Hvem skal først tilbake på kontoret?

Etter snart tre måneder med klare råd fra myndighetene om å jobbe hjemmefra, begynner flere så smått å finne veien tilbake til kontorplassen.

Fremdeles er det av smittevernhensyn ønskelig at mange fortsetter å jobbe hjemmefra, samtidig som savnet etter kollegaer tærer på for en del.

Likevel kan ikke ledere åpne dørene for alle på en gang – da kan det fort bli for fullt både på trikken og på kontoret. Arbeids- og organisasjonspsykolog Knut Inge Fostervold har noen råd på veien.

– Som leder er det viktig å spille med åpne kort nå. Vær tydelig på hvilke prioriteringer du har tenkt til å gjøre, og hvorfor. De fleste ansatte vil ha forståelse for at det er mye som må hensyntas, understreker han til Dagens Perspektiv.

Hva teller mest

Fostervold peker på at mange konflikter kan unngås ved å ikke bestemme ting i det skjulte.

– Som regel oppstår sinne og frustrasjon blant ansatte når avgjørelser tas uten involvering og informasjon. Unngå den typen misnøye nå, sier han.

Samtidig er psykologen klar på at smittevernhensyn trumfer det aller meste.

– Samfunnet står i en situasjon hvor vi må klare å få til en overgang der vi skaffer kunnskap om hvordan gjenåpningen fungerer, uten at vi mister kontrollen og får en ny smittetopp til høsten. Da kan ikke alle være på kontoret samtidig, sier han.

Fostervold minner om at folk også er ulike, og at innad i en bedrift vil det være store individuelle forskjeller i behov. Som leder må du ha oversikt over disse.

– Noen savner kontoret veldig, mens andre ønsker å fortsette på hjemmekontoret. Disse ulike behovene må det være rom for nå, sier han.

­– En leder bør være raus

Psykologen tror det er lurt å gi dem med aller størst ønske om å komme tilbake til kontoret, muligheten til det så langt det er gjennomførbart for bedriften.

– «De som svært gjerne vil tilbake, vil trolig også gjøre en mye bedre jobb om de får lov til nettopp det», sier han.

På den andre siden mener Fostervold det er vel så viktig å møte ansatte som er skeptiske til å returnere til kontoret med forståelse.

– En leder bør være romslig. Nettopp fordi man da signalisere at man tar sine ansatte på alvor. Det er viktig å ha respekt for at mange kan oppleve utrygghet fremdeles, sier arbeidspsykologen.

Han får støtte av arbeidsmedisiner i Arbeidstilsynet, Tor Erik Danielsen.

– Man bør etter min mening ikke pålegge folk å komme tilbake på jobb om de ikke vil. Det vil også ha en paradoksal effekt, for hvis noen er hjemme så blir det bedre plass til resten, sier Danielsen til Dagens Perspektiv.

Avstand er avgjørende

Danielsen utdyper dette med plass. Han viser til at det er flere ting ledere må gjøre vurderinger av, før de åpner kontoret for de ansatte.

Blant annet når det kommer til avstand mellom folk, og hvor godt det blir rengjort.

– Dette er viktige smitteverntiltak, og ledere må vurdere hvordan disse reglene følges. Alle bør kanskje ikke begynne på jobb samtidig, eller være der hver dag. Fortsetter flere med hjemmekontor blir det lettere å få møterommene til å fungere, samt sørge før at fellesområdene ikke blir overfylt, sier han.

Til tross for at flere den siste tiden har gjort seg positive erfaringer med hjemmekontor, mener arbeidsmedisineren vi ikke må undervurdere hvor vesentlig det er å være sammen på arbeidsplassen.

– Arbeidsplassen er en stor del av hverdagen for de fleste av oss, som mange savner nå, sier han.

Norge har tradisjonelt et arbeidsliv som vektlegger samarbeid og medvirkning som et av sine store fortrinn. Danielsen håper vi blir enda flinkere til å tilrettelegge fremover.

– Vi er forskjellige – noen vil ha et stort behov for å komme tilbake, andre ikke. Diskusjonen om at arbeidstakere har ulike behov hadde vi også før Covid-19, minner han om.

Vanskelig å avgjøre

I NHO syns de det er vanskelig å konkludere med hvem som skal prioriteres først til kontoret, dersom mange ansatte ønsker seg tilbake med en gang.

I en e-post til Dagens Perspektiv skriver avdelingsdirektør i medlemstjenesten Arbinn, Kristine Ringstad Vartal, at dette vil variere.

– Jo mer kritisk det er at aktuell funksjon er til stede på kontoret, jo mindre kan individuelle hensyn spille inn. På den annen side, har du ansatte som sliter med å jobbe hjemmefra, kan dette i noen tilfeller måtte veie tyngre enn driftsmessige hensyn. Det er altså vanskelig å gi et absolutt svar.

NHO oppfordrer til dialog mellom ledere og ansatte, særlig når det kommer til hva begrensningen i antallet som kan være på kontoret på samme tid er begrunnet i.

– Også om risikoen ved at disse retningslinjene ikke følges. Praktiske tiltak som at ansatte registrerer seg ved ankomst kan være fornuftig for å holde oversikt over antallet som er til stede til enhver tid, sier Vartdal.

Lik belasting

Til nå har vi snakket mye om hvordan man skal velge dersom scenarioet er at mange ansatte ønsker seg tilbake til kontorpulten, men hva hvis det er omvendt?

Arbeidspsykolog Fostervold er klar på at man ikke bør tvinge, selv om man som leder trenger at de ansatte kommer på kontoret. I stedet bør man heller forsøke å få til en diskusjon i fellesskap om hvordan situasjonen kan løses.

Han mener det er lurt å formidle at bedriften må gå videre.

– Det har de ansatte også interesse av. Trekk opp et scenario som viser minstebemanningen som må være på plass. Lag et opplegg der belastning blir så likt fordelt blant de ansatte som mulig. For noen vil belastningen være å komme på kontoret, hos andre er det motsatt, sier han.

Arbeidsmedisiner Danielsen påpeker at det er en risiko for smittespredning på en arbeidsplass, men at dette også gjelder andre ting.

– Det kan være influensa, forkjølelse eller Covid-19. Likevel er dette uansett en påminnelse, pandemier gir en risiko som man må ta hensyn til, fortsetter han.

Derfor mener han at risikoen for pandemi eller spredning av alvorlig sykdom bør inngå i vurderinger som gjøres i arbeidslivet fremover, på lik linje med andre risikovurderinger som gjøres.

– Vi vurdere jo ergonomi, det psykososiale arbeidsmiljøet og sikkerhet i dag – smittebegrensning bør inn her, sier Danielsen.