Hvordan ta imot nyansatte i krisetider

Anna Christensen er rådgiver for HR og internkommunikasjon i Fortum.

SYNSPUNKT. Som et internasjonalt energi- og gjenvinningsselskap med virksomhet i ti land, har vi i Fortum vært heldige og fått flere flinke nye kolleger midt i koronakrisen.

Det har gitt oss noen utfordringer vi ikke var forberedt på, men også noen interessante løsninger. Vi har derfor samlet noen erfaringer og råd vi håper kan ha verdi for andre selskap og ledere som jobber med å ta imot nyansatte mens pandemien fortsatt herjer.

1. Gi den nyansatte forutsigbarhet: Viktigst er det at ledelsen har en klar og tydelig kommunisert plan for hvordan den nyansatte skal tas imot. Ring gjerne din nye medarbeider på forhånd for å forsikre om at jobben ikke er truet og at du gleder deg til hun starter hos dere. Spesielt viktig nå som vi sitter alene på hjemmekontor, er det å lage en plan for de første par ukene for å gjøre hverdagen så strukturert som mulig. Inkluder gjerne kaffeprat og annet sosialt.

2. Teknisk utstyr: Ha alt av teknisk utstyr klart før første arbeidsdag. Dobbeltsjekk gjerne at PC, mobil og annet utstyr er tilgjengelig for din nye medarbeider. Trenger man en ekstra skjerm, en spesialstol eller mus?

3. Informer kollegaer om hvem som skal begynne når: Send ut en felles mail til nøkkelpersoner i selskapet der du informerer om deres nye medarbeider. Fortell når hun begynner, hva hun skal jobbe med, hva hun har gjort tidligere og gjerne litt om hvorfor hun fikk jobben. Gi beskjed om at alle vil bli invitert til speed-dates med den nyansatte.
   
4. Introduksjonsmøter med video: Ha på video på introduksjonsmøter – når man ikke kjenner noen i selskapet fra før er det hyggelig å kunne se hverandre og ha øyekontakt. Det gjør det mer personlig og lettere å bli kjent.

5. Speed-dates: Etter et introduksjonsmøte er det lurt om man raskt setter opp speed-dates med nøkkelpersoner som selskapets nye medarbeider vil jobbe tett sammen med. Det er lettere å bli kjent om man kan prate to og to – selv om det bare er på video.
   
6. Praktisk: Avtal videomøte med personalavdelingen den første dagen på jobb der man går gjennom praktiske ting som hvordan føre timer, hvordan registrere ferie, hvilke systemer man bruker, samt en kjapp innføring i disse og de viktigste kanalene for informasjon og kommunikasjon med ansatte (for eksempel intranett, Yammer og Teams). Nå som vi sitter på hjemmekontor er opplæring i disse verktøyene ekstra viktig.
   
7. Involver: Ha hyppige teammøter slik at din nye medarbeider raskt blir en del av teamet. Sørg for at hun har daglig kontakt med sin egen leder. Legg gjerne opp til oppgaver som gjøres i samarbeid med andre i teamet.

8. Oppfordre kollegaer til å ta kontakt: Det er alltid hyggelig å føle seg velkommen og at andre ønsker å bli kjent med deg.

9. Fysisk møte?: Samfunnet åpnes nå sakte opp. Er det mulig å møte den nyansatte på kontoret første dag? Fysiske møter er alltid best. Hvis det lar seg gjøre, gi din nye medarbeider valget selv. Noen vil gjerne ha første møte ansikt til ansikt, andre ønsker at man tar det virtuelt. Finn gode løsninger slik at den ansatte føler seg ivaretatt og velkommen.

Det er selskapets ledelse som har ansvaret for gode prosesser for nyansatte, men også nye medarbeidere kan med enkle grep gjøre inngangen til sin nye arbeidsplass morsommere og mer effektiv.

Vær nysgjerrig, ta initiativ, still spørsmål og inviter personer du tror det er relevant å bli kjent med selv til videomøter eller en virtuell kaffeprat. I møtet med korona bør vi alle senke terskelen for dialog og kontakt. Samme hvor digital den må være.