Synspunkt | Karoline A. Dystebakken: Hvorfor er noe så grunnleggende og avgjørende fremmed for så mange?

Karoline Amundsen Dystebakken er juridisk rådgiver innen HR & Ledelse i Simployer AS.

Lyst til å sende oss et innlegg? E-post-adressen er synspunkt@dagensperspektiv.no

SYNSPUNKT: Det er kanskje ikke helt slik spørsmålene blir stilt, men mange ansikter ser litt «sånn» ut når krav til kartlegging nevnes. Til tross for at det er noe at det viktigste du kan gjøre for arbeidsmiljøet og resultater, og at virksomhetene taper 30 milliarder kroner årlig på grunn av ikke optimalt arbeidsmiljø, ifølge en rapport fra Oslo Economics.

For mye jobb

Arbeidsmiljøloven pålegger enhver virksomhet å kartlegge og risikovurdere alle forhold av betydning for arbeidsmiljøet. Det er ikke noe nytt. Det har fulgt av internkontrollforskriften siden 1997 og arbeidsmiljøloven § 3-1 siden 2006.

Nylig holdt jeg et webinar med nesten 1.000 påmeldte. Tema: Kartlegging – slik får du det gjort!

I en helt uformell undersøkelse svarte 25 prosent at de ikke vet hvordan kartlegging skal gjennomføres, 30 prosent at de ikke har verktøyet for å gjøre det og like mange «syns det er mye jobb».

Hva er poenget med kartlegging? Det handler ikke om å finne alt som er feil, men å få oversikt over hva som er viktig. Å kartlegge er å skaffe seg oversikt. For å forebygge, bevare og forbedre. Det kan oppleves som mye jobb, men snarveier har aldri lønt seg.

Hvis du starter med å legge fineste belegningsstein i gården din, når det egentlig er drenering som trengs, så blir jobben og pengene brukt på sten ganske bortkastet. Da blir det fort mye jobb. Kartleggingen og risikovurderingen må komme først, deretter tiltak i tråd med risikoen. Da kan det hende det ikke er fredagspilsen du skal starte med, men arbeidstidsordningene i virksomheten.

Har allerede verktøyet

Loven stiller ikke krav til hvilket verktøy du skal bruke, men at du skal gjøre det. Tenk på alt du antagelig gjør allerede: medarbeidersamtaler, vernerunder, medarbeiderundersøkelser eller det mer «moderne» pulsmålinger?

Alle er metoder for å skaffe seg oversikt. Spørsmålet er om du har oversikt over hva du bør spørre om, slik at du får de svarene du trenger for å få oversikten? Og hvordan du følger opp.

Pulsmålinger har kommet inn som noe som er «nice to have», hvis du vil være attraktiv arbeidsgiver. Men det er også «need to have», hvis dette er verktøyet du bruker for å kartlegge. Det handler ikke bare om å måle eNPS eller engasjementet hos arbeidstakerne, men å kartlegge og risikovurdere forhold som har betydning for arbeidsmiljøet.

Takket være forskning og bransjeerfaring vet vi mye om hvilke faktorer som er avgjørende for arbeidsmiljøet. Det er mer enn det fysiske. Det er det organisatoriske, psykososiale og ergonomiske. Og organisatoriske forhold er ryggraden i enhver virksomhet.

Loven treffer oss ikke

En undersøkelse, gjennomført av Arbeidstilsynet i fjor, viser at 6 av 10 ikke kartlegger og risikovurderer systematisk. Svarene tyder på at flere mener de ikke har risikofylt arbeid, ikke er kjent med at de måtte gjøre dette eller hvorfor.

Det er en utfordring når 6 av 10 ikke føler seg truffet av en bestemmelse som gjelder alle. Så burde det kanskje i større grad stått hva det betyr?

Hele loven bygger på at vi skal ha helsefremmende arbeidsplasser. Det handler om mer enn den akutte risikoen og fravær av sykdom. Da bestemmelsen ble tatt inn i arbeidsmiljøloven ble det vist til at «organisatoriske og sosiale arbeidsmiljøutfordringene er blitt mer sentrale» og at det derfor var behov for å tydeliggjøre kravene overfor arbeidsgiverne.

