Slik får du tid til de små tingene

De store aktivitetene: legge strategi, innovasjon, utvikle de ansatte. De store spørsmålene som krever store svar. Disse går ofte på bekostning av de litt mindre oppgavene – rutineoppgavene. Opphopingen av e-post, de nyeste artiklene du burde lest, en introduksjon du lovte å gi. Disse oppgavene kommer ofte i andre rekke.

Mange synes det er greit, og omfavner 80/20-begrepet – at 20 prosent av alle aktivitetene på jobben står for 80 prosent av verdiskapningen. Man kan la disse resterende 20 verdiskapningsprosentene leve sitt eget liv. I mange tilfeller kan man tillate seg dette, spesielt hvis man er selvstendig næringsdrivende.

I andre tilfeller er det ikke sikkert det faller i god jord å gå glipp av denne verdiskapningen, og må ta fatt på disse mindre viktige men likevel nødvendige oppgavene, skriver markedsstrategen Dorie Clark til Harvard Business Review.

Få det gjort

Clark, som også underviser ved Duke University, definerer tre måter for å få unnagjort de kjedelige oppgavene:

Skippertaket: En mulighet er å samle opp alle de kjedelige oppgavene, og feie over dem med et stort skippertak, for å skape en flytsone. Det går for eksempel an å bruke en søndag, dersom uken ellers er for full.

En halvtime om dagen: En mer strukturert metode er å sette av mellom 15 og 30 minutter hver dag til å gjennomføre oppgavene med lavere verdi. Se etter hull i kalenderen, mellom to møter for eksempel.

Strategisk utsetting: Dette betyr ikke at man systematisk ignorerer alt rutinearbeid. Det handler om å vurdere verdien av oppgaven eller muligheten når den kommer, og ta en avgjørelse på om dette er noe som trenger å gjøres nå, eller kan tas til sin tid. Dersom det passer å utsette for andre eventuelle involverte, så kan man utsette med god samvittighet. Hvis det ikke passer, kommer muligheten til å gå til spille. Da må det avgjøres om oppgaven eller muligheten er viktig nok til å gjennomføres umiddelbart.