Er det mulig å foreta en «god» nedbemanning?

Jobb & karriere

Arbeidshverdagen kan være både inspirerende og meningsfull. Eller den kan være tung og vanskelig. 

De aller fleste av oss har heldigvis en jobb å gå til, mens andre leter etter en ny jobb eller en ny start. 

Konsulent og rådgivningsselskapet AS3 er Nordens største innen karriereveiledning og jobbrelaterte endringer. 

I spalten «Jobb og karriere» vil eksperter fra AS3 besvare spørsmål og ta for seg problemstillinger som omhandler jobben, arbeids-hverdagen, utfordringer og endringer som gjerne oppstår på en arbeidsplass. 

Eksemplene som brukes er reelle, men der saken knyttes til personer, er navnene fiktive eller anonymisert.

Har du spørsmål om jobb og karriere? Send en epost til tiro@as3.no.

Problemstilling: 

Jeg heter Kristin og er HR-leder i et IT-selskap som nå står overfor en krevende situasjon. Selskapet har hatt økonomiske utfordringer den siste tiden, og ledergruppen har besluttet at det må gjøres kostnadskutt – noe som innebærer nedbemanning. