Få det gjort!

Du har satt deg et mål. Ringet rundt fristen i kalenderen. Satt opp en plan for dagen og for den neste uka. Likevel kommer du ingen vei. Allerede på dag 1 røk den første tidsfristen. Dag 2 går med til å ta igjen det ugjorte. På dag 3 dukker ulysten opp, og den fjerde dagen var det så mye annet som var viktigere. Planene blir liggende i kontorskuffen, og den dårlige samvittigheten kommer snikende.

Hvorfor skal det være så vanskelig? Hvorfor gjennomfører vi ikke?

Vi ringer Lisa Vivoll Straume, doktorgradsstipendiat i psykologi ved NTNU og faglig leder i MIND: AS.

– Årsakene kan være mange. Noen ganger mangler vi motivasjon eller vi synes ikke oppgaven er viktig nok. Andre ganger handler det mer om hvordan vi håndterer egne følelser, tanker og reaksjoner.

En vanlig grunn til at vi ikke får gjort det vi skulle, er at vi utsetter. I psykologien har det et eget navn: Prokrastinering.

– Prokrastinering betyr at vi utsetter avgjørelser eller oppgaver som skal gjøres – selv om vi vet at det får negative konsekvenser, sier Straume.

I morgen, i morgen …

Tendensen til å utsette er allmennmenneskelig, men gjør seg særlig gjeldende hos mennesker som er pliktoppfyllende og setter høye krav til seg selv, påpeker hun. I stedet for å utsette oss for det potensielle ubehaget ved å mislykkes eller ikke leve opp til egne eller andres forventninger, velger vi det som umiddelbart føles mest trygt, nemlig å unngå hele oppgaven. Å utsette arbeidet blir dermed en slags strategi for å håndtere angsten vi føler.

Dette er i utgangspunktet helt normal atferd, og relativt ufarlig en gang i blant, men hvis det blir en uvane, kan det ha større konsekvenser som skam og skyldfølelse, i tillegg til et dårlig rykte utad.

Typisk når vi utsetter noe vi skulle ha gjort, er at vi unnskylder atferden overfor oss selv. «Jeg jobber best under press», sier du kanskje. Eller: «Jeg må ha godt lys når jeg jobber, derfor gjør jeg ikke dette i kveld».

– Det du egentlig sier, er: «Jeg prioriterer ikke dette nå». Dette handler om preferanser, ikke forutsetninger for å få jobben gjort, påpeker Straume.

Oppfatningen om at «jeg jobber best under press» oppstår fordi tidsfrister tvinger oss til å være effektive, og vi opplever at vi jobber godt. Men resultatet blir sjelden bedre av at vi har dårlig tid, påpeker Straume. Snarere tvert imot.

Ta et valg

Enten årsaken er redsel for å feile eller manglende interesse for oppgaven som skal gjøres, finnes det heldigvis en vei ut av uføret. Et første skritt på veien er å forsøke å forstå hvorfor en ikke tar tak i oppgaven.

– Her gjelder det å unngå å gjøre seg selv til offer for egne handlinger. Når du bare lar tiden gå, eller gjør andre og mindre viktige oppgaver i stedet for den oppgaven du kvier deg for, så er det også et valg. Kanskje er det helt greit at du prioriterer andre ting, men det bør skje som følge av et bevisst valg, sier Straume.

Målet er i større grad å ansvarliggjøre seg selv. I stedet for å skylde på forhold utenfor din kontroll, som at du venter på en mail fra en kollega, bør du ta utgangspunkt i hva du selv kan gjøre. Kan du selv kontakte kollegaen? Kan du selv finne informasjonen du trenger? Kan du begynne med noe annet?

Tenk konstruktivt

Skal du klare å snu den uheldige atferden, må du være bevisst på hvilket fokus som er nyttig for deg, påpeker Straume. En måte å gjøre det på kan være å sette egen læring i fokus heller enn prestasjoner.

– I stedet for å fokusere på hva andre forventer av deg, kan du tenke på hva du kan lære i prosessen. Uansett hvor mange feil du gjør, vil du alltid lykkes med å lære. Dermed blir fallhøyden mindre.