Ledere og HR-avdelinger er ofte raske med å vise til alle goder de har for medarbeiderne. Når høyt sykefravær nevnes vises det ofte til at de har jo gjort så mye: helseforsikringer, 10 gratis psykologtimer, ergonomisk riktige stoler, planter og nye farger i lokalene.

Men det hjelper lite med hev-senk-pult hvis det er organisatoriske forhold som arbeidstidsordninger eller motstridende krav og forventninger, som gjør at arbeidstakerne har vonde nakker og skuldre.

Er det så farlig da?

Hvor farlig kan det være å droppe denne kartleggingen? Rent bortsett fra at det er et brudd på arbeidsmiljøloven som vi er forpliktet til å følge? Kanskje har du ikke risiko for at arbeidstakerne dør eller skader seg på jobb, men vi vil vel noe mer enn det?

Pål Molander, tidligere direktør i Statens Arbeidsmiljøinstitutt (STAMI), retter også fokuset mot dette i Ledernytt: «Arbeidsmiljø er et sterkt undervurdert virkemiddel for mange ledere. Det er noe vi assosierer med ting som ikke er direkte relatert til den jobben hver enkelt gjør eller kjerneproduksjonen for virksomheten.»

Det handler ikke bare om noe verneombudene eller arbeidsmiljøutvalg (AMU) skal jobbe med. Og kanskje ser alt bra ut her nå. Driften går så det suser? Sykefraværet er lavt? Men hvordan har du tenkt å opprettholde det slik? Og hva hvis det er motsatt; vet du hvorfor?

Sykefravær og endringer

Ved endringer i virksomheten er du også pålagt å kartlegge. Hvilken innvirkning denne endringen KAN få for arbeidsmiljøet – og følgelig arbeidet. Hvorfor? Fordi vi vet at endringer har direkte påvirkning på oss. Har det ikke skjedd endringer i virksomheten, er du sikker?

Bytte av leder? Mange nye kollegaer på kort tid? Nedbemanning? Omorganisering? Fra fast plass, til «free seating» og hva med hybrid organisering – har noen kartlagt og risikovurdert denne endringens betydning for arbeidsmiljøet? En omorganisering som angår 1 million arbeidstakere.

At arbeidstakere bekrefter at hjemmet er forsvarlig, er ikke nok. For arbeidsmiljøet handler om arbeidet. Det handler ikke bare om de to dagene i uken du sitter hjemme, men hele uken. Det handler om en organisatorisk endring og å kartlegge innvirkningen på arbeidsmiljøet nå og fremover – for å forebygge, bevare og forbedre. Ikke bare her og nå, men fem og ti år frem i tid.

Har du et mål om lavere sykefravær for 2024? I så fall må du skaffe deg oversikt over hva som kan ha trigget sykefravær i 2023, men også hva du vet kan øke risikoen for sykefravær i din bransje.

Det kan godt hende kompetanseheving er nøkkelen, men du må vite hva slags kompetanseheving. Kanskje trenger lederne og medarbeiderne kompetanse på arbeidsmiljøfaktorene og deres betydning for arbeidsmiljøet og sykefraværet, mer enn lederutvikling eller hvordan det konkrete fraværet skal følges opp?

Arbeidsmiljøet burde være viktigere enn aksjekursen. Viktigere enn å se over sykefraværstatistikken.

Det hjelper ikke å be lederne følge opp sykefravær hvis de ikke vet noe om mulige risikofaktorer.

Det holder ikke å spørre om arbeidstakerne opplever å ha et bra psykososialt arbeidsmiljø, hvis 9 av 10 ikke vet hva det vil si eller tror det handler om hvordan man har det psykisk (som i psykisk uhelse).

Det er en grunn til at kartlegging er et så grunnleggende krav i loven. Du må ha oversikt for å iverksette målrettede tiltak med medvirkning fra arbeidstakerne og få resultater som varer.

Så hva skal du gjøre?

Her noen forslag:

• Skaff deg oversikt over forhold av betydning for arbeidsmiljøet.
• Vurdér hvilken risiko de utgjør hos deg.
• Iverksett tiltak.
• Mål effekten av tiltak og justér.
• Har du ingen utfordringer? Er du sikker? Hvis alt er bare bra, ja så sørg for å bevare det slik.