– Sett kjøreregler for bruk av chat på jobb

Kjappe beskjeder og avklaringer i chatten har blitt en del av hverdagen på mange arbeidsplasser. Microsoft Teams er det mest brukte systemet, med rundt 20 millioner daglige brukere, fulgt av Slack med over 12 millioner.

Bruk av direktemeldinger og samtalegrupper på nett framfor fysiske møter eller telefonsamtaler sparer tid og gjør det lett å samarbeide med kolleger som sitter et annet sted.

Mye GIF-er og vitser

Men jobbchatten er også en kilde til forstyrrende avbrytelser, spesielt hvis det kommer mange meldinger som ikke er relevante for de som mottar dem.

Mange arbeidsplasser sliter fortsatt med å finne ut av hvordan de skal bruke disse redskapene på en effektiv måte, ifølge Dustin York, forsker ved Maryville University i USA i Harvard Business Review.

Han peker blant annet på at siden det er så lettvint, sendes det også mange meldinger som ikke har noe med jobben å gjøre. Det kan bli mye vitser, GIF-er og personlige meldinger. Det kan være med på å skape et godt arbeidsmiljø, men også være forstyrrende.

York kommer derfor med fire forslag til kjøreregler:

1. Bruk verktøyene de ansatte allerede bruker

Bygg gjerne på et system medarbeideren allerede kjenner og liker. Finn ut hva de bruker i dag, og velg et system som er populært og samtidig tilpasset organisasjonens behov.

2. Sett kjøreregler for personlige meldinger

For å få mest mulig ut av chat-systemet, både jobbmessig og sosialt, uten at det blir for mye forstyrrelser, bør det settes noen kjøreregler for personlig kommunikasjon i chatten. De bør kommuniseres til alle ansatte, oppdateres jevnlig, og det bør være rutiner for å håndtere klager eller bekymringer.

3. Respekter balansen mellom jobb og fritid

Chatte-systemene gjør det lett å sende meldinger til kollegaer døgnet rundt, på en måte som oppleves mer som det haster å svare enn hvis man sender en epost. York anbefaler å unngå å sende meldinger utenom arbeidstid, og at ledere anbefaler folk å logge av chatten når de går fra jobb.

4. Legg til rette for fysiske møter også

Det er ikke all kommunikasjon som er lett å gjøre skriftlig. Det er noe ganske annet enn ansikt til ansikt-kommunikasjon, og lettere å misforstå hverandre. Så sørg for at de ansatte også møtes ansikt til ansikt, ved iblant å samle dem til møter, seminarer eller rene sosiale arrangementer.