Det offentlige bygger opp egne «konsulentmiljøer» for å lykkes med digitalisering

Det er gode tider for konsulentbransjen. Ifølge tall fra Samferdselsdepartementet som Aftenposten har studert, har staten brukt 3,3 milliarder kroner på konsulenter i forbindelse med jernbanereformen siden 2013.

Senterpartiet Marit Arnstad fortviler. Til Dagens Perspektiv sier hun at Senterpartiet støtter alle tiltak som kan redusere det offentliges bruk av eksterne konsulenter.

Et slik forslag kom nylig fra den innflytelsesrike og kontroversielle spesialrådgiveren Dominic Cummings som står bak et britisk initiativ for å redusere offentlig bruk på konsulenter.

Han vil nå opprette et offentlig konsulentbyrå som skal redusere bruken av eksterne eksperter fra bedrifter som McKinsey og Accenture.

En ekstra motivasjon skal være å stoppe at forvaltningen «frarøves» viktig erfaring med store prosjekter.

• LES OGSÅ | Vil opprette offentlig konsulentmiljø

Det ikke en ny ide å ha egne tverrfaglige utreder-miljøer i det offentlige. For eksempel lever restene fra gamle Statskonsult videre i direktoratsfæren.

Men det som Oslo kommune er i ferd med å bygge opp, er noe litt annet.

Etter at Robert Steen med Schibsted-bakgrunn ble finansbyråd i Oslo, oppstod Origo i 2017. Om hvorfor det var behov for noe sånt uttalte Steen til Dagsavisen for noen år siden: «Vi vil redusere bruken av eksterne konsulenter».

Utypisk kommunedirektør

Tine Reuterdahl er direktør i Oslo Origo. Hun er en utypisk kommunedirektør. For det første har hun IT-studier. Så har hun jobbet med forretningsutvikling. I 1999 var hun med på å starte opp Finn.no.

Hun har også jobbet med det alltid like nært forestående «tingenes internett» i Telia. (Det tok lengre enn vi trodde, sier hun. Men automatisering kommer, vær trygg!).

Bakgrunnen fra IT og næringslivet setter henne i en unik posisjon i kommune-Norge. Mens mange offentlige ansatte ofte føler på avstanden til brukerne, har hun selv snakket med over 150 bedrifter om hvilke digitaliseringsbehov de faktisk har.

Det er ikke lite – selv om det kan være vanskelig å få øye på. Sporing av eiendeler er det for eksempel mange som vil ha nytte av. Det mistet utrolig mye materiell og utstyr hvert år.

Jobber tverrfaglig

Origo skal «gjøre hverdagen enklere for innbyggerne». I praksis handler det blant annet om å automatisere saksbehandlingen, og også om å skape nye eller forbedrede, og mer treffsikre, tjenester til innbyggerne.

Det er en enorm oppgave. Oslo kommune har rundt 500 forskjellige tjenester som innbyggerne kan søke på – alt fra barnehageplass til trefelling.

– Mye har vært analogt. Man har skrevet ut skjema på pdf, fylt ut og sendt inn. Vi vil til en situasjon der det er enklere for innbyggere og oppdage og få tilgang til tjenestene de har rett på, sier Reuterdahl.

Det siste er mindre opplagt enn det høres ut. Ikke alle kommunens innbyggere har fått med seg hvilke tjenester de har krav på. I en verden med bedre datadeling, vil kommunen lettere vise dette frem, er målet.

I løpet av de neste ukene skjer det i så måte en liten revolusjon i offentlig sektor. Oslo kommune får tilgang på data fra Skatteetaten om brukerne. Dermed blir det mulig å for kommunen å forenkle prosessen for de som for eksempel har krav på billligere barnehage eller bostøtte og mye mer.

– Det er 32 kommunale tjenester som blir enklere bare fordi vi deler disse dataene med Skatteteen, sier Reuterdahl.

I 2020 ble Origo omdannet til etat. Tanken har hele tiden vært at det skal være et miljø som aktivt legger til rette for at flere tjenester digitaliseres og at data deles på tvers av siloer. Redskapene er smidige arbeidsmetoder og produktutvikling hentet rett ut av IT-bransjen.

Reuterdahl forteller at ser de på seg selv som et tverrfaglig kompetansemiljø. Fra starten i 2017 har gruppen vokst fra 20 til rundt 100 ansatte.

Ikke alle er IT-utviklere.

– Vi har en del teknologer, men hos oss er det like viktig å forstå organisasjoner og juss som å kunne kode, sier Reuterdahl.

Folkenes hennes jobber gjerne i små team.

