– Ansattes behov er ikke nødvendigvis fasiten

Den nye arealnormen regjeringen har slått fast at statlige arbeidsplasser i framtiden skal inneholde 23 kvadratmeter bruttoareal per ansatt. Mer enn det trengs ikke, heter det. Hva betyr dette? I praksis betyr det at cellekontorene med én ansatt per kontor er en døende art hvis man fortsatt skal kunne ha møterom og andre nødvendige fellesarealer.

Normen har vekket sterke reaksjoner hos de statsansatte, og spesielt regjeringskvartalet har blitt kraftig omdiskutert.

Det nye regjeringskvartalet, som etter planen skal påbegynnes i 2020, skal utformes etter en aktivitetsbasert kontorløsning, hvor ingen har faste kontorplasser. I stedet har lokalene ulike typer arbeidsstasjoner, som stille soner, møterom, åpne landskap og grupperom, og meningen er at de ansatte skal benytte seg av den løsningen som passer best overens med oppgavene.

• TILPASSET KONTOR – Vi må slutte å si «enten cellekontor eller åpent kontorlandskap»

Står fast på avgjørelsen

Aktivitetsbasert kontor er det imidlertid lang fra alle som har troen på, og flere eksperter advarer mot både lavere effektivitet og mindre tilfredse medarbeidere (se faktaboks). Paul Chaffey (H), statssekretær i kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) mener derimot at arealnormen ikke legger føringer for hvilken type kontor som kan bygges.

– Instruksen stiller ikke krav om hvilke kontorløsninger eller arbeidsformer som velges i de ulike byggene. Det ansvaret ligger til det enkelte departement som planlegger oppføring av et nytt statlig bygg, sier Chaffey til På Høyden.

Tross i den overveldende kritikken står han fast på at aktivitetsbasert arbeidsplass kommer til å fungere i det nye regjeringskvartalet.

– For Regjeringskvartalet har vi valgt aktivitetsbaserte arbeidsplasser da vi mener det er en løsning som gir god balanse mellom departementenes behov, ulike arbeidsoppgaver, kostnader og miljø. Det er ikke noen entydig forskning som konkluderer med at en type kontorløsning er bedre enn en annen.

– Framtiden er samhandling

Statsbygg har fått i oppdrag av KMD å planlegge det kommende regjeringskvartalet. Foreløpig er prosjektet på skisse- og forprosjektnivå, men det er ingenting som tyder på at planen om aktivitetsbasert kontor kommer til å endres.

– Vi skal gi ansatte i staten gode og fleksible lokaler, og det viktigste er at lokalene tilrettelegger for at ansatte får gjort jobben sin godt. I dag er det færre oppgaver som løses av én person, med én kompetanse og ett kontor. Det er arbeidsfordeling og samarbeid som kommer til å gjelde i framtiden, og da må vi utforme et kontor som reflekterer dette, sier Harald Vaagaasar Nikolaisen, administrerende direktør i Statsbygg.

Motstanden mot løsningen de har bestemt seg for, er han ikke så bekymret for.

– Det vil alltid være en viss endringsmotstand i store virksomheter, men vi jobber ut fra en tanke om at et kontorlokale både påvirker og påvirkes av menneskene. Menneskene kan påvirke hvordan det skal se ut basert på hvilke oppgaver de skal gjøre og hvordan de liker å jobbe, men et kontorlokale kan i seg selv påvirke kultur, arbeidsmetodikk og struktur.

• KONTORFELLESSKAP I krangelen om cellekontor eller åpne kontorlandskap er det noen helt andre som vinner

Kunden har alltid (litt) rett

En stor del av kritikken mot regjeringskvartalet dreier seg om at medarbeiderne som skal sitte der ikke har blitt hørt, og at de føler at kontoret er tilpasset noe helt annet enn deres foretrukne arbeidsmetodikker.

– Lytter dere ikke til medarbeidernes behov?

– Vi gjennomfører selvfølgelig en behovsanalyse, men summen av alle individuelle behov er ikke nødvendigvis det virksomheten trenger totalt sett. Ofte ligger det mer bak en avgjørelse om en kontorløsning. Skal man endre noe så er organisasjonsutvikling og kultur nesten like viktig, og et kontorlokale er et godt virkemiddel for å påvirke kulturen, strukturen og organisasjonsutviklingen i en positiv retning, forklarer Nikolaisen, og eksemplifiserer:

– I et tidligere prosjekt forklarte en kunde av oss at de trengte 25 parkeringsplasser utenfor kontoret, noe som viste seg å være dyrt og vanskelig å få til. Vi gikk derfor dypere og fant ut hvor dette behovet kom fra – hva de egentlig spurte om. Det viste seg at de hadde behov for å komme seg raskt rundt i byens sentrum. Vi endte da opp med å droppe parkeringsplassene, og kjøpe inn 25 el-sykler.