Tilbakemeldinger - Hvordan skape en lærende organisasjonskultur?

Hvordan kan organisasjoner bli mer lærende og endringsvillig, og dermed mer nytenkende og innovativ? Hvordan få medarbeidere til å se det positive i en lærende kultur, hvor tilbakemeldinger mottas med det gode øret og fører til positive endringer?

Mariann Crantz

Publisert 09.06.2021 - 06:00 Sist oppdatert 09.06.2021 - 09:32

Annonse

Mariann Crantz er organisasjonspsykolog.

SYNSPUNKT. Stone og Heen deler «gullet» i deres oppdagelser i boken med den treffende tittelen: «Thanks for the feedback -The science and art of receiving feedback well.. Even if it’s off-base, unfair, poorly delivered, and frankly; you’re not in the mood…!».

Det er ingen enkel sak å skape en organisasjonskultur preget av endringsvillighet og læring. Vi mennesker er «vanedyr» som liker det kjente, da det gir forutsigbarhet, trygghet og kontroll. Det å bevege oss ut av komfortsonen og inn på ukjent terreng med læring og vekst krever noe av oss. Hvordan få til å skape en organisasjonskultur der folk frivillig går inn i et slikt landskap, og aller helst med fremoverlent engasjement og lyst?

Det er flere faktorer som bidrar til at en organisasjon blir lærende, og en av de handler om å snakke om hvordan vi fungerer og jobber; hva som er bra og hva vi kan gjøre bedre. En god prosess som fører til positiv endring forutsetter at man får til å gi og motta tilbakemeldinger på en god måte.

Når det er sagt så ligger det ofte «gull» kamuflert i de aller fleste tilbakemeldinger, selv om vi oppfatter den som feil, skivebom, ubehagelig og urettferdig

Mange organisasjoner har jobbet med hvordan vi kan gi tilbakemeldinger på en god måte. Det er vel og bra, og kan øke sannsynligheten for positiv endring. Erfaringen er imidlertid altfor ofte at til tross for trening i dette, så er det vanskelig å ta i mot en tilbakemelding. Den egentlige betydningsfulle i en tilbakemeldingssituasjon er MOTTAKEREN, som kan avgjøre om og hvordan det som blir sagt tas i mot, og hvorvidt det fører til endring. Stone og Heen (2014) som i over 25 år har jobbet med vanskelige samtaler, bla i «The Harward Negotiation Project», ble klar over at det er vel så viktig å jobbe med ferdigheten «å ta i mot tilbakemeldinger» for å skape en lærende organisasjon.

Stone & Heen ble opptatt av å få en organisasjonskultur til å bevege seg fra «push» til «pull». Fra «push», som innebærer å presse mer og mer på med tilbakemeldinger om alt som trengs å endres, til «pull», hvor mottakeren har skjønt gevinsten i læring og vekst og søker det selv.

Det finnes en rekke fordeler med å mestre å ta i mot tilbakemeldinger. Det å ta regi på egen læring gir større følelse av mestring, kontroll, vekst og glede, samt har sammenheng med bedre prestasjon. I tillegg skapes ofte en bedre relasjon til andre mennesker gjennom mindre konflikt, da vi finner ut av forskjellighet. Vi liker ofte personer som kan ta i mot en tilbakemelding, og relasjonen kan bli dypere av at vi er sårbare sammen. I tillegg reduseres stress, da vi slipper å være redd for å bli «slått i bakken» av en tilbakemelding, fordi vi mestrer å lytte etter læringen og få noe positivt ut av det. Psykologen Gottman finner at den aller viktigste egenskapen for et langt og godt ekteskap er evnen til å kunne ta i mot tilbakemeldinger.

Noen ganger er det riktig å avvise en tilbakemelding. Det kan hende den handler mer om mottaker eller er misforstått og feilaktig. Når det er sagt så ligger det ofte «gull» kamuflert i de aller fleste tilbakemeldinger, selv om vi oppfatter den som feil, skivebom, ubehagelig og urettferdig. Det krever en viss ferdighet i å klare «å pakke den opp» og forstå tilbakemeldingen. Vi kan ofte gjøre feil vurdering av å forkaste den for kjapt, spesielt hvis tilbakemeldingen umiddelbart gir oss en negativ reaksjon. Det finnes tre triggere som utløser en reaksjon av ubehag og gjør at vi får lyst til å forsvare oss og avvise tilbakemeldingen. Alle de tre tilhørende reaksjonene er helt normale og forståelige, og noe som alle mennesker opplever. Det kan være nyttig å mestre å sortere og få litt avstand til reaksjonene, forstå hva som skjer og utforske hva som ligger i tilbakemeldingen, før vurderingen om å forkaste den tas.

Løsningen er ikke å late som om vi ikke har reaksjonen, og forsøke å få den til å gå vekk. Det å forsøke å skyve vekk reaksjonen uten å finne ut av den, er som å forsøke å slukke en brann ved å skru av brann-alarmen.

Løsningen handler om å gjenkjenne og akseptere egen reaksjon og hva som skjer, lære hvordan du kan håndtere den. Det handler om hvordan vi har trent på å sortere i hva som skjer, skru på en nysgjerrig utforskning for å «pakke opp» hva som ligger i tilbakemeldingen, og være villig til å prøve ut nye ideer og eksperimentere med forskjellige måter å gjøre ting på.

Stone & Heen (2014)