Når en tjeneste skal digitaliseres, blir problemstillingen gitt til en liten gruppe bestående av jurister, teknologer, tjenestedesignere og eksperter på organisasjonsutvikling sammen med ansatte i tjenestene som har hatt skoene på.

Er det en helsetjeneste som skal under lupen, tar man kanskje inn en sykepleier, er det en skoletjeneste, er kanskje en lærer den som har best kjennskap til den faktiske bruken.

– Det viktigste er å jobbe tett med de som faktisk leverer tjenesten til vanlig, sier Reuterdahl.

I bydel Stovner frigjorde de en leder til å jobbe med teamet 100 prosent for å utarbeide en veiviser som skal gjøre helsetjenester lettere tilgjengelig for brukere over 65 år.

– Tjenestedesignere og organisasjonsutviklere er spesielt viktige i starten når problemstillingene fortsatt er litt ulne, sier hun.

Etter hvert som man for bedre forståelse for utfordringene, utvides teamet med flere og man kan begynne med selve utviklingen.

Produktområder

Når det arbeidet er ferdig, betyr det ikke at Origo går videre til det neste. Alt omtales som langsiktige satsinger som skal følges opp og videreutvikles. Dette er organisert i seks produktområder. Det kan for eksempel være produktområdet Åpen tilgjengelig by.

– Produktområdelederen har en visjon å jobbe etter og skal løse problemene med smidig metode, men vi sier oss egentlig aldri ferdig med et prosjekt, sier Reuterdahl.

Et av produktene som har kommet gjennom Åpen tilgjengelig by-området er den såkalte Oslonøkkelen som gir brukerne tilgang på låste kommunale lokaler via app og Bank-ID. Dette kan være alt fra gjenvinningsstasjoner til biblioteker og skoler etter stengetid.

Etter lanseringen i 2019 har appen fått 170.000 brukere.

Storbylegevakt

Den kanskje største utfordringen har Origo akkurat kastet seg ut i.

Mens rundt halvparten av landets kommuner vurderer å samarbeide om å utvikle kommunale e-helseløsninger i det store Akson-prosjektet, har Oslo valgt å gå sin egen vei.

Ifølge helsebyråd Robert Steen er det flere grunner til det. Han er blant annet tvilende til prosjektets størrelse, og dessuten trenger han løsninger nå straks, for storbylegevakten skal stå klar i 2023.

Reuterdahl forteller at de er noen uker inn i prosjektet.

– Vi har fått oversikt over problemstillingene, men har ikke begynt med selve utviklingsarbeidet ennå, sier hun. – Vi har sirklet inn noen områder som vi må jobbe mer med.

Som med all tjenesteutvikling Origo jobber med, handler det om å gå gjennom brukernes møte med tjenesten. Fra man ringer til legevakten til man møter opp og får behandling.

Røntgen er en spesiell utfordring. Siden det utføres av OUS som ligger under statlig spesialisthelsetjeneste, må kommunens systemer lykkes med denne kommuniseringen over grensene. Det gjør ikke systemene i dag.

Arbeidet kan bli mer sentralt enn det kanskje ser ut som i dag. Både Frp og Ap har kuttet i de statlige bevilgningene til Akson-prosjekter i sine alternative statsbudsjett.

Kommuenene har på sin side klare forventninger om at staten dekker en del av regningen på det store IT-prosjektet.

Korona-beredskap

Oslo Origo har blitt møtt med kritikk fra blant annet Oslo Høyres Erling Lae Solberg. Han har ønsket å omdisponere millionene som byrådet har bevilget.

Lae Solbergs kritikk har gått ut på at hele tankesettet bak Origo er gammeldags og at det vil kunne gå utover tjenestetilbudet.

Han har også vært kritisk til at det rødgrønne byrådet vraket det borligere programmet for elektroniske tjenester som han selv var ansvarlig for i sin tid. Ifølge en evaluering skapte dette programmet 3 milliarder i gevinster for kommunen.

Det kan synes som en politisk strid om hvem som skal ha æren for digitaliseringen.

Uansett kan det være betydelige fordeler med å ha sitt eget utviklermiljø internt i krisetid.

Da landet ble rammet av den første bølgen med koronasmitte, stilte Origo seg til disposisjon.

Sammen med helseetaten og flere andre fikk de opp løsninger som har bidratt til å forenkle smittesporing og som har tatt av det verste trykket på koronatelefonen.

– Vi ble ikke beordret til å kaste oss rundt. Det var bare en oppfatning blant alle at det var det eneste naturlige, sier Reuterdahl.

Origo er nå tilbake til å jobbe som før krisen.