– Prioritering skal gjøre vondt

Hvorfor er det slik at noen gjør det bedre enn andre i arbeidslivet?

Det finnes svært mange tips, råd og forslag til hva som er viktig for å bli vellykket i arbeidslivet. Du skal ha talent, du skal ha utdanning, du skal ha erfaring og du skal ha standhaftighet og lidenskap (grit).

• TA TESTEN Hvor standhaftig er du?

Selv om de er viktige, teller alle disse forskjellige egenskapene bare for en tredjedel av suksesskriteriene i arbeidslivet, ifølge Morten T. Hansen, professor ved Berkeley og ved den franske handelshøgskolen INSEAD.

I boka hans, «Suveren på jobb», som lanseres på norsk i disse dager, har han gjennomført en studie av 5.000 ledere og arbeidstakere i USA, og ifølge han selv kommet fram til de tingene som utgjør de resterende 66 prosentene.

En sentral del av veien til suksess handler om arbeidsmetodikk, og spesielt hvordan man prioriterer.

«Jobb mindre»

Ett av suksesskriteriene Hansen har kommet fram til er at vi rett og slett jobber for mye. Vi prioriterer feil, og bruker tiden vår på ting som ikke gir effekt.

– Man blir ofte vurdert ut fra antall timer. Sjefen ser at du er på jobb sent på kvelden, og det blir sett på som en prestasjon. Men det er det jo ikke. Antall timer er en innsatsfaktor, ikke et resultat. Tvert imot kan mange timer vitne om dårlig prioritering, sier Hansen.

I undersøkelsene sine, som er basert på amerikansk arbeidsliv, fant han at 50 arbeidstimer i uka gir størst sjanse for å lykkes.

– Det er en myte at man skal jobbe 80-90 timer i uka, være tilgjengelig hele tiden, ha mange baller i lufta og jobbe på flere prosjekter samtidig. I undersøkelsene våre fant vi at de som jobber 80 timer presterer dårligere enn en som jobber 50. Og en som jobber 65 timer presterer bare marginalt bedre enn en person som jobber 50, sier han.

– 50 timer er jo fortsatt betydelige timer brukt på arbeid i uka. Er det ikke litt lettvint å kalle dette å «jobbe mindre»?

– Tallene er amerikanske, der det optimale er å jobbe 50 timer. I Norge kan det nok hende at tallet er lavere, men hovedpoenget er det samme. Det dreier seg egentlig ikke om antall timer i det hele tatt, det handler om prioritering. Vi må gjøre færre ting samtidig. Finn ut hvilken oppgave som er den absolutt viktigste, og fokuser på denne aktiviteten fullt og helt. Da kan man bli ekstremt flink til denne ene tingen. Hvis man sjonglerer med mange aktiviteter blir du aldri skikkelig god til noen av dem.

– Lær deg å si nei

Å prioritere én ting knallhardt innebærer naturlig nok at andre ting må vike. Det er dette som er beinhardt fokus, mener Hansen.

– Fokus handler om å prioritere bort det nest viktigste, det tredje viktigste, det fjerde viktigste. Alt annet enn det aller viktigste, selv om du har inderlig lyst til å gjennomføre disse oppgavene. Du er ikke fokusert hvis det ikke gjør vondt, sier han.

Da Apple lanserte iPad hadde de faktisk hatt teknologien siden før iPhone traff markedet. IPad ble utviklet før iPhone, men de så at denne teknologien kunne brukes til å lage en telefon, og det var mye viktigere. De hadde menneskene, pengene og tiden til å lage begge deler samtidig, men iPaden ble prioritert bort for å lage den beste telefonen de kunne lage, forteller Hansen, som har vært tilknyttet Apple University.

– Finnes det ingen situasjoner hvor det kan lønne seg å fokusere på flere oppgaver samtidig?

– Jo, det gjør det, for eksempel i innovasjonsprosesser hvor man skal utvikle nye produkter eller teknologi, og ikke nødvendigvis vet hva som er det beste alternativet. Da lønner det seg faktisk å være ufokusert, og eksperimentere for å finne ut hva som fungerer best, for det er vanskelig å vite utelukkende gjennom analyse og skrivebordundersøkelser, forklarer Hansen.

– I Apple pleier de for eksempel å kjøre opp til fem forskjellige batteriprosesser samtidig, og ende opp med den beste til slutt. Men når de finner ut hvilken som er best, satser de alle ressursene på denne. Man går fra ufokusert til fokusert.

– Mindre «busy work»

Hansen forklarer at prioriteringer også handler om å lære seg å si nei til sjefen.

– Hvis du sier nei til sjefen er det lett å bli oppfattet som lat eller vanskelig. Men finnes bedre måter å gjøre det på enn bare å si «nei». Det handler om å kommunisere til sjefen at du har behov for å fokusere på den viktigste oppgaven for å levere et så bra resultat som mulig. Forklar at du ikke greier å jobbe like bra på alle prosjektene dine samtidig, og spør hva som bør gjøres ferdig først.

En betydelig andel av en arbeidsdag går dessuten med til rutinearbeid og «busy work», som Hansen kaller det. Møtevirksomhet, e-post, presentasjoner, aktiviteter som man strengt tatt ikke hadde trengt å være med på. Her kan det prioriteres mye hardere, mener han. Men hvor enkelt er det egentlig å kutte ut møter og e-post når andre på kontoret fortsetter med dem?

– Det er selvfølgelig en utfordring, og mange steder finnes det en kultur hvor det å være til stede er en indikasjon på din innsats. Men jeg har truffet ledere som jobber mot en slik type kultur, hvor de bare vil ha personer på møtene som det er nødvendig at er det. De oppfordrer medarbeiderne sine til bare å gå på de møtene som det er nødvendig at de er til stede på. Hvis det er tre punkter på agendaen så kan du kanskje bare være med på den første, eller droppe den første delen av møtet og bare komme til andre halvdel, sier Hansen.

– Så slike initiativer må komme fra toppen?

– Ikke nødvendigvis. Mellomledere kan også ta grep her. Men det er klart at det er vanskelig for en nyansatt å begynne å utfordre møtekulturen på første arbeidsdag. Men man kan stille spørsmål. Be om å få møteagendaen på forhånd, og hvis det ikke finnes noen agenda så har du i alle fall gjort bedriften oppmerksom på det. Du skaper noen nye tanker og perspektiver.