Avslappet VM-sjef

Det er en spesiell og spennende lederoppgave. I tre og et halvt år har VM-sjef Åsne Havnelid jobbet fram mot et 11 dager langt verdensmesterskap på ski. Forventningene til mesterskapet er høye, og denne uken startet endelig VM i Oslo.

– Det er en spennende jobb. Du bygger opp et prosjekt helt fra bunnen av. Planlegger, gjennomfører og avvikler. Hele veien har du absolutte tidsfrister, og du kan ikke skyve på målet på grunn av tekniske problemer. Den 23. februar skulle det være klart for åpningsseremoni og skirenn, sier Åsne Havnelid.

Onsdag denne uken – den 23. februar – var det klart. Åpningsseremonien gikk sin gang med musikk, sang, dans, barnetog, fyrverkeri og taler, og politiet anslo at over 50.000 tilskuere hadde funnet veien til VM-festivitasen. I Holmenkollen var det kvalifiseringsrenn. Kenyaneren og Dæhli-vennen Philip Boit klarte riktignok ikke å kvalifisere seg til 15-kilometeren, men smilte fra øre til øre likevel. En annen som smilte nesten like bredt, var Åsne Havnelid. Nå var VM endelig i gang.

– Ingen vinner alene

21 VM-øvelser, premieutdelinger pluss en lang rekke kulturarrangementer. 650 utøvere, 2200 frivillige medarbeidere, flere hundre tusen tilskuere og flere hundre millioner TV-seere. Det er mange detaljer som skal være på plass for at dette arrangementet skal bli den folkefesten Havnelid har gjort sitt beste for å bygge opp til.

– Hvordan gikk du som leder løs på denne oppgaven?

– Det høres kjedelig ut, men dette handler om å bygge stein på stein. Jeg bruker mye av det jeg har lært i toppidretten. Skal du prestere, er det avgjørende å ha et velfungerende team rundt seg. Ingen vinner alene. Dessuten må du ha tydelige mål, som igjen brekkes opp i delmål, planer og tiltak. Oppfølgingen av alle mål og tiltak skjer deretter kontinuerlig, slik at man tidlig kan justere kursen hvis noe ikke går etter planen.

Personlighetstesting

Når det gjelder teamene, så har selve «laguttaket» skjedd ved at Havnelid & Co. har plukket ut folk som har utfyllende kompetanse og erfaring. De har også gjort det til et poeng å rekruttere inn både kvinner og menn, folk i ulike aldre og folk med ulik kulturell bakgrunn. Mangfold gir best resultat, mener VM-sjefen.

– Hvordan har dere gått fram for å finne de rette?

– Når vi har plukket folk til sentrale funksjoner, har vi brukt ulike verktøy, blant annet personlighetstester. Vanligvis bruker man lang tid på å bygge opp en organisasjon. Vi måtte gjøre det på kort tid, og har derfor hatt stor nytte av slike verktøy.

Den formelle erfaringen er det enkelt å få oversikt over. Det er langt mer krevende å finne ut hvilken type folk det er man har med å gjøre. Hvem er kreative? Hvem er strukturerte gjennomførere? Hvem er gode integratorer? Havnelid forteller at det var her personlighetstestene kom inn som verktøy. Hun smiler.

– Folk vet hvilke roller de er tiltenkt, og internt snakker vi om disse «typene» med humor: «Klarer du som er så kreativ å få struktur på dette, da?»

En plan for nesten alt

Da Ukeavisen Ledelse intervjuet Åsne Havnelid i forkant av VM, var forberedelsene godt i rute. De var i ferd med å sette opp 240 smøreboder, et 6000 kvadratmeter stort pressesenter, publikumstelt, telt til de frivillige og 18 kilometer med gjerder. Midlertidige konstruksjoner alt sammen.

Beredskapsplanene for ting som kan gå galt, var også klare. Hvem brøyter hvis det kommer et stort snøfall? Hva hvis strømmen går i anlegget? Hva hvis T-banen ikke går? Under selve VM er det hver dag morgenmøter hvor man går igjennom ståa, og utfordringer det ikke måtte være noen plan for, må tas på strak arm. Har et team hatt en ekstra lang vakt og det ikke er mer mat igjen, må det på en eller annen måte skaffes mer mat. Så enkelt, men vanskelig er det bare.

– Skjer det noe, kan vi ikke si at vi ikke har noen løsning. Vi må finne en løsning, sier Havnelid.

– Er det en skremmende tanke?

– Nei, det er herlig. Jeg er veldig løsningsorientert som person. Alt lar seg løse, selv om det kanskje blir litt annerledes enn du først hadde tenkt.

Spent sjef

Åsne Havnelid smiler ofte, og er i jevnt godt humør. Som leder involverer hun seg og bryr seg om folk, samtidig som hun stiller veldig tydelige krav.

– Er du en leder som engasjerer deg i detaljer?

– Jeg er ganske bevisst på at jeg ikke skal være en propp i systemet. Vi har ledere som er ansvarlige for sine områder, men de vet at de kan komme og si ifra til meg hvis det butter. Så finner vi i fellesskap en løsning.

– Var du urolig før VM?

– Jeg var spent, og gledet meg veldig.

– Hva skjer hvis tåka kommer sigende innover Holmenkollen?

– Det er veldig synd hvis det skjer, men det blir hopprenn likevel. De kan hoppe i tåke. Akkurat det er verst for publikum. Det er verre hvis vind gjør det uforsvarlig å hoppe. Da må vi utsette, og det må tas en avgjørelse på hvor lenge vi kan utsette, noe som blant annet krever en dialog med NRK og FIS.

Å lede frivillige

De har fulgt læreboka. De startet med visjon og verdiplattform, og har involvert mange i prosessen. Utøverne, trenere, Oslo kommune og samarbeidspartnere. Havnelid omtaler mesterskapet som en eneste stor dugnad.

De 2200 frivillige som jobber under VM, er nennsomt plukket ut. De har fått opplæring og har vært på motivasjonssamlinger. For mange er dette en opplevelse for livet, og for en del er dette en erfaring det kan være nyttig å ha med seg i arbeidslivet.

– Hva er forskjellen på å lede frivillige kontra fast ansatte?

– Hvis de ikke dukker opp, kan du ikke trekke dem i lønn. Du har ingen sanksjonsmuligheter, og dermed er det enda viktigere enn ellers at folk er motiverte og at de er trygge på det de skal gjøre. Men de som har lyst til å være med, er gjerne motiverte, og vår jobb er å sørge for at det er nok folk på vakt og at vi har gode systemer for å ta imot beskjeder om frafall. Vi har satt opp en web-basert frivilligportal. I en organisasjon som dette er informasjon kanskje enda viktigere enn i en bedrift.

Rasjonell og rolig

– Hvem henter du selv støtte hos hvis du trenger det?

– Jeg har en flott ledergruppe. I tillegg jobber jeg tett med styreformann Svein Aaser og resten av styret. Vi har et godt og profesjonelt styre, sier Åsne Havnelid, som selv ikke vet hvor mye idrett hun får se under mesterskapet. Det kommer helt an på om det skjer uforutsette ting underveis.

Men jo, hun sover godt om nettene.

– Jeg er veldig rasjonell og rolig. Det hjelper ingen om jeg sover dårlig om nettene.

Når hun er så rolig som hun er, er det fordi hun har et godt team rundt seg, sier hun.

– Jeg alene hadde ikke klart å løse noen ting. Sammen finner vi gode løsninger, og vi ønsker alle at dette skal bli en folkefest.