Synspunkt | Birgitte Breimo: Kontorer på jobben – derfor er brukermedvirkning så viktig

­Birgitte Breimo er interiørarkitekt MNIL og jobber hos Monn Interior Architects i Oslo.

Lyst til å sende oss et innlegg? Mailadressen er synspunkt@dagensperspektiv.no

SYNSPUNKT: Det varierer hvor mye medarbeiderne oppholder seg på kontoret. Mange er mye ute hos kunder, andre er ofte på hjemmekontor, og noen tilbringer mesteparten av tiden på arbeidsgivers adresse. Felles for dem alle er at de må trives og ha mulighet for å jobbe effektivt – enten de oppholder seg mye eller lite på kontoret. Det må skapes arenaer som er godt tilpasset arbeidsoppgavene.

Motstridende hensyn?

Interiørarkitektens oppdragsgiver, som oftest ledelsen i bedriften, er opptatt av det vi kan kalle makrospørsmål: å maksimere arealutnyttelsen, å sikre effektive arbeidsprosesser og å ivareta økonomiske hensyn.

Går vi til medarbeiderne, de som skal bruke arbeidsplassene, vil kravene ofte gjelde temaer på mikroplan, for eksempel støykilder, dagslys, heve-senke-pult, avstand til kaffemaskinen og mulighet for å sette personlig preg på «sin» del av lokalet.

Selvsagt kan det også være helt andre ting som opptar medarbeiderne. Det vet vi ikke før vi har stilt de riktige spørsmålene. Skal vi som fagfolk kunne foreslå de beste løsningene, må informasjonsinnhentingen være grundig nok. Vi mener at det er snakk om kompletterende hensyn – ikke motstridende.

Dra i bremsen

Forarbeidet er et av de mest kritiske punktene når vi utvikler arbeidsplasser, og ledelsen må være villig til å investere i dette. Ofte går det for fort i svingene, enten fordi oppdragsgiver er ivrig etter å komme i gang, har satt for ambisiøse tidsfrister eller undervurderer behovet for en grundig prosess. I slike tilfeller kan resultatet bli løsninger som man i verste fall må rette opp i ettertid. Kort oppsummert: Fort betyr sjelden grundig. Og lite grundig kan fort bli kostbart.

Så hvordan får man frem et beslutningsgrunnlag av høy kvalitet?

Ofte etableres det en arbeidsgruppe med representanter for ledelsen, HR og de ansatte. Erfaringen viser at det ikke alltid fungerer godt nok. Medarbeidernes representanter vegrer seg for eksempel ofte for å ha sterke meninger i grupper der ledere deltar.

En grundig undersøkelse blant alle medarbeidere vil være mer representativ og ha større legitimitet. Dersom svarene spriker i ulike retninger (det vil de sannsynligvis gjøre), gir de uansett nyttig informasjon. Materialet vil f.eks. vise at den som jobber mest med faste oppgaver (for eksempel økonomi) har andre behov enn den som deltar i prosjekter med høye krav til samhandling. Dataene vil også vise at medarbeidere som kun bruker kontoret som base, ikke har samme ønsker som de som stort sett oppholder seg på arbeidsplassen.

Slike undersøkelser kan utføres på flere måter. En kombinasjon av metoder er å foretrekke slik at beslutningsgrunnlaget blir så dekkende som mulig.

• Innledende arbeidsgrupper med minst en representant fra hver avdeling

I noen tilfeller kan det være lurt at alle ansatte deltar, for eksempel delt opp i grupper etter avdeling eller arbeidsoppgaver. Ledelsen kan med fordel utgjøre en egen gruppe, slik at medarbeiderne kan uttale seg friere og forslagene anonymiseres.

• Skriftlig eller intervjubasert spørreundersøkelse

For den enkelte kan det være vanskelig å sette ord på hvordan man ønsker arbeidsplassen utformet. Vi foretrekker derfor muntlige spørreundersøkelser, enten i grupper eller én til én. Da blir det gjennom oppfølgingsspørsmål mulig å få tak i essensen i synspunktene. Er bedriften stor, må undersøkelsen skje skriftlig.

• Observasjon

Det medarbeiderne ikke klarer å sette ord på, blir ofte synlig ved observasjon. Når vi får være flue på veggen, registrerer vi hvordan en typisk arbeidsdag arter seg. Hvem samtaler med hvem og hvor ofte? Hvem må stadig ta en telefon? Hvem blir forstyrret av bevegelse rundt plassen sin?

• Brukergruppe for oppfølging og kvalitetssikring

Etter at spørsmål er stilt og besvart må grunnlaget for design av løsninger foredles. Her er det fint å ha en egen gruppe som kan kvalitetssikre at vi svarer på oppgaven vi er satt til å løse. Denne gruppen er vår sparringspartner gjennom prosjektet – og sørger dessuten for forankring av prosjektet i organisasjonen.

Konklusjon

Brukermedvirkning er viktig av flere årsaker: Ulike former for fjernarbeid har gjort medarbeidernes behov mer varierte enn tidligere. Kontoret skal fungere godt både for den som jobber der hele tiden og for den som bare tilbringer deler av arbeidsuken der.

Optimale kontorlokaler er et viktig virkemiddel i kampen om de beste hodene, og sist, men ikke minst: Mange tar nå til orde for å trekke medarbeiderne tilbake fra hjemmekontoret. Attraktive omgivelser og gode sosiale møteplasser er noe av det som skal til.