Forskere: Digitalt samarbeid krever ikke mindre areal

I en kronikk på Gemini.no skriver Ela Sjølie, førsteamanuensis i utdanningsvitenskap og leder Eksperter i team ved NTNU og Nils Brede Moe, sjefforsker innenfor fagfeltet digitalt samarbeid i SINTEF at digitalt samarbeid krever andre typer – og ofte større – areal enn det kontoransatte får i bygningene som reises nå.

De mener at aktivitetsbaserte arbeidsplasser med hovedvekt på åpne landskap passer dårlig til framtidens digitalt baserte arbeidsform.

• LES OGSÅ: Synspunkt | Stine C. Bjerkestrand: Nok snakk om fremtidens arbeidsplass. Nå må vi skape den

Åpne kontorlokaler skal gi ansatte fleksibilitet til å velge arbeidsplass ut ifra oppgaven som skal gjøres og dermed bevege seg mellom ulike soner. Tanken er at aktivitetsbaserte rom skal fremme kommunikasjon, produktivitet og samarbeid.

Problemet som forskerne peker på er at måten denne modellen settes ut i livet, krever den at de som skal samarbeide er på samme sted, og at digital samhandling kun er unntaket.

Dagens Perspektiv har tidligere skrevet om at tradisjonelle cellekontor er ikke veien videre, viser en utgreiing gjort av Statsbygg for det nye regjeringskvartalet.

Fremtidens arbeidsliv vil ha to viktige kjennetegn:

• Et stort behov for samarbeid på tvers av fag, team, avdelinger og land.

• Mye samarbeid må skje digitalt, fordi det er effektivt, lønnsomt og i tillegg reduserer reiseaktivitet, noe som er sentralt for det grønne skiftet.

«Dermed blir dagens satsing på aktivitetsbaserte arbeidsplasser med åpne landskap et paradoks. Det går ikke an å få til økt samarbeid på tvers ved å tilby ansatte åpne areal med noen få bøttekott (stillerom) som arbeidsplasser,» skriver kronikkforfatterne.

Lederne glemmer det aller viktigste

Forskningen deres viser at folk vil ha en fysisk arbeidsplass der de kan bygge nettverk og styrke det sosiale.

Men om de kun tilbys kombinasjonen åpne areal/små stillerom, tvinges de til å jobbe hjemmefra. Det vil i sin tur svekke den viktige spontane kommunikasjonen i arbeidsmiljøet.

«Samtidig forventer ansatte fleksible ordninger for hjemmekontor. Derfor trengs løsninger som gir bedre utnyttelse av arealene. Fast enekontor til alle er ikke bærekraftig. Svaret ligger likevel ikke i åpne kontorlandskap,» skriver de.

På forskernes reiser ser de at de stilige sosiale sonene som ligner en kafé, stort sett er tomme. Det er for mye støy der, mens de små kottene er fulle. Mange jobber digitalt hjemmefra i stedet.

«Moderne kunnskapsvirksomheter trenger en ny balanse mellom åpne fellesarealer og kontor. Det må være kontorplasser nok – for individuelt arbeid eller små team – til alle som er på jobb. Disse må selvfølgelig kunne bestilles på forhånd. Så kan sosiale soner komme som et nyttig tillegg,» skriver forskerne.

De mener at det store spørsmålet ledere må stiller seg, er hvordan de kan få de ansatte tilbake på jobb.

«Både pisk (retningslinjer) og gulrot (sosiale aktiviteter) brukes. Men lederne glemmer det aller viktigste: å tilby arbeidsplasser som gjør det mulig for medarbeiderne å gjøre jobben sin,» skriver de.