Synspunkt | Håkon Johannessen og Live Bakke Finne: Slik kan medarbeider-undersøkelser styrke arbeidsmiljøet

Håkon Johannessen og ­Live Bakke Finne er forskere ved Statens arbeidsmiljøinstitutt (STAMI). Johannessen leder dessuten Gruppen for arbeidspsykologi og fysiologi ved instituttet. Portrettfoto forsiden: Geir Dokken

Lyst til å sende oss et innlegg? Mailadressen er synspunkt@dagensperspektiv.no

SYNSPUNKT: Det innebærer at de spørsmålene, som stilles i undersøkelsen, er kvalitetssikret gjennom vitenskapelige metoder og at det finnes forskning som viser at faktorene som spørsmålene har til hensikt å måle påvirker motivasjon, trivsel, helse og sykefravær. Medarbeiderundersøkelser, basert på kunnskap, kan sikre at man avdekker risikofaktorer i arbeidsmiljøet med dokumenterte konsekvenser for ansattes motivasjon, trivsel og helse, samt virksomhetens produktivitet og resultater.

Fravær på grunn av jobben

I den generelle yrkesbefolkningen oppgir 1 av 3 sykemeldte at fraværet helt eller delvis skyldes jobben. Muskelskjelett- og psykiske diagnoser ligger til grunn for 60 prosent av langtidsfraværet i Norge.

Forskning fra Statens arbeidsmiljøinstitutt (STAMI) viser at psykososiale risikofaktorer i arbeidsmiljøet øker sannsynligheten for muskelskjelettsmerter og psykiske plager, og at en betydelig andel av sykefraværet kan tilskrives slike faktorer. Forebyggingspotensialet i arbeidsmiljøsammenheng er derfor stort.

For å kunne forebygge arbeidsrelaterte plager og lidelser trenger vi kunnskap om hva slags faktorer i arbeidsmiljøet som kan gi økt risiko, samt redskaper til å avdekke om slike faktorer foreligger. Kunnskapsbaserte medarbeiderundersøkelser er et slikt redskap, og kan bidra til å sikre et godt og bærekraftig arbeidsmiljø.

Godt miljø et konkurransefortrinn

Ny kunnskap viser at virksomheter som lykkes i å skape gode arbeidsmiljøer, kan få et konkurransefortrinn i form av økt tjenestekvalitet, bedre resultater og produktivitet.

Arbeidsmiljø handler om arbeidets innhold og om hvordan arbeidet organiseres og gjennomføres. Det psykososiale arbeidsmiljøet viser til hvordan ansatte opplever sitt arbeidsinnhold, sin arbeidssituasjon og samhandlingen på jobb. Krav og forventninger til hvordan arbeidsoppgaver skal løses, opplevelse av selvbestemmelse i arbeidssituasjonen og i hvilken grad man opplever sin nærmeste leder som hjelpsom, støttende og rettferdig er eksempler på viktige psykososiale faktorer i arbeidsmiljøet.

Beskyttelse og risiko

Vi skiller mellom beskyttende faktorer og risikofaktorer. De beskyttende faktorene gir opphav til motivasjon, trivsel og forebygger arbeidsrelaterte plager.

Typiske eksempler på beskyttende faktorer i arbeidsmiljøet er høy grad av opplevd selvbestemmelse og bemyndigende ledelse, noe som innebærer at man kan påvirke viktige beslutninger knyttet til sin egen arbeidssituasjon og at nærmeste leder gir både ansvar og ressurser til å løse arbeidsoppgaver.

Eksempler på risikofaktorer er å bli stilt overfor krav og forventninger som ikke lar seg forene, eller høye krav til arbeidsmengde i kombinasjon med liten grad av mulighet til å påvirke hvordan arbeidet skal gjennomføres. Risikofaktorene er kilde til arbeidsrelaterte plager og lidelser.

I enhver virksomhet vil man typisk kunne finne arbeidsmiljøutfordringer i form av risikofaktorer, men også beskyttende faktorer. Ved at virksomhetene kartlegger sitt arbeidsmiljø gjennom kunnskapsbaserte medarbeiderundersøkelser vil de kunne avdekke om balansen mellom risikofaktorer og beskyttende faktorer er på et akseptabelt nivå.

Ansatte vil som eksempel kunne håndtere å bli stilt overfor risikofaktorer som høye krav til arbeidsutførelse dersom de samtidig opplever beskyttende faktorer som selvbestemmelse i arbeidssituasjonen.

Mange typer undersøkelse

I markedet finnes det en rekke ulike typer medarbeiderundersøkelser. Noen av de mest populære kalles gjerne trivselsundersøkelser, engasjement-undersøkelser og tilbakemeldingsundersøkelser.

Formålene til slike undersøkelser kan være å få et inntrykk av hvor tilfredse de ansatte er med hensyn til karrieremuligheter, lønn og frynsegoder eller å undersøke ansattes grad av motivasjon, interesse og engasjement for å nå organisasjonens mål.

Andre formål kan være å innhente informasjon som kan brukes til personlig utvikling av både ledere og medarbeidere. Slike undersøkelser kan være nyttige, men ikke som et verktøy i det systematisk forebyggende arbeidsmiljøarbeidet.

For at en medarbeiderundersøkelse skal kunne være et effektivt hjelpemiddel i det forebyggende arbeidet, må undersøkelsen kartlegge faktorer med dokumenterte konsekvenser for de ansatte og virksomheten. Det innebærer at de spørsmålene som stilles i undersøkelsen, er kvalitetssikret gjennom vitenskapelige metoder og at det finnes forskning som viser at faktorene som spørsmålene har til hensikt å måle påvirker motivasjon, trivsel, helse og sykefravær.

