– Varige, stabile produktteam utfordrer prosjektmodellen

Hva gjør dere når noe skal utvikles eller forandres i organisasjonen? Setter dere i gang et prosjekt? Tidsavgrenset, med et klart mål og en gitt ramme med penger og ressurser? Denne måten å jobbe er i ferd med å tape terreng, mener Torstein Nesheim, seniorforsker ved Samfunns- og næringslivsforskning (SNF) ved NHH.

– Det ser ut som om det går i den retningen, sier forskeren til Dagens Perspektiv.

Nesheim viser til at organisasjoner som er basert på datateknologi og programvare, fra Spotify og Netflix til Nav og NRK, i utstrakt grad har tatt i bruk enannen måte å jobbe på: stabile, varige produktteam.

Det betyr ikke at de tradisjonelle, tidsavgrensede prosjektene har forsvunnet, men Nesheim mener å se at det over tid har vært et skifte; der varige produktteam oftere enn før velges på bekostning av tidsavgrensede utviklingsprosjekter.

– Varige, stabile produktteam utfordrer midlertidigheten i prosjekttankegangen, makten til prosjektavdelingen og den tradisjonelle prosjektlederrollen, sier Nesheim.

Dette er et varig produktteam

Så, hva er et varig produktteam? Jo, det er et tverrfaglig team som bygges opp rundt et produkt eller en tjeneste. Teamet følger produktet fra utvikling til drift, videreutvikling og vedlikehold, gjennom hele produktets levetid. Et annet kjennetegn er at produktteamet i stor grad jobber selvstendig, med stor autonomi.

Dette til forskjell fra tidsavgrensede utviklingsprosjekter der utviklerne leverer produktet videre til noen andre etter prosjektets slutt.

Torstein Nesheim forsker på varige, stabile team i softwarebaserte virksomheter, og presiserer at det er denne typen virksomheter han uttaler seg om når han snakker og skriver om dette. Men samtidig er det stadig flere bransjer og bedrifter som blir softwarebaserte.

Nesheim har studert overgangen fra utviklingsprosjekter til varige produktteam i to norske virksomheter. I tillegg har han registrert utviklingen i flere andre virksomheter.

– To store fordeler

I intervjuene Nesheim har gjort forteller de som selv jobber i varige produktteam at stabilitet i team-medlemskapet har to store fordeler: økt produktkunnskap og økt psykologisk trygghet/bedre samarbeid i teamet

– De jobber med komplekse produkter, og fremhever at forståelsen øker når teamet får jobbe med produktet over tid. De forteller også at når du har det samme teamet over tid, så blir folk tryggere på hverandre og de tør i større grad å utfordre hverandre. Relasjonene blir bedre, de samarbeider bedre, sier Nesheim.

– Tillit er ikke noe som kommer automatisk. Det tar litt tid.

Respondentene sammenligner de varige teamene med tidsavgrensende prosjekter, som de også har erfaring med, og sier at kompetanse om produktene da ofte forsvinner. Fordi utviklerne går videre til andre produkter.

Prosjektproblemer

Et av argumentene for å bruke tidsavgrensede prosjekter, er at man kan hente inn spisskompetanse i ulike team for en avgrenset periode, og slik få en god og fleksibel utnyttelse av knappe ressurser.

I en artikkel i Magma skriver imidlertid Nesheim at respondenter han har snakket med har erfart at overføringen fra utviklingsprosjektet til drift ofte fungerte dårlig. Noen ganger hadde drift og utviklere dessuten ulikt syn på hva som var den beste programvareløsningen: «Hvorfor har vi gjort det på den måten i første omgang og så blir det behov for å skrive alt på nytt?», spør en av dem som er intervjuet.

Det påpekes også at de avgrensede utviklingsprosjektene ofte fikk detaljerte kravspesifikasjoner, fulgt av hyppig oppfølging og dokumentasjon – og dette skal ha gått utover selvbestemmelse, kreativitet, tempo og innovasjonsgrad.

Hva er ulempen med varige team?

­Men – også varige, stabile produktteam kommer med noen utfordringer. Respondentene til Nesheim peker på redusert fleksibilitet som en mulig fare.

– De forteller at teamet ofte fungerer så godt at folk vil ikke flytte på seg. Dermed får de heller ikke nye folk inn, sier forskeren, som mener det gjelder å finne en balanse i spenningen mellom fleksibilitet og stabilitet.

– Er det en risiko for at stabile team stivner over tid og blir lite innovative?

– Om de blir mindre innovative vet vi ikke, det har vi ikke målt. Men en av utfordringene med varige, tverrfaglige produktteam, er å passe på at det er rom for faglig utvikling av spisskompetansen til medlemmene i teamet. Vi finner at organisasjonene er oppmerksomme på dette, og håndterer det på ulike måter. Noen velger en matriseorganisasjon der medarbeiderne har en dobbel tilhørighet; både til et team og til en fagavdeling. Andre har innrettet seg på andre måter.

Om det å jobbe i varige produktteam på påvirker kvaliteten på produktene, har ikke forskerne studert.

Kun for de store?

Så kan man også lure på om varige, tverrfaglige produktteam kun er relevant for store organisasjoner, all den tid mindre organisasjoner kan måtte bruke den spisskompetansen de faktisk har flere steder i organisasjonen.

Torstein Nesheim bekrefter at det er lettere å oppnå et ideal om en medarbeider som kun jobber i ett team i en stor organisasjon, men ser samtidig at en del starter i det små og siden utvider antallet team.

– Når vil du anbefale ledere å vurdere varige produktteam?

– Først og fremst når virksomheten i stor grad er softwarebasert og har produkter og ytelser som er lette å identifisere; som ikke går så mye kryss og tvers, sier Nesheim, som presiserer at han ikke tror at tidsavgrensede prosjekter vil forsvinne.

Men han har tro på å finne en balanse mellom utviklingsprosjekt og varige produktteam.

Hva ledere bør tenke på

Ledere som vurderer varige produktteam, bør tenke igjennom hvordan det vil berøre eksisterende organisasjon, råder Nesheim. Vil det påvirke linjene og arbeidsmetodene i hierarkiet? Vurdér også hvor det eventuelt trengs ny kompetanse og nyansettelser, hvilken rolle ansatte og eventuelle konsulenter skal ha, samt samspill med utviklingsprosjekter.

I populærlitteratur om organisasjon og ledelse, i konsulentmiljøer, i blogger og podkaster snakkes det om mye varige, stabile produktteam, men innenfor organisasjonsfaget forskes det lite på modellen og overgangen fra prosjektlogikk til varige produktteam, konstaterer Nesheim. Men forskningsmiljøene er ikke fullt så ivrige.

– Det er påfallende at det forskes så lite på noe som er så utbredt i praksis og så synlig. Jeg mener det er både interessant og viktig å forske på hvorfor så mange organisasjoner går over fra prosjekter til varige team. Det er en stor og viktig endring.