Synspunkt: Ledelse og sykefravær – fra fravær til nærvær

Cecilie Skrede er direktør for HR og kultur i Sens Gruppen. Rune Semundseth er daglig leder i businessMastering .

SYNSPUNKT. Den viktigste faktoren for å påvirke folks mentale helse, er å skape mening i jobbtilværelsen. Det gjelder å gi dine medarbeidere en opplevelse av å bidra til noe som er større enn dem selv. Tilhørighet og relasjoner på jobben – særlig til deg som nærmeste leder – og virksomhetens misjon – er viktig for å skape en følelse av nærvær og betydning. En leder som kobler individets bidrag til organisasjonens formål, kan skape en sterkere følelse av tilhørighet.

Arenaer for å skape nærvær og redusere fravær

Norge har i dag et av de høyeste sykefraværene i Europa, og debatten raser om hvordan vi kan få fraværet ned. Det pekes ofte på velferdsgoder og legens rolle, men vi mener at en av de viktigste faktorene for lavt sykefravær ikke diskuteres nok: lederens rolle. Som ledere har vi stor påvirkningskraft på våre medarbeideres nærvær og trivsel. Dette arbeidet starter lenge før noen blir sykmeldt. La oss rette fokuset mot sykenærvær, heller enn fravær – det vil si hvordan vi som ledere kan bidra til å holde folk på jobb ved å være til stede, skape gode relasjoner og legge til rette for åpne samtaler.

Mange ledere i dag tar ikke sitt ansvar på alvor når det gjelder å støtte sine medarbeidere gjennom utfordringer før de utvikler seg til sykdom. Det handler om mer enn å sette mål og følge opp prestasjoner; det handler om å være tett på, bygge tillit, ha en åpen og tillitsfull relasjon som igjen bidrar til trygghet og mestring. Når en medarbeider kjenner at lederen bryr seg og lytter, blir terskelen lavere for å be om støtte og tilrettelegging – lenge før en eventuell sykmelding er nødvendig.

Lederens rolle i sykefraværsarbeid

En god leder er en god lytter. Å være nær medarbeiderne og oppmuntre til å dele tanker og bekymringer er avgjørende for å bygge et arbeidsmiljø preget av nærvær. I en hektisk arbeidshverdag kan dette virke krevende, men investeringen gir enorme gevinster: en arbeidshverdag der ansatte føler seg sett og verdsatt, noe som igjen styrker deres trivsel og reduserer risikoen for sykefravær.

Et eksempel på en aktivitet som kan hjelpe medarbeideren din tilbake til jobb: Ring simpelthen og si at medarbeideren er savnet av flere på arbeidsplassen, inklusiv deg selv (gitt at det er sant), og spør når han/hun kan tenke at det er mulig å komme tilbake. Sørg også for at dere snakker nok om hva dere forventer av hverandre, både i rolleutøvelse og i relasjon.

Vi utfordrer dagens ledere: hvordan kan du være til stede og gjøre en forskjell for dine medarbeidere, også i vanskelige perioder? En sterk relasjon mellom leder og medarbeider kan være det som hindrer en liten utfordring fra å utvikle seg til langvarig fravær. Dette krever tid og innsats, men resultatene kan være betydelige. Å bry seg og utvise empatisk lytting, er avgjørende.

Fra fravær til nærvær – de tre S’ene

For å jobbe strategisk med nærvær ser vi på tre viktige arenaer: Surveys, Samtaler og Samlinger – de 3 S'ene som kan bidra til å bygge en nærværskultur:

1. Surveys: Kulturundersøkelser og regelmessige pulsmålinger gir innsikt i hvordan medarbeiderne har det på jobben. Dette gjør det mulig å forebygge sykefravær ved å identifisere utfordringer tidlig.
2. Samtaler: Regelmessig kommunikasjon mellom leder og medarbeider er essensielt. Gjennom medarbeidersamtaler, forventningsavklaringer, coaching og mentoring kan lederen skape rom for åpenhet og støtte, og fange opp bekymringer tidlig. Hva kan du som leder spørre om i både strategiske og operative samtaler? Hvordan kan vi oppdage signaler på mistrivsel tidlig? Hva skal vi være oppmerksomme på?
3. Samlinger: Faglige samlinger, workshops og gode møtestrukturer gir medarbeiderne mulighet til å diskutere felles mål og utvikle en sterkere fellesskapsfølelse. Dette styrker den indre motivasjonen og bidrar til at flere trives på jobb. Tilhørighet og robusthet kan styrkes ved gode og gjennomtenkte samlinger.

Nærvær, mening og kultur

Vi mener at dagens sykefravær er et tydelig tegn på at mange ledere ikke er tett nok på sine medarbeidere. Dette har støtte i forskningen. Det er på tide at vi erkjenner lederens viktige rolle i sykefraværsarbeidet. Gjennom nærhet, empati og refleksjon kan ledere utgjøre en stor forskjell for sine medarbeidere. All ledelse skjer i en kulturell kontekst, og godt definerte og etablerte kulturkoder (verdier og normer) kan bidra til mer forutsigbarhet og trygghet.

Kultur og struktur er to sider av samme sak når det gjelder nærværsarbeid. Som leder har du muligheten til å fremme en følelse av egenverd og inkludering, der ingen skal føle seg utenfor. Gjennom denne tilnærmingen bygger vi et arbeidsmiljø og en kultur som er bærekraftig for alle parter – der alle føler seg sett, hørt, verdsatt, myndiggjort og ansvarliggjort.

Til deg som er leder: Få medarbeiderne til å snakke med deg som er leder før de ringer legen sin! Det kan være den lille forskjellen som gjør arbeidsdagen meningsfull og som gjør at vi klarer å holde sykefraværet nede og nærværet oppe.