Videokonferanser og tillit

Jan Ketil Arnulf er professor ved Handelshøyskolen BI.

SYNSPUNKT. Det nye er at vi ikke kan velge skjermen vekk. Men hvorfor har den ikke erstattet jobbreisen tidligere?

Både digitale pionerer og organisasjonsforskere har heiet på videokonferanser. Drømmen om det virtuelle kontoret har vært svært tiltalende for alle som vil være eksperter på fremtiden. Den første kjente videotelefonen ble faktisk presentert i den tyske science-fiction-filmen «Metropolis» fra 1927. I 1936 kom neste versjon i Chaplin’s film «Modern times». Norsk industri har vært helt i frontlinjen her. Tandberg Telecom presenterte de første bildetelefonen i 1993. Firmaet ble en stor internasjonal aktør i videokonferanser og ble kjøpt opp av det langt større firmaet Cisco i 2010.

Men uansett hvor mange digitale plattformer vi har, så har vi ikke sluttet å møtes. Jeg har personlig vært med på en rekke forsøk på å innføre virtuelle team og kommunikasjonsformer, både som praktisk ledelse og i forskning. Så langt har hverken luftfarten eller bomringen vært alvorlig truet av Skype, Zoom eller andre plattformer. Det vil si, inntil korona-viruset dukket opp i januar 2020.

Vil vi glede oss til å slippe unna skjermkontoret når epidemien en gang er over?

Svaret er, på godt og vondt, ja. Epidemien har helt sikkert ført oss et langt skritt videre mot permanente hjemmekontorer. Men den har også vist oss noen viktige grunner til hvorfor vi vegrer oss en stund til. Årsaken er det kraftfulle ordet tillit. Videosystemene gjør oss utilpass og en anelse mistenksomme – inntil det paranoide. Jeg skal forklare.

Mennesket er en temmelig spesiell art, sett som sosiale vesener. Vi er i stand til å samarbeide med andre som vi ikke er genetisk i slekt med. Det gjør at vi er sårbare for å bli lurt av andre. Vi er avhengige av tillit i relasjoner for å utføre fornuftig arbeid. Vi må nemlig dele informasjon, ressurser, plass og penger for å samarbeide, og risikerer alltid at noen benytter seg av situasjonen. Under normale forhold gjør vi mye for å kontrollere andre uten at vi er klar over det.

Først og fremst har vi øyne med hvite øyeepler og farget iris, noe som gjør det lett å bruke den andres blikk som indikator på hva de er opptatt av.

Vi bruker blikk, stemmeleie og andre typer kroppsspråk til å sjekke om vi kan tro på den informasjonen vi får fra andre.

I såkalte «tynne medier» – chat, e-post, telefon, og selv videokonferanser – har vi ikke så god kontroll på all informasjon om de andre. Vi får kanskje like mye saklig informasjon. Det er bare vanskeligere å tro på den. Det er vanskeligere å la seg engasjere av den. Og det er lett å slippe unna den andre partens kontroll. Naturligvis vet de andre dette. Dermed blir videokonferansene nesten alltid litt snåle. Det lett paranoide preget over dette kom tydelig til syne i de tidligste filmene, både i «Metropolis» og i «Modern times» der arbeidere blir overvåket av ledelsen.

Etter en begeistret dotcom-periode på begynnelsen av 2000-tallet ville mange bedrifter tillate hjemmekontor. Etter finanskrisen begynte mange bedrifter å redusere omfanget av dette igjen. Hver gang finansdirektøren får behov for å jakte på noen millioner, kommer mistanken om at noen medarbeidere roter bort tiden. Mange medarbeidere vet dette også. Folk blir litt ubehagelig til mote ved å være mye borte fra kontoret. Man kan risikere å bli holdt utenfor sladderen ved kaffemaskinen. Eller man kan miste sjefens oppmerksomhet – kanskje vi blir utkonkurrert av de andre som blir med på kantina, eller som bare synes mye mer i kontorlandskapet.

Folk som er mye fraværende blir faktisk rett og slett glemt.

Det skjer mye med de som er dumme nok til å ta en jobb i et annet land. Det viser seg at de som holder seg mye i hovedkvarteret gjør raskere karriere. De fleste av oss har en vag fornemmelse av hvorfor.

Med korona-epidemien kan vi begynne videobasert undervisning, og dessuten videobasert eksamen. Ikke før hadde vi tatt muligheten i bruk, så begynte selv departementet å mistenke studentene: Kan vi virkelig stole på at de skriver eksamen selv? Kan vi stole på at det er studenten selv som svarer på spørsmål? Mange forelesere føler også på dette: Hva driver studentene egentlig med under min forelesning? Er de ikke egentlig bare tilsynelatende der mens de egentlig surfer på morsomme websider?

Filmer de meg og sender rundt harselerende bilder av meg? Kort sagt – «is there anybody out there»?

Oppskriften på å lykkes med virtuelle møter og team er å jobbe hardt med tillit på alle nivåer både før, under og etter selve møtene. Videokonferanser virker glimrende for grupper av folk som allerede har sterke relasjoner. Forelesninger og kurs fungerer mye bedre dersom lærerne greier å sørge for kontakt, tilbakemelding og engasjement. Det er en fordel å trene folk opp i dette på forhånd, etablere kjøreregler og lage rutiner for å reflektere etter de virtuelle møtene.

Og ikke minst er det viktig å gjøre noen av de små tingene vi ellers tillater oss: Vi må ha plass til kontakt som ikke bare er instrumentell. Vi må gjøre ting som får andre til å føle seg sett, inkludert, som del av en stamme eller endog en familie. Den fantastiske siden ved videomøter er at vi har tilgang på hverandres oppmerksomhet uten mye utenomsnakk. Dette er faktisk også sårbarheten ved virtuelt arbeid.

Dersom vi blir for instrumentelle, mister vi grepet om den sosiale virkelighetsfølelsen som all effektiv kommunikasjon er avhengig av.