Her går du fra sjef til vanlig ansatt og tilbake – men nesten ingen slutter

− Typisk sitter man mellom 3 og 5 år i en stilling i UD, før man flytter på seg. Jeg er selv i min tolvte UD-jobb, forteller ekspedisjonssjef Andreas Gaarder i avdeling for kompetanse og ressurser i Utenriksdepartementet. Litt enkelt sagt kan man si at det er Gaarder som er «HR-sjefen» i UD.

Tidligere har han blant annet vært ambassadør i Etiopia, nestleder ved ambassaden i Berlin og utestasjonert i Kairo, Geneve, Paris og Stockholm. Han var personalsjef i UD mellom 2001 og 2004.

Bygger breddekompetanse og utvikler ledere

Moderne virksomheter forteller gjerne om at de har egne rotasjonsordninger for ledere eller andre nøkkelmedarbeidere. I Utenriksdepartementet er dette hverdagen. Nesten alle − bortsett fra de som er ansatt i spesialstillinger innen regnskap, økonomi og IT etc – skifter stilling ganske så hyppig.

Ved utestasjonene er alle stillinger tidsbegrenset til enten tre eller fire år. Etter det må man flytte på seg. Dette prinsippet kan fravikes, men da fordi man risikerer at kontinuiteten vil svekkes dersom for mange slutter på en gang. Sammenhengende tid ute, før man må ta turen «hjem igjen», er maks 10 år. Du kan altså dra videre til en ny utenriksstasjon etter å ha vært leder i fire år ved en annen.

Og når man roterer på stillingene ute, så Innebærer det at man også får en rotasjon i departementet, da mange som sitter hjemme søker seg ut.

For eksempel står de UD-ansatte foran en omfattende rotering i disse dager da nesten 200 nye stillinger ved utestasjonene skal besettes. Det vil føre til at mange vil bytte jobb internt i systemet. For i UD bemanner man nesten utelukkende med interne krefter. I alle fall til jobber ute.

− Ved å rotere stillinger på denne måten bygger vi breddekompetanse. Bade på det faglige, men også etter hvert for ledelse. Vi rekrutterer ikke ledere, vi utvikler dem fra egne rekker, sier Andreas Gaarder til Dagens Perspektiv.

Denne uken mottok Utenriksdepartementet HR Norges kompetansepris og ble dermed kåret til «Norgesmester i kompetanseutvikling».

Fra leder til saksbehandler – og tilbake

− I UD har vi langt flere ledere enn vi har lederstillinger, fortsetter Gaarder.

− Hæ …? Hvordan da?

− Vel vi har mange lederstillinger ute. Men ikke fullt så mange her i departementet. Så når lederen fra en av utenriksstasjonene kommer hjem, så er det langt fra sikkert at de da går inn i en lederstilling. De fleste må avfinne seg med å ta en saksbehandlerstilling

− Er det «populært» da?

− Det kan selvsagt være en utfordring, men jeg mener denne praksisen er i ferd med å sette seg. Jeg ser på det som positivt. At den enkelte håndterer denne overgangen skal være meritterende ved neste korsvei. Å gå fra lederstilling til saksbehandlerstilling gir mine kolleger et annet perspektiv. Det gir ydmykhet og forståelse i forhold til lederrollen. Dette bidrar til at vi får bedre ledere, det mener jeg bestemt.

− I USA og en del andre land er karriereveien i utenrikstjenesten «opp eller ut». Vi har en annen ordning. Vi er et lite land og må nyttiggjøre oss av de ressursene vi har. Jeg tror vi lykkes. Vi prøver jo å gi hjemvendte ledere interessante stillinger.

«Synger på vei til jobb»

Utenriksdepartementet har arbeidsgiveransvar for drøyt 1640 ansatte «ute og hjemme».

610 jobber «ute» på utenriksstasjonene, som regel ved en ambassade, mens 830 jobber «hjemme», i selve departementet.

I tillegg er det 1230 lokalt ansatte på norske utenriksstasjoner. Disse er det ambassadene som har arbeidsgiveransvaret for, ikke departementet. De lokalt ansatte har også lokale lønns- og arbeidsvilkår. Men de jobber altså «for Norge».

For rundt 15 år siden ble det mye skriverier rundt arbeidsmiljøet i Utenriksdepartementet. Miljøet ble beskrevet som «giftig» og i en intern undersøkelse rapporterte én av ti i UD-staben at de var blitt utsatt for mobbing på jobben det siste halvåret.

Da nåværende statsminister Jonas Gahr Støre tok over som utenriksminister i 2005, sa han at hans målsetting var at alle UD-ansatte skulle «synge på vei til jobben».

