Få inn pengene

Du fakturerer så fort som mulig etter at et salg er gjort og senest én måned etter levering. Sørg for å ha god dokumentasjon på kravet.

Bankene har også ulike faktureringsløsninger for deg som bedrift, og hva som egner seg best avhenger både av hvor mange fakturaer det dreier seg om og om kundene dine er bedrifter eller private.

Ved mange regningsutsendelser, kan du kontakte banken for å få KID-nummer på regningene.

KID har til hensikt å identifisere betaler og hva betalingen gjelder. Dette skal gjøre det lettere å holde oversikt over hvem som har betalt.

Mange bedrifter har en regnskapsavdeling til å ta seg av fakturautsendingene, men det går også an å overlate jobben til andre. En mulighet kan være å bruke www.SendRegning.no. For et visst beløp per regning sender firmaet ut regningene, enten per post eller per e-post.

Når kunden ikke betaler

Når betalingsfristen har gått ut og pengene ikke har kommet inn, er det på tide å følge opp. Du kan velge å purre kunden. Dette er en vennlig måte å minne kunden om at regningen har forfalt, men du er ikke nødt til å purre. Du kan sende så mange purringer du vil, men det er begrenset hvor mange purregebyrer du kan ta.

Purregebyr kan legges til hvis dette er opplyst om, inkludert beløp, i den opprinnelige regningen. Purringen med purregebyr må dessuten inneholde de samme opplysningene som den opprinnelige regningen. Det må ha gått minst 14 dager etter forfall, for opprinnelig regning eller siste utstedte purring, før purring med purregebyr kan utstedes. En purring med purregebyr må ha minimum 14 dagers forfall.

Renter ved for sen betaling kan legges til hvis dette er opplyst om, inkludert rentesats, i den opprinnelige regningen. Renten løper fra forfallsdag når denne er fastsatt i forveien, og ellers fra 30 dager etter at du har sendt kunden skriftlig påkrav med oppfordring om å betale. Forsinkelsesrenten fastsettes hvert halvår av Finansdepartementet, men hvis kunden din er en bedrift, er det også mulig å avtale særskilt rentesats.

Inkasso eller egeninkasso

Du kan overlate de utestående fordringene videre til et inkassobyrå eller en annen inkassator, eller du kan foreta egeninkasso. Hva som lønner seg avhenger av hvor godt du klarer å følge opp kunden selv, om forholdet til kunden, hva du tror best vil sikre et godt videre kundeforhold og beløpet kunden skylder deg.

Ved å bruke et inkassobyrå, overlater du jobben til en aktør som kan gjøre det hele for deg uten at det koster deg noen penger. Inkassobyrået er oppdatert på lover og retningslinjer og har rutiner for telefonisk kontakt med skyldnerne.

Ved egeninkasso må du selv ha gode rutiner på å følge opp fordringene, du må selv holde deg oppdatert på lover og retningslinjer, og du må betale gebyrer til rettssystemet. Det finnes egen programvare for å holde styr på fordringene for bedrifter som ønsker å drive egeninkasso.

Saker som ikke blir gjort opp kan til slutt ende hos Namsmannen eller ende som konkurssaker. Saksgangen dit tar kortere tid ved egeninkasso enn ved å bruke et inkassobyrå. Dette er fordi inkassobyrået har flere typer betalingsoppfordringer med frister å forholde seg til. Det er strengere regler for å drive pengeinnkreving for andre enn å kreve inn penger for seg selv.

Dersom saken går så langt som til Namsmannen, vil veien via et inkassobyrå være dyrere for kunden fordi alle de ulike betalingsoppfordringene har gebyrer som legges til regningen. Dette betyr også at inkassobyrået skal ha en del av pengene som faktisk blir betalt inn til slutt.

Skal inkassobyrået kreve inn pengene, må fordringshaver eller inkassobyrå først sende et inkassovarsel. Inkassovarselet skal opplyse om hva kravet gjelder og beløpets størrelse, være godt merket med at det er et inkassovarsel, ha en betalingsfrist på 14 dager og må være skriftlig.