Unngå kaos i prosjektet

SYNSPUNKT En viktig del av et prosjekt er å sikre at alle har relevant og oppdatert informasjon knyttet til arbeidsoppgaver og status. Strukturert saksoppfølging gir bedre oversikt, noe som igjen gir prosjektene gevinster både på kort og lengre sikt.

Dessverre ser vi ofte at prosesser knyttet til prosjektoppgaver i de fleste virksomheter fremdeles håndteres ved hjelp av epost, der informasjon knyttet til en sak er et produkt av mange forskjellige eposter og møtereferater som har gått til forskjellige personer. Det er vanskelig å skille mellom hvem som har sagt hva, tenkt noe og besluttet et eller annet. Den som faktisk skal løse saken sitter med mangelfull informasjon og det er usikkert hvem som har ansvar for hvilke aktiviteter.

For prosjektleder er det vanskelig å ha oversikt over hvem som jobber med saken og hva som er status. Det er vanskelig å få oversikt over antall saker og det totale arbeidsomfanget av alle saker i prosjektet, eller hvor mye tid som har medgått til å løse de enkelte sakene.

Det er som regel prosjektleder som har ansvar å skape orden i kaoset. Ved hjelp av Excel-lister og spesifikke epost-adresser for blant annet melding av feil, kommer man et stykke på vei, men dessverre krever dette ofte svært stor innsats og jo større prosjektet er, jo mindre heldig blir nesten alltid resultatet.

Dette innlegget er derfor et oppgjør med bruken av epost, gule lapper, regneark og møtereferater til oppfølging av prosjektoppgaver.

I stedet bør man bruke tilpassede verktøy. Spesielt for software-prosjekter og service management-funksjoner har slike verktøy vært benyttet i en årrekke. HP Quality Center, Microsoft TFS og Jira er alle kjente eksempler. Det har imidlertid vært knyttet betydelige økonomiske investeringer til oppstart av disse systemene: Innkjøp av programvarelisenser og maskiner, modellering av prosesser og konfigurering av system, samt opplæring av brukere for å nevne noe.

Jira som eksempel

I Sopra Steria har vi i mange systemutviklingsprosjekter benyttet systemene over med stort hell. For eksempel er Jira et system som kan kjøres i skyen, til en forholdsvis lav kost og rask oppstart. Eventuelt kan systemet lisensieres for å kjøre på virksomhetens egne maskiner. For enkelthetens skyld vil dette innlegget ta for seg oppgavehåndtering på dette systemet, men det finnes også andre.

Jira er relativt enkelt å ta i bruk, samtidig som det er rikt på funksjonalitet som kan benyttes etter hvert som kompetanse og behov utvikler seg. Kjernen i Jira er oppgaver eller saker. Hver av disse oppgavetypene har en rekke felt som kan benyttes til å legge inn informasjon, overføre ansvar for oppgaven, eller endre status. Gevinsten består i at all informasjon knyttet til en sak er samlet på et sted, historikken på alle saker er lett tilgjengelig og hvem som har ansvar for neste steg er klart. Det er også enkelt å få oversikt over alle saker og ta ut oppfølgingslister.

Dashboard som inneholder relevante rapporter kan skreddersys til den enkeltes behov, arbeidsprosesser og saksflyt kan automatiseres underveis og integrasjon med kildekodesystemer kan settes opp. Har virksomheten behov for funksjonalitet som ikke er implementert i Jira, kan plug-ins anskaffes for å løse spesifikke problemstillinger.

Et typisk implementeringsløp kan være et prosjekt som starter med at alle feil legges inn og følges opp gjennom systemet, og allerede her er forretningsgevinsten opplagt. Prosjektet får oversikt over antall feil og hvor de er i løypa, i tillegg blir all informasjon om saken og kommentarer til denne knyttet til saken i Jira. Prosjektet unngår dermed lange og uoversiktlige epost-tråder. Alle har god oversikt over hvem som jobber med hva og det er enkelt å følge opp fremdrift i prosjektet.

Gule lapper må bli historie

Samme informasjon bør ikke legges mer enn ett sted. Derfor bør alle avskaffe den fysiske tavlen med gule lapper, og heller anskaffe en flatskjerm som viser respektive tavler direkte fra oppgaveverktøyet. I Jira er ulike «oppslags» tavler ferdig definert, og oppgaver kan dra og slippes fra et tavleområde til et annet. Status på saken blir da oppdatert i henhold til område på tavlen der saken slippes og man får dermed samme layout som på en «manuell» tavle. Gule lapper er jo heller ikke særlig effektivt når informasjon skal aggregeres. For eksempel vil en oppdatert oversikt i oppgaveverktøyet raskt gi oversikt over hvor mange oppgaver som er løst og hvordan prosjektet ligger an i forhold til planer og estimater. Da slipper prosjektleder å telle lapper og summere estimater på hver enkelt lapp.

Etter hvert som virksomheten og prosjektene blir bedre kjent med oppgaveverktøyet vil bruksområdet raskt kunne utvides. Hvorfor ikke benytte Jira til designoppgaver? Eller du kan registrere risiko som oppgaver og knytte tiltakene opp mot risiko som deloppgaver.

Vi har sett på hvordan oppgaveoppfølging ved bruk at eposter og møtereferater ikke gir nødvendig oversikt over hverken enkeltsaker eller total oversikt i prosjektene. Heldigvis er verktøyene som forbedrer situasjonen nå godt modne og tatt i bruk i mange prosjekter.

Lever din virksomhet eller prosjekt fremdeles i en verden der oppfølging av oppgaver skjer på epost og regneark, er tiden moden for å ta skrittet til en bedre kontroll med moderne oppgaveverktøy. Terskelen for å komme i gang er lav, og begynner dere først med en enkel prosess er det enkelt å utvide bruken etter hvert.

Andreas Haavaldsen

Senior prosjektleder i Sopra Steria.

---