− Synger dere fortsatt?

− Jeg vet ikke om alle synger på vei til jobb, men vi jobber kontinuerlig med arbeidsmiljøet vårt, sier Andreas Gaarder.

Konkurranse om jobbene

Utenriksdepartementet er en arbeidsplass der de ledige jobbene rekrutteres internt. Hvert år er det rift om nye ambassadørstillinger og andre attraktive jobber i spennenende land over hele verden.

Og det er hard konkurranse.

− Vi har kompetente og ambisiøse medarbeidere som alle ønsker en karriere. Det er klart det er konkurranse. Det er jo kun én som får jobben, selv om det er 10 søkere. Derfor tilbyr vi alltid samtaler med dem som ikke nådde opp.

− Vi legger vekt på feedback. Vi søker hele tiden å bli bedre på å gi tilbakemeldinger, sier Gaarder.

I den siste arbeidsmiljømålingen, fra 2021, kom UD svært godt ut, ifølge ekspedisjonssjefen. Blant annet ble det høy score på «støtte fra kolleger» og «støtte fra nærmeste leder».

− Arbeidsmiljøet er et felles ansvar, ikke kun et lederansvar. Men der det er utfordringer, ønsker vi å ta grep raskt, framhever Gaarder.

Undersøkelsen sa også at det er rom for forbedringer, blant annet når det gjelder «klarhet i mål» og «autonomi», altså graden av uavhengighet og selvstendighet i arbeidet.

− Dette er tilbakemeldinger vi tar på alvor, og som vi tar med oss i et større reformarbeid fra mot 2025, der det ambisiøse målet er å «modernisere utenrikstjenesten». Dagens internasjonale politiske situasjon stiller store og nye krav til utenrikstjenesten. Vi må stadig fornye oss og bli mer effektive.

En uforutsigbar verden

Ukraina, pandemi, borgerkriger, økt nasjonalisme og mindre demokrati – verden er uforutsigbar og i rask endring.

− Dette med å skjønne andre kulturer, diplomati, det blir jo stadig mer relevant. Fredsarbeid i områder med fastlåste konflikter er jo noe Norge har opparbeidet seg tung kompetanse på. Og dette er et politisk ønsket engasjement i Norge, uavhengig av farge på regjeringen.

− Det er større behov for kompetente diplomater enn noensinne, mener Andreas Gaarder.

Som diplomat og ansatt ved en av Norges utenriksstasjoner kan du komme opp i ganske så hårete situasjoner. Bare i løpet av det siste drøye året har Norge evakuert ambassadene i både Kabul og Kyiv.

− Jeg regner med at dere trener på kriser, men kan man forberede seg på slike hendelser?

− Ja. Langt på vei. Du blir drillet fra det øyeblikket du blir ansatt. Vi trener kontinuerlig på krisehåndtering. Vi jobber med triggeranalyser, scenarioer og risikoanalyser. Det lages egne instruksverk for ulike typer hendelser ved hver eneste ambassade.

− Det helt sentrale er å sikre liv og helse. Første tiltak hvis en situasjon er under oppseiling, er ofte at medfølgende familie reiser tilbake til Norge.

− Det gjøres alltid vurderinger underveis når en situasjon er i ferd med å bygge seg opp. Så selv om ting skjedde fort, var vi forberedt både på Talibans overtakelse i Afghanistan og på situasjonen i Ukraina, forteller Gaarder.

− Hvem er det som tar avgjørelsen om at «nå er det nok, vi evakuerer». Utenriksministeren?

− Nei, det er ingen politisk beslutning. Dette handler om ansattes liv og helse, og da må politikken vike. Det er administrasjonen ved departementsråden som tar den avgjørelsen, etter anbefalinger fra min avdeling, sier Andreas Gaarder.

− En annen ting som gjerne skjer når geopolitiske konflikter eskalerer, er at ambassadøren blir «kalt inn på teppet». Altså må møte opp hos politiske myndigheter i et land og «få kjeft». Det skjedde siste uke med ambassadøren i Teheran. Går alarmen hos dere «i HR» når sånt skjer?

− Nei. Det er en del av jobben. En ambassadør til Iran må kunne stå i det. Så pass robust forventes det at du er. Det er ikke noen morsom situasjon, men er en ganske vanlig form for diplomatisk kommunikasjon. Dette må våre folk håndtere, og det er de trent for.

Livslang læring

Dagens Perspektiv møter «HR-sjef» Gaarder i UDs eget kompetansesenter i en stor bygning rett over gaten for selve departementet. Det er her alle UD-folka trenes, kurses og drilles i alle eventualiteter ved diplomatiet.

