– Det går an å lede et møte uten å snakke hele tiden

Det har sannsynligvis ikke vært et godt møte hvis du som møteleder sitter igjen med følelsen av å ha snakket, snakket, snakket og egentlig ikke fått inn noen nye innspill eller synspunkter i det hele tatt. Jo mer én person prater i et møte, desto mindre tid blir det åpenbart til de andre, og det er negativt for møtedynamikken.

Men for å lede et møte må man jo prate og holde den røde tråden, må man ikke?

• LES OGSÅ De 6 møtefellene

Faren er at dersom møtelederen slutter å prate, så er det ingen som tar over. Og da skjer det ingenting.

Gode forberedelser, mindre prat

En god møteleder er imidlertid ikke nødvendigvis den som snakker mest, mener Art Markman, psykologiprofessor ved Universitetet i Texas. Ifølge han er gode forberedelser og en klar møteplan mye viktigere enn en som kan holde praten i gang.

Her er tre av hans råd til hvordan du kan lede et møte uten å prate hull i hodet på deltakerne.

Lag en klar møteplan

Dårlige forberedelser er en gjennomgående årsak til dårlig møter. Før et møte er det helt sentralt å forberede innleggene dine, notere ned hvor lenge du tenker å snakke, hva du skal si, og til og med øve deg framfor speilet, skriver Markman hos Harvard Business Review.

Hvis møteagendaen er satt bør du også notere ned synspunkter på de ulike temaene som skal tas opp.

• LES MER Slik redder du et møte med høyt konfliktnivå

Forberede øvrige deltakere

Du kan ikke forvente å få gjennomtenkte innspill og kommentarer hvis ingen av møtedeltakerne vet hva møtet skal handle om. Spontanmøter fører sjelden til de beste samtalene.

Du gjør derfor både deg selv og deltakerne en tjeneste ved å sende ut en agenda noen dager i forveien. Forklar hvorfor du holder møtet, hva du vil ta opp og hva du ønsker å oppnå.

I tillegg kan du gjøre det lurt i å stikk hodet innom kontoret til noen av de som skal være med på møtet for å få noen innspill før selve møtet starter. Gjerne fra de personene som har en tendens til ikke å bidra så mye under selve møtene, oppfordrer Markman.

• LES OGSÅ Bytt ut statusmøtet med en «målfest»

I tur og orden

Når selve møtet er i gang understreker Markman viktigheten av å la alle deltakerne legge fram sine synspunkter. En god måte å gjøre det på er rett og slett å ta det i tur og orden – å gi én og én ordet, og la dem disponere denne tiden fritt. Ikke alle kommer til å bruke tiden likt, men alle får i alle fall like muligheter.

Deretter gjelder det ifølge Markman å gjøre et poeng ut av viktigheten av at alle bidrar med sine innspill.

Hvordan sørge for at alle blir hørt?

Ekspert på møteledelse, Henning Bang og generalsekretær i Redningsselskapet, Rikke Lind, svarer i denne videoen:

Se hele videoen om møteledelse, flere ledelsesvideoer og les utdypende artikler i lederbiblioteket.