Slik unngår du de ­unnvikende utsettelsene

Hender det du utsetter arbeidsoppgaver du egentlig trenger å komme i gang med? Den rapporten du skulle skrive eller den vanskelige samtalen du vet du er nødt til å ta?

De fleste av oss somler iblant med å utføre oppgaver, til tross for at vi vet vi burde satt i gang. På fagspråket kalles det «prokrastinering».

– Paradokset er at vi vet at vi ikke burde gjøre det. Vi vet at resultatet blir dårligere eller at vi kommer til å bli stressa når fristen plutselig nærmer seg. Likevel har mennesker en tendens til å utsette på denne måten.

Det sier høyskolelektor Elin Akre Trønnes ved Institutt for ledelse og organisasjon på BI. Hun underviser blant annet i selvledelse og motivasjon.

Oppgavene vi skyver på

Hun presiserer at ikke alle utsettelser er feil.

– Noen ganger er det klokt å bestemme seg for å utsette en oppgave. Men prokrastinering er negativt, fordi det handler om at du lar være å gjøre noe, selv om du vet at du burde, sier hun.

Det er noen typer oppgaver som ofte blir skjøvet på. En klassiker er de man opplever som uklare, forteller hun.

– Hvis du ikke ser helt hva som er bestillingen, hva du helt konkret skal gjøre, er det fort gjort at det blir liggende, sier hun.

Det samme gjelder oppgaver man ikke skjønner hvorfor må gjøres, som du ikke ser meningen eller nytteverdien av, forklarer hun. Vi utsetter også ofte oppgaver som er så store at vi ikke helt vet hvor vi skal begynne, ifølge Trønnes. Det samme gjelder oppgaver vi kvier oss for:

– Oppgaver som er ubehagelige eller som vi er i tvil om vi mestrer er det fristende å utsette. Det kan for eksempel være å finne ut hvor dere skal kutte i budsjettet eller ta en vanskelig samtale med en ansatt, forteller hun.

Perfeksjonister utsetter

Selv om de fleste av oss kan kjenne oss igjen i denne typen utsettende atferd, tyder forskningen på at det er forskjeller på hvor mye folk prokrastinerer. Noen personlighetstrekk henger ofte sammen med tendensen til å utsette, forteller Trønnes.

– De som skårer høyt på «planmessighet» er strukturerte og gode til å sette mål og gjennomføre dem. De prokrastinerer mindre enn andre, sier hun.

En gruppe som derimot ofte driver med denne typen utsettelsesatferd er «perfeksjonistene», de som synes det er vanskelig å si at noe er godt nok. De kan for eksempel ofte utsette ferdigstillingen av et prosjekt, forteller høyskolelektoren.

Hun understreker at disse tendensene ikke betyr at noen er forutbestemt til å prokrastinere mye eller lite. Dette er noe det også går an å påvirke selv. Dessuten har situasjonen vi befinner oss i mye å si.

Korona øker prokrastineringen

Har vi stor frihet og skal organisere dagene våre selv, er det lettere å ende opp med å utsette oppgaver vi skulle ha gjort, forteller Trønnes.

Forskning viser at studenter er en gruppe med ekstra stor tilbøyelighet til å prokrastinere, og det forklares gjerne med situasjonen der de nettopp har stor frihet i hverdagen og frister som ligger langt fram i tid.

Under koronapandemien i disse dager mener Trønnes at mange av oss har fått en smak av den samme arbeidssituasjonen. Hun mistenker at det foregår mye prokrastinering nå som mange sitter på hjemmekontor.

– Hjemmekontor over lang tid kan i seg selv tære på motivasjonen, og da vet vi at det lett kan føre til at vi utsetter arbeidsoppgaver, mener hun.

Hjemmekontortilværelsen kan for mange være mer ustrukturert enn vanlig, og folk er mer overlatt til å organisere arbeidshverdagen selv. Det kan være krevende.

Dessuten er skillet mellom jobb og hjem i stor grad visket ut, noe som også kan føre til flere distraksjoner. Det gjør ikke saken enklere at vi har en stadig strøm av impulser til å distrahere oss fra det vi egentlig hadde planlagt å gjøre.

– De fleste av oss får pushvarsler, meldinger og e-poster inn hele tiden. Det avbryter konsentrasjonen og stjeler oppmerksomheten vår, sier hun.

Stjeler energi

Men det er mulig å øve seg på å bli bedre på selvledelse og unngå prokrastinering. Og det er noe det er verdt å ta tak i. Omfattende utsettelsesatferd kan nemlig gå utover både en selv og andre.

– Når vi utsetter en oppgave vi burde ha gjort blir vi ofte stressa og urolige. Selv om vi ikke jobber med den bruker vi energi på den fordi vi vet den må gjøres, sier hun.

På jobben kan også kollegene dine påvirkes, dersom du alltid løser oppgaver som et skippertak i siste liten.

– Det går utover fremdriften til hele teamet du er en del av hvis andre må sitte og vente på ditt bidrag. Det kan skape frustrasjon og i verste fall redusere produktiviteten deres, sier hun.

Derfor er dette et tema ledere også bør være opptatt av, mener hun.

Ledere kan hjelpe

Lista over typer oppgaver som lett blir utsatt kan gi en pekepinn om hvordan ledere bør gi oppdrag til sine medarbeidere. Det er en god start å være tydelig og å få fram meningen med det som skal gjøres.

– Hvis stor frihet og lite struktur på hjemmekontoret gjør oss mer sårbare for prokrastinering, betyr det at ledere bør følge opp tettere og gi medarbeiderne mindre oppgaver og hyppigere frister?

– Nei, hvis du gjør det med alle, så bommer du totalt. Noen vil nok like det, men mange vil føle at du har mista tilliten til dem, sier hun.

Nå som ellers gjelder hovedregelen om at ledere bør gi de ansatte tillit og ansvar, og la dem få innflytelse over hvordan de løser oppgavene sine, mener Trønnes. Det gir dem eierskap til arbeidet og øker motivasjonen.

Men ledere er nødt til å drive med skreddersøm, mener hun.

– Ledere må kjenne folka sine. Noen er selvgående og digger friheten de får på hjemmekontoret, og leverer veldig godt når de får styre det meste selv. Andre trenger kanskje at du sjekker inn litt oftere og hjelper dem å prioritere oppgavene, sier hun.

Det viktigste ledere kan gjøre for å øke motivasjonen hos de ansatte ligger likevel i veiledning på et litt høyere nivå, mener hun.

– Du må vise hvor dere skal, hva som er formålet med det dere driver med. Dessuten er det lurt å veilede folk i selvledelse og hjelpe dem med å organisere dagene sine godt selv, sier hun.