Et nyttig verktøy er dessuten å bruke språket aktivt. I stedet for å si «jeg skal slutte å utsette oppgaver jeg gruer med for», si heller «jeg skal begynne å løse utfordrende oppgaver i god tid».

Deretter bør en prøve å brekke oppgaven ned i så konkrete bestanddeler som mulig. Lag en liste der du konkretiserer hva som skal gjøres.

− Å konkretisere hjelper bevisstheten å fokusere på oppgaven, og vi forbereder hjernen på hva som skal skje, sier Straume.

Listen vil også fungere som en påminnelse, og kan være en måte å synliggjøre fremgang på. Stryk ut punktene på listen etter hvert som du fullfører. Det er belønning i seg selv, lover Straume.

Realistiske mål

Også mangel på impulskontroll og evne til å motstå fristelser, kan ødelegge for de gode intensjonene. Det påpeker William Brochs-Haukedal, psykolog og professor i ledelsesfag ved Norges Handelshøyskole (NHH).

− Vi mennesker tror ofte vi er én person med én tanke og ett mål. I virkeligheten er vi omskiftelige vesener som endrer mål og visjoner svært lett. Vi er påvirkelige, og det tar vi ofte ikke høyde for når vi legger planer, sier Brochs-Haukedal.

En viktig forutsetning for å bli flinkere til å gjennomføre, er derfor å sette mer realistiske mål, mener professoren. Som mennesker har vi lett for å la oss distrahere og avlede, noe vi gjerne glemmer når vi legger planer. Derfor må en god plan inneholde blanke felter med rom for uforutsette hendelser og avbrytelser.

Dessuten, minner professoren om, er ikke alle avbrytelser av den negative sorten. Den lille praten med en kollega over kaffemaskinen kan få deg til å se nye løsninger, og slik være nettopp det du trenger for å få fart i sakene.

Gi deg ro

Det er ikke dermed sagt at en skal være åpen for alle distraksjoner. Noen ganger er en nødt til å skjerme seg for avbrytelser og fristelser. Mye kan gjøres ved tilpasninger i omgivelsene. Skru av telefonen, lukk mailprogrammet eller oppsøk det stedet der du vet du jobber best.

− Du kan for eksempel rydde plass i kalenderen til et møte med deg selv. Denne tiden skal du bare bruke til å fordype deg i oppgaven du strever med, råder Brochs-Haukedal.

Dersom målene dine har et langsiktig perspektiv, er det dessuten viktig at du sørger for å holde dem levende, slik at de ikke går i glemmeboka. Kanskje er en daglig påminnelse det du trenger.

− La oss si at du har som mål å skrive en artikkel. Da kan det være lurt å henge opp en lapp bak PC-en der det står: «Hvor mange ord skrev du i dag?». La lappen henge der som en daglig påminnelse – helt til artikkelen er ferdig.

En flittig kollega

Uansett om du har en tendens til å utsette oppgaver eller lett lar deg avlede, kan det være lurt å ha noe å lokke med i den andre enden. Det påpeker både Brochs-Haukedal og Lisa Vivoll Straume. Å gi seg selv en liten belønning er et effektivt, men lite brukt hjelpemiddel, mener NHH-professoren.

− Jeg tenker ofte på meg selv som min mest flittige kollega. Fortjener han ikke en belønning når han har gjort en god jobb?

− Hvordan belønner du deg selv?

− Det kan være noe så enkelt som at jeg venter med å hente meg en kopp kaffe til jeg er ferdig med en bestemt jobb. Det er utrolig at det virker, men det gjør det! forteller Brochs-Haukedal begeistret.

Andre ganger kan det være på sin plass med en større belønning. Uansett er det viktig at belønningen er knyttet til læring og innsats, ikke selve resultatet, påpeker Straume. Det gjelder enten du belønner deg selv, eller belønnes av en kollega eller sjef. For det er lov å be om hjelp.

– Idet du involverer andre, skjer en form for forpliktelse. Be gjerne en kollega om å følge deg opp på oppgavene og målene du har satt deg. For mange ligger det en sterk motivasjonsfaktor i det å vite at noen følger dem, avslutter hun.