Psykososialt arbeidsmiljø

Gevinsten av å ta psykososialt arbeidsmiljø på alvor er stor for de ansatte, virksomhetene og for samfunnet. Som illustrasjon kan vi se på et eksempel: Psykiske helseproblemer er utbredt blant yrkesaktive. Om lag 9 prosent av alle yrkesaktive oppgir å ha betydelige psykiske plager. Det tilsvarer 235.000 sysselsatte personer.

Videre vet vi at psykiske plager og lidelser utgjør i overkant av 20 prosent av det totale legemeldte sykefraværet og 35 prosent av alle nye mottakere av uføretrygd. Lettere psykiske lidelser kan langt på vei forebygges, og forebyggingspotensialet i arbeidsmiljøsammenheng er betydelig.

Psykiske plager kunne vært unngått

Forskning fra STAMI viser at en fjerdedel av alle tilfeller av psykiske plager blant yrkesaktive i Norge kunne vært unngått dersom kjente psykososiale risikofaktorer i arbeidsmiljøet hadde vært eliminert. Ser vi på sykefravær, viser vår forskning at 15 prosent av langtidsfraværet kan knyttes til kjente psykososiale risikofaktorer i arbeidsmiljøet.

Sykefravær er en belastning for den enkelte og koster virksomhetene og samfunnet betydelige summer. I en rapport fra Oslo Economics estimeres kostnadene ved et ikke-optimalt arbeidsmiljø til å utgjøre 75 milliarder kroner per år for samfunnet og 30 milliarder kroner årlig for virksomhetene.

Ny forskning viser også at arbeidsmiljøet kan ha betydning for virksomhetens tjenestekvalitet, resultater og produktivitet. I en studie av 300 bedrifter i 15 land fant forskere fra ISSA (International Social Security Association) at 1 krone, investert i arbeidsmiljø, ga 2,20 kroner tilbake i økt lønnsomhet for bedriftene.

Rask teknologisk utvikling, demografiske endringer, globalisering og andre drivere av endring i samfunnet medfører store og raske omveltninger i arbeidslivet. Når arbeidslivet endrer seg, endres også arbeidsoppgaver, arbeidsinnhold og arbeidsforhold. I sum fører dette til endringer i arbeidsmiljøet.

Forskningsbasert kunnskap

Kunnskapsbaserte medarbeiderundersøkelser er et viktig verktøy for å kunne følge med på hvordan endringer i måten vi arbeider på påvirker arbeidsmiljøet, de ansattes helse og virksomhetenes resultater.

Et eksempel er akselerasjonen innen informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) og digitalisering de siste tiårene. Det har gitt muligheter for økt fleksibilitet med hensyn til hvor og når man jobber. Det kan på den ene siden gi større frihet og kontroll over egen arbeidssituasjon, men også svekke grensene mellom arbeidstid og fritid.

Vi har liten erfaring med hvordan den hybride arbeidsplassen og arbeidshverdagen, kjennetegnet ved at de ansatte dels jobber fra virksomhetens kontor og dels hjemmefra, påvirker arbeidsmiljøet. Ved å kartlegge arbeidsmiljøet vil man kunne avdekke eventuelle negative konsekvenser av fjernarbeid, fjernledelse og ulike varianter av nye kontorløsninger.

Systematisk arbeid pålagt

Det er et krav i arbeidsmiljøloven at virksomheter skal arbeide systematisk for å sikre et arbeidsmiljø som gir full trygghet for fysiske og psykiske skadevirkninger. Forskningsbasert kunnskap, fra blant annet STAMI, konkretiserer hvilke faktorer i arbeidsmiljøet det er viktig å kartlegge for å kunne forebygge arbeidsrelaterte plager, sykdommer og fravær.

For at forebyggende tiltak skal ha tilsiktet effekt, er det viktig at tiltakene er behovsbaserte, kunnskapsbaserte og at de gjennomføres på en systematisk måte. Behovsbasert sikter til at man må kartlegge sitt arbeidsmiljø for å finne ut av hva slags utfordringer man bør ta tak i.

Det hjelper ikke å sende ansatte på stressmestringskurs hvis det er trakasserende atferd fra nærmeste leder som er årsaken til ansattes sykefravær.

Kunnskapsbasert sikter til at man bør iverksette tiltak mot faktorer i arbeidsmiljøet som har dokumenterte konsekvenser for helse, og at tiltakene er vist å kunne endre på de utfordringer man måtte ha.

Endelig bør man ha nedskrevne rutiner for gjennomføringen av det forebyggende arbeidsmiljøarbeidet og inkludere dem som en del av virksomhetens daglige produksjonsaktivitet.

En kilde til ressurser

Organisert på rett måte er arbeid en kilde til ressurser som er forbundet med god helse. Ved å dekke grunnleggende materielle, sosiale og psykologiske behov hos mennesket som økonomisk trygghet, tilhørighet, mening og mestring, er arbeid en helsefremmende aktivitet. Men forutsetningen er at arbeidsmiljøet oppleves som godt.

Kunnskapsbaserte medarbeiderundersøkelser kan sikre at man avdekker risikofaktorer i arbeidsmiljøet med dokumenterte konsekvenser for ansattes motivasjon, trivsel og helse, samt virksomhetens produktivitet og resultater.

I enhver virksomhet vil man kunne finne arbeidsmiljøutfordringer. Det er ikke noe å skamme seg over. Noe annet er ikke å ta systematiske grep for å gjøre noe med utfordringene. Og gevinsten for virksomheter, som lykkes med det systematisk forebyggende arbeidsmiljøarbeidet, kan vise seg å være betydelig.