Samtalebevissthet og tillitskultur

Rune Semundseth er «Tankevekker og Struktør», samt daglig leder i Businessmastering AS.

SYNSPUNKT: Ordet samtale kan deles i to: sam og tale. Vi skaper tillit når vi lytter til hverandre og når vi forstår hverandre.

Leders evne til å skape tillit er dermed plattformmateriale for transformasjonsledelse. Tillit forutsetter at vi har innsikt i hverandres behov, kompetanse og forventninger. Ærlighet, velvilje og integritet er gode medspillere. Tillitsforhold er ikke en konstant faktor men holdes ved like eller styrkes ved at vi holder oss til det relasjonen er enig om, og som gir relasjonen trygghet og glede. Tillit kan raseres ved eksempelvis avtalebrudd, trusler eller annen negativ atferd. Tillit bygd opp over flere år kan raseres på sekunder. Ja, den bygges i centimetere og raseres i metere. Da kan det ta lang tid å bygge den opp igjen.

I jobbsammenheng er du i et avhengighetsforhold til en leder samtidig som ønsket om å selv velge hvem du bruker mest tid sammen med kan være stort. Uavhengig av pliktnivå i relasjoner, kan vi hele tiden påvirke hvordan relasjonen er, også relasjonen til mennesker du i liten grad liker. Livet blir bedre ved å reflektere over disse sammenhengene, og ved å videreutvikle de relasjonene som har høy grad av avhengighet. Hvert eneste sekund kan vi bidra til at relasjonen til den du sitter eller står ved siden av enten blir kaldere eller varmere.

Tillitskultur

I tillitskultur er det nærliggende å fokusere på tre faktorer: Grad av velvilje, kompetansebygging og integritet eller etterrettelighet.

1. En kultur bygget på velvilje (vilje og evne til samarbeid). Du merker det når en kollega oppriktig ønsker deg alt godt. En god lagspiller spør ofte sine kolleger (overordnet, sideordnet eller underordnet): «hva kan jeg bidra med for at du skal få til det du vil få til?»

En god lagspiller setter seg inn i både egen rolle og de viktigste rollene rundt seg.

2. Kompetansebygging (vilje og evne til utvikling). Når viljen er høy nok, og personen har den rette innstillingen, er det meste mulig. Dog har vi forskjellige talenter, medfødt eller tillært. Kompetanse er de samlede kunnskaper, ferdigheter, evner og holdninger som gjør det mulig å utføre aktuelle funksjoner og oppgaver i tråd med definerte krav og mål. Å forstå egen rolle og virksomhetens plass i samfunnet er vesentlig. For å utvikle rett kompetanse, på kort og lang sikt, vil det være bevisstgjørende å benytte smarte prosesser som fører til tydelige relasjonelle kontrakter. Ferdighetskontrakter, herunder kompetansekartlegging og rolleforståelse, er viktige øvelser og verktøy her. Jeg anbefaler deg å google ordet ferdighetskontrakt om du ikke kjenner til dette verktøyet.

3. Integritet eller etterrettelighet. Integritet handler om vilje og evne til å respektere, å overholde ønskede verdier, spilleregler og normer. For å få det til er det vesentlig at virksomheten har gjennomført tilstrekkelig bevisstgjøring rundt verdier, normer og samspillsregler. Gode verktøy her er forventningskontrakter og forskjellige varianter av strategiske samtaler (bl.a. medarbeidersamtaler og samtaler om normer og artefakter – synlige uttrykk for kultur). Virksomheten er ikke bedre enn de avtalene og normene som respekteres og holdes.

De gode samtalene og den gode mixen

Vi har tre typer samtaler, og de kan gjerne forkortes KaStrOp. Ja, det ligner litt på KaStrUp. Vi skal ut og fly og se på nye innovative grep. Mindre kompetente ledere påstår at de har medarbeidersamtaler med sine ansatte hver dag. Vel, det har de ikke. Medarbeidersamtalen er en årlig eller halvårlig strategisk samtale.

I tillegg til tillit trenger relasjonen leder-medarbeider et tydelig tilpasset samtalekonsept med en fornuftig miks av strategiske og operative samtaler, altså StrOp. Da gjenstår bare kaffesamtalen, altså Ka, en mer ad-hoc-orientert og ikke-planlagt samtale.

Hva betyr samtalekvalitet for bygging av ønsket tillitskultur? Hva betyr forutsigbarhet i samtalen for å skape psykologisk trygghet, et miljø der individet tør å stå opp for seg selv, sine bidrag, sine verdier, sine prinsipper og meninger? Oppbyggende og verdige samtaler bygger tilhørighet og trygghet. Mennesket er komplekst og enhver relasjon trenger etter min mening en skriftlig forventningskontrakt. Denne kontrakten handler om hva relasjonen trenger for å fungere optimalt. Psykologisk trygghet handler om å føle seg trygg med å være seg selv, trygghet i å ta risiko, og fravær av frykt for å bli ansett som inkompetent eller uvitende. Som leder kan du skape psykologisk trygghet i din linje, i ditt team ved å

være en god rollemodell i det å være ydmyk og sårbar • fjerne frykt ved å ufarliggjøre og alminneliggjøre problemer («hva er det verste som kan skje?») • ikke lete etter syndebukker • anerkjenne gode forsøk, ikke bare det som gir godt resultat • være empatisk • ha en forutsigbar møte- og samtalestruktur • tydelige samspillsregler og tydelige formål

Struktur og kultur

Å ha en bevisst og mennesketilpasset struktur for å bygge den kulturen vi ønsker oss er lurt. En god miks av gode samtaler, i en eller annen forutsigbar og mennesketilpasset frekvens, og en dypere forståelse for hva som skaper en kultur bygget på tillit – tillitskultur – bidrar til det. Det vi får bevisstgjort kan vi gjøre noe med, det vi ikke får bevisstgjort gjør noe med oss (Gordon Johnsen, grunnlegger av Modum Bad). Således kan vi spørre oss slik ordbruker (tidl. jordbruker) HC Medlien gjorde, en gang rundt år 2010; er du bevisstløs eller bevisst løs?

Jeg håper du er ingen av delene! Mennesket trenger å være en del av en flokk, ja flere en også. Et godt liv fordrer gode knytninger, både til menneske og til fag og sak. En kultur uten struktur blir sjelden slik du ønsker. Kombinasjonen av god struktur og tillitsfulle relasjoner er plattform for gode og produktive kulturer. Lykke til med begge deler! Gode rom for dialog, altså rom for de gode samtalene - preget av gode, bevisstgjørende spørsmål - gjør virkelig vei i vellinga. Hvilket spørsmål trenger din nærmeste kollega akkurat nå?

Hva med deg selv da? Kanskje noen av de viktigste refleksjonene du kan gi deg selv er: Hvem av de rundt deg bidrar til glede, hvem deler du tankene dine med? Hvorfor gjør du det du gjør, og hvorfor jobber du der du jobber? Noen sier at du lærer så lenge du lever, men vi er stadig flere som tenker at vi lever så lenge vi lærer – og det gjør vi aller best i en tillitskultur!

Synspunkt

Skriv til DP Synspunkt

Del dine meninger med ledere og andre ressurspersoner i arbeids- og samfunnsliv? Skriv til DP SYNSPUNKT.

Les alle synspunkt her.

---