– Vi må slutte å si «enten cellekontor eller åpent kontorlandskap»

De fleste har en mening om kontorløsninger. Om kontoret er for lite, for bråkete, om det er vanskelig å finne ledige plasser eller om du blir avbrutt hele tiden. Det er alltid noe, og debatten rundt hva som er best ser ut til å ingen ende ta.

Spesielt det nye regjeringskvartalet har fått mye omtale, der de nært sagt bestemte seg for aktivitetsbasert arbeidsplass mot alles vilje.

Saken har skapt mye dramatikk, og i ettertid har det blitt kjent at en rekke organisasjoner har bommet totalt med kontorløsningene sine, slik som for eksempel er tilfelle ved signalbygget Niagara ved Høgskolen i Malmø, hvor de ansatte regelrett rømmer fra kontoret.

Sakene peker på en viktig fallgruve: selve kontorløsningen blir viktigere enn hva man faktisk skal bruke det til, sier Henrik Carstens, avdelingsleder for Totalreform i Trondheim, som jobber med utforming av kontorlandskaper.

– Valg av løsning kommer et godt stykke ut i prosessen. Starter man med det bygger man hele diskusjonen på feil grunnlag. Man må begynne med arbeidet som skal utføres, og tilpasse kontoret deretter, og ikke omvendt, sier han.

• SYNSPUNKT Kontorfellesskapet som samhandlingsarena

Lei av diskusjonen

Ett av argumentene for å benytte seg av åpne kontorløsninger sies å være økt samhandling og trivsel, selv om det er påfallende hvor mye økonomi egentlig spiller inn. Selskaper kan spare inn millioner i husleiekostnader bare ved å korte ned på et par kvadratmeter per ansatt.

I motsatt ende peker nesten all forskning på at åpne kontorløsninger fører til hyppige avbrytelser, konsentrasjonsvansker, støy, stress og til og med dårlig helse.

– Det er rett og slett ikke verdt det. Kostnader ved dårligere arbeidsmiljø, nedsatt produktivitet, økt sykefravær og tap av høyt kvalifisert og motivert arbeidskraft kan langt overstige de innsparte arealkostnadene, sa overlege i Arbeidstilsynet, Jan Vilhelm Bakke, til Dagens Perspektiv.

Henrik Carstens ved Totalreform er lei av den store debatten om «cellekontor versus åpne kontorlandskap». Det er en debatt som ikke har noe for seg, sier han.

– Det viktigste argumentet folk har for at de ønsker å jobbe på cellekontor, er for å konsentrere seg. Da må det jo være rom eller områder for konsentrasjon som er avgjørende, ikke om de sitter på et cellekontor eller ikke.

Kontoret må tilpasses, enkelt og greit

Carstens, og flere andre med han, mener at det er umulig å kåre noen vinner av cellekontor eller åpnere løsninger. Alle løsninger kan fungere bra, så lenge den er tilpasset organisasjonen. Da må man ikke begynne med kontorløsningen, men heller med hva man ønsker å oppnå, sier han.

Det samme mener Marlene Dahle, daglig leder i Mellomrom Arkitekturpsykologi.

– Mange organisasjoner tror for eksempel at å endre til en åpen løsning vil gi en automatisk positiv effekt på samhandling. Det er helt klart noen tendenser til det, men for at arkitektur skal ha noen effekt må den gjenspeile organisasjonsdesignet og hva organisasjonen ønsker å oppnå, og da må det jobbes med organisasjonen, kulturen og endringene. Hvis ikke kan resultatet i praksis bli noe helt annet, sa hun til Dagens Perspektiv i fjor.

• LES OGSÅ Mens cellekontorene dør, blomstrer kontorkollektivene

Sentral involvering

Det er vanskelig å gjøre alle til lags når det kommer til stykket, men ifølge Carstens er prosessen på veien til en god kontorløsning nesten like viktig som kontorløsningen selv. Folk må føle at de blir hørt.

– Lederen må involvere de ansatte i prosessen, og avklare hva de ansatte forventer av det nye kontoret og hvordan en ny kontorløsning kan hjelpe dem til å gjøre en bedre jobb. Men det er viktig at lederen avklarer hvor mye innflytelse hver ansatt har, slik de ikke blir skuffet når den endelige løsningen kommer, og den kanskje ikke ble akkurat slik de tenkte, sier han.

– Hvis ansatte vet hvor mye innvirkning de har, men opplever å bli hørt der de har blitt lovet å bli hørt, så er det mye lettere å skape en aksept rundt en ny løsning.

• LES OGSÅ Kontorfellesskap tar over i byene