11 tips for ­nedbemanning

1 Bruk tid på planleggingen av prosessen

En nedbemanning som er godt fundert medfører at bedriften klarer å identifisere kritiske milepæler og lage en god og klar tidsplan. Altfor ofte ser vi at bedrifter haster av gårde med til dels dårlig funderte planer, og at prosessen kjører seg fast allerede før den er kommet i gang.

Jo lengre tid det tar å gjennomføre en prosess, jo mer tærer det på motivasjonen både for dem som må gå og de som er igjen i bedriften.

2 Involver ansatte/tillitsvalgte

Dersom ansatte og tillitsvalgte inviteres til å være med i utredningen av omstillingsprosessen skaper man en sterkere vi-følelse i prosessen, og følgelig også en større aksept for beslutningen man faller ned på. For å sikre at informasjon ikke lekker ut i organisasjonen, kan det være lurt at ansatte og tillitsvalgte må undertegne en taushetserklæring. Arbeidsmiljøloven for øvrig setter visse krav til involvering av de tillitsvalgte før beslutningen om nedleggelse er tatt. Se arbeidsmiljøloven vedrørende masseoppsigelser.

3 Kommunikasjonsplan

En gjennomarbeidet kommunikasjonsplan skaper større trygghet og aksept blant de ansatte, kunder, leverandører, nærmiljø, investorer etc. Av erfaring ser vi at det alltid vil være et stort umettelig behov for intern informasjon fra de ansatte. Tilfredsstilles ikke dette behovet oppstår spekulasjoner, mistro og rykter. Dette vil over tid kunne påvirke motivasjon, arbeidsmiljø og produktivitet blant alle ansatte, også de gjenværende. Vi har mange eksempler på at dårlig informasjon internt har en direkte påvirkning på produktiviteten i selskapet. Det er også viktig å ha en god plan for ekstern kommunikasjon slik at budskapet blir så entydig og rett på sak som mulig.

4 Organisering

Som i alle store prosjekter er det viktig at ledere som skal bidra i prosessen er gitt klare og tydelige roller. Rollene må være utvetydige i forhold til mandat og ansvarsforhold. Sørg også for at hele ledelsen står samlet før dere setter i gang nedbemanningen. Alle bør være godt drillet på hva slags rolle de har gjennom prosessen, forståelse for budskapet og en solid kunnskap om endringsledelse. Ledertrening foran en nedbemanning bør være obligatorisk, slik at alle ledere er samkjørte med felles forståelse av prosessen før man setter i gang.

5 La ikke gravalvoret prege organisasjonen

En omstilling er vanskelig for ansatte og ledere. Ledelsen bør likevel forsøke å skape et positivt klima hvor ikke negativitet og pessimisme får slå rot. Et slikt miljø vil redusere kampviljen og motivasjonen i bedriften.

6 Respektfull ledelse

I Jobbprat erfarer vi at en rekke bedrifter er svært gode i planlegging og teknisk gjennomføring av prosesser, men glemmer å ha enkeltmenneskene i fokus. Slike verdier som respekt og omsorg fra leder er noe av det de ansatte kjenner sterkest på kroppen gjennom en vanskelig prosess. Eksempelvis så vi noen år tilbake en ingeniørbedrift som utarbeidet en solid og kvalitetssikret prosessplan, hvor de ansatt fikk svært gode sluttpakker. Likevel var de ansatte misfornøyde med hvordan bedriften deres håndterte nedbemanningsprosessen. Mye av årsaken var at lederne ikke viste interesse for de ansatte, og enkelte ansatte følte seg neglisjert av sine nærmeste ledere i en vanskelig periode i deres liv.

7 Opprett en arbeidsgruppe som skal levere innspill til ­beslutningen

Ved å opprette arbeidsgrupper hvor ledere og tillitsvalgte er representert, sørger man for en sterkere vi-følelse i prosessen. Det vil også medføre større aksept blant de tillitsvalgte rundt beslutningen man faller ned på.

8 Juridiske ­betraktninger

Det er svært viktig at prosessen holder mål, rent juridisk. Sørg for at kravene til saksbehandling følges. Klarèr alle papirer som skal deles ut eller publiseres til ansatte. Går du til oppsigelser uten å følge arbeidsmiljøloven er du garantert at det vil koste deg dyrt. Ta også hensyn til fortrinnsretten, egne krav ved masseoppsigelser, utvelgelseskriterier, kravene til saksbehandling samt dokumentar behovet for ­nedbemanning.

9 Vær konsekvent

Behandles ansatte ulikt underveis i prosessen, undergraves tilliten til lederne både blant de oppsagte og de gjenværende. Forskjellsbehandling vil kunne skape misnøye, usikkerhet og misunnelse. Det kan også oppfattes som at noen sitter tryggere i jobben enn andre. Eksempelvis vil det være svært galt å innvilge dyre kurs på flotte kurssteder til enkelte ansatte mens det foregår en utvelgelsesprosess av hvem som skal sies opp samtidig.

10 Tilby outplacement

Gi de ansatte støtte til å finne seg nye jobber. Dette sikrer at de ansatte får en trygghet på at de blir ivaretatt, også etter at de må forlate sine arbeidsplasser. Mange bedrifter har innsett at det er bedre å tilby støtte til å finne seg ny jobb, enn å tilby den ansatte rene sluttpakker i kontanter. For den ansatte er naturligvis pengeutbetalinger svært fristende der og da, men bidrar i lengden ikke til at den ansatte kommer seg inn i en ny jobb.

11 Marker overgangene

Sett en sluttstrek for nedbemanningen når det er på tide å avslutte endringsprosessen. Lag en markering av skillet og la lederne vise målene og vyene for framtiden.