikt. Dokumentasjon på manglende medvirkning er viktig, sier Amundsen.

Kan bli nektet sykepenger

Den sykmeldte har plikt til å gi opplysninger til arbeidsgiveren og Nav om egen funksjonsevne og bidra til at hensiktsmessige tiltak for å tilrettelegge arbeidet og utprøving av funksjonsevnen blir utredet og iverksatt.

Vedkommende plikter også til å medvirke ved utarbeiding og gjennomføring av oppfølgingsplaner og delta i dialogmøter.

Retten til sykepenger faller bort dersom medlemmet uten rimelig grunn nekter å gi opplysninger eller medvirke til utredning, eller uten rimelig grunn nekter å ta imot tilbud om behandling, rehabilitering, tilrettelegging av arbeid og arbeidsutprøving eller arbeidsrettede tiltak.

Det samme gjelder dersom medlemmet uten rimelig grunn unnlater å medvirke ved utarbeiding og gjennomføring av oppfølgingsplaner eller unnlater å delta i dialogmøter.

– Hvis arbeidstaker ikke medvirker i oppfølgingen, får ikke arbeidsgiver gjort så mye. Det er viktig for arbeidstakere å vite hva loven plikten dem til å gjøre dersom de blir syke. Det er en misforståelse å tro at når man er syk, fraskriver man seg alle plikter i arbeidsavtalen. Arbeidet består fram til noen sier opp, sier hun.