Her finnes et av landets største språkopplæringsmiljøer. Det undervises i flere språk enn det ble talt i Babels tårn. Alle som skal «ut» må innom språksenteret her.

Kompetansesenteret har også flere ulike lederkurs, du kan ta HMS-kurs eller lære om økonomi, i tillegg til en rekke kursopplegg innen sikkerhetspolitikk, kultur og bistand.

Alle som skal tiltre en stilling ute får individuell opplæring basert på innspill fra den aktuelle utenriksstasjonen. Og da handler det ikke bare om regulær kursing, men også om forberedelser gjennom samtaler med folk som kjenner det aktuelle området eller som har nøkkelposisjoner i det landet du skal reise til.

Eller kanskje du trenger et HEAT-kurs? Det er opplæring i å takle truende situasjoner, som for eksempel hvis du skulle bli tatt som gissel. Dette er kurs for folk som skal reise til såkalt «utsatte områder». Og dem begynner det jo å bli en del av.

− Her driver vi livslang læring i praksis, sier Andreas Gaarder.

Vanskeligere å rekruttere til utenriksstasjonene

− UD blir jo også en livslang karriere for mange, legger Gaarder til.

− Det skal være visst. Dere har en turnover på 1,5 prosent. Det betyr jo at nesten ingen slutter?

− Ja, Det viser at UD er en attraktiv arbeidsplass som tilbyr de ansatte meningsfulle jobber ute og hjemme.

− Men er det bare sunt? Er ikke «litt turnover» bra? Nytt blod, nye ideer og sånt?

− Vi kunne kanskje hatt litt mer turnover. Men det er også bra med kontinuitet og robusthet. Det blir en type livsstil å jobbe i UD. På godt og vondt. La meg også påpeke at vi har generøse permisjonsordninger for å gi våre medarbeidere anledning til å hente kompetanse og inspirasjon fra andre arbeidsgivere. I tillegg rekrutterer vi en rekke spesialutsendinger fra andre deler av statsforvaltningen til stillinger i uteapparatet.

− Hvordan «på vondt»?

− Vi ser at det blir stadig vanskeligere å rekruttere særlig til mellomnivåene ved utenriksstasjonene våre. Det er klart at det kan tære på familien dersom man reiser mye og ofte ut, sier ekspedisjonssjef Gaarder, og fortsetter:

− Vi vil helst ikke ha en utetjeneste som bare baserer seg på single og delte familier. Det kan være vanskelig å jobbe ute for folk med ektefelle og barn i skolealder. Barna blir tatt ut av skolen og vekk fra venner. Ektefellen vil ofte kunne slite med å få jobb i det landet de skal stasjoneres. Dette er utfordringer vi jobber med.

Gaarder og hans folk ser for eksempel på muligheter for fjernarbeid for ektefeller. Også pensjonsordningene og trygd er forhold som nå gjennomgås.

− Her må vi snu hver stein. Vi vektlegger arbeidet for å legge bedre til rette for medfølgende, men det er tunge prosesser. Vi samarbeider med andre departementer i dette arbeidet. Det kan bli aktuelt med lovendringer. Men her må vi finne bedre løsninger, sier Andreas Gaarder.

Personlige egenskaper

Døra inn til Utenriksdepartementet er nokså trang. En del studenter får smaken på UD i studietiden gjennom egne parktikantordninger ved utenriksstasjonene. Men det er gjennom det årlige aspirantkurset og årlig opptak av administrative medarbeidere at nye «diplomater» rekrutteres. Og her er det mange om beinet.

Først må alle legge inn og dokumentere sine formalia gjennom en egen portal. Her siles svært mange ut. Det er en del minimumskrav som må oppfylles. Rundt 400 – 500 slipper igjennom med sine søknader. Mellom 15 og 18 tas opp til aspirantkurset hvert år. Kurset varer i tre år, og trøsten er at de fleste får fast jobb i UD etterpå. Og som vi har skjønt: Der kommer de til å bli.

− Vi ser ikke bare på de akademiske merittene. Vi er mer opptatt av de personlige egenskapene. De som tas opp må være gode lagspillere. De må også ha nødvendig evne, robusthet og fleksibilitet til å utføre oppgavene og rollene som forventes av dem som diplomater, sier ekspedisjonssjef Andreas Gaarder.

− UD har satset bevisst og tungt på lederutvikling de siste 20 årene. Det er svært viktig med gode ledere der ute i vår ufortutsigbare verden.