Positive til medarbeider­samtalene

• BAKGRUNN:-Medarbeidersamtaler kan gjøre vondt verre

Erik Råd Herlofsen, personaldirektør i Storebrandn

–Gode samtaler viktige for godt arbeidsmiljø

1. Gjennomfører dere medarbeidersamtaler?

– Storebrand gjennomfører regelmessig medarbeidersamtaler for alle ansatte. Det avholdes en fast årlig samtale i desember/januar hvor man evaluerer det foregående år og blir enige om forventninger og mål for det kommende året. Deretter er det flere oppfølgningssamtaler i løpet av året.

2. Hva er hensikten med samtalene?

– Vi gjør naturligvis dette for å skape klarhet i leders krav og forventninger til medarbeider og avdeling, for å gi tilbakemeldinger på medarbeiders prestasjoner og for å diskutere trivsel og arbeidsmiljø. Det utveksles ideer og forslag til forbedringer, og medarbeider gis anledning til å gi tilbakemeldinger til leder, noe som igjen gir leder økt kunnskap om medarbeideren.

3. Hvilke effekter har samtalene?

– Effektene er vanskelige å måle, men vi ser av sykefravær og trivselsundersøkelser at de lederne som evner å holde gode medarbeidersamtaler jevnt over, har bedre resultater på alle områder og det er etter min oppfatning ingen tvil om at gode samtaler er svært viktige for et godt arbeidsmiljø.

Knut Sandvold, HR-direktør i legemiddelfirmaet Pfizer

–Sikrer avklaring av roller og mål

1. Gjennomfører dere medarbeidersamtaler?

– Ja, tre ganger i året for alle ansatte.

2. Hva er hensikten med samtalene?

– Den første samtalen dreier seg om utviklingsbehov (presentert av begge parter), å lage en utviklingsplan og å knytte konkrete målsettinger og måleparametere til planen. Den andre samtalen (midt i året) er et sjekkpunkt på hvor vi står med hensyn til utviklingsplanen og målene, og en eventuell revidering. I tillegg inneholder denne samtalen en feedback til lederen, samt mer myke parametere som trivsel og samarbeidsforhold. Den siste samtalen ved årets slutt er en evaluering av året som har gått i forhold til utviklingsplan og mål.

3. Hvilke effekter har samtalene?

– I utgangspunktet er tilbakemeldingene gode, det bekrefter klimaundersøkelsene våre. Felles forventninger blir avklart, og en sikrer en avklaring av rolle og mål. Medarbeidersamtaler er med på å styre hvem som er ansvarlig for hva, og en viktig forutsetning er at hver enkelts mål er knyttet opp mot selskapets overordnede mål og strategier. Vi har en årlig talent audit, hvor ledelsen gjennomgår alle ansatte med hensyn til prestasjoner, potensial, utviklingsbehov og -planer. Deler av denne gjennomgangen stammer fra medarbeidersamtalene og sikrer en god total-oversikt både for ledelsen og i hver avdeling.

De negative elementene rundt medarbeidersamtaler kommer oftest på slutten av året i forbindelse med evalueringen, siden oppnåelse av mål og utviklingsplaner også er knyttet til bonus og delvis til forfremmelser. En annen trussel er fremmedgjøring og mangel på eierskap dersom utviklingsplaner og mål ikke er et resultat av en viss grad av påvirkning fra den ansatte. Jeg vil si at resultatet av medarbeidersamtaler henger nøye sammen med godt lederskap, opplæring og frihet under ansvar, det vil si at den ansatte i stor grad kan styre «hvordan» og anerkjennes for ikke bare for hva de oppnådde, men også hvordan.

Eva Hvam, organisasjonsdirektør i Mester Grønn AS

–Hever kompetansen

1. Gjennomfører dere medarbeidersamtaler?

– Alle ledere med personalansvar har ansvar for å gjennomføre medarbeidersamtaler. Dette skjer med utgangspunkt i et ferdig laget skjema, med rom for «utvidelse». Medarbeidersamtale skal gjennomføres med alle de ansatte (ca 800 personer) minimum en gang pr år. Det er laget klare rammer for hvordan samtalen skal foregå. Samtaleskjema og informasjon er lett tilgjengelig for alle ansatte, slik at både ansatt og leder har lik mulighet til å forberede seg.

2. Hva er hensikten med samtalene?

– Hensiktene er gjennom kommunikasjon og dertilhørende planlegging, handling og oppfølging:

• å forsterke samarbeid og samhandling på alle plan i organisasjonen; herunder teamutvikling, arbeidsmetodikk, forbedring av arbeidsmiljø, klarlegging av mål og tiltak for å jobbe sammen mot samme mål.
• å gi medarbeideren mulighet og motivasjon til å ta riktig action når det trengs ved å kartlegge hvilken informasjon medarbeideren har/mangler og lage en plan for kompetanseheving på aktuelle temaer. Informasjon, forståelse og involvering er et viktig mål for medarbeidersamtalen. Prestasjonene, viljen og utførelsen blir best når medarbeideren forstår hvorfor og hvordan.
• å gjøre kommunikasjon, mål og utfordringer tydelige slik at alle er trygge på hva som forventes, hvordan vi gjør ting og hvor vi skal. Konkret tilbakemelding på resultater og prestasjon.
• å kartlegge opplærings- og utviklingsbehov slik at alle får riktig opplæring for å mestre arbeidet.
• å skape motivasjon, tillit og kompe-tanse slik at vi vil og kan endre og utvikle oss sammen i riktig retning. Ved å kartlegge hva som oppleves som mest motiverende kan vi finne nye og spesielle ansvars- og utviklingsområder som virker motiverende. På den måten beholder vi gode medarbeidere som vil og kan.

Mester Grønn har over 80 prosent intern rekruttering og svært lav turnover på ledernivå, det vil si meget gode muligheter for egenutvikling og karrière – og høy lojalitet til firmaet.

3. Hvilke effekter har samtalene?

– Mester Grønn har ikke gjort noen konkret måling av dette. Indirekte resultater er for eksempel gjennomførte opplæringsplaner (fra medarbeidersamtalen) som hever kompetansen, karriereendringer, endringer av ansvarsområder – som igjen fører til at medarbeidere forblir i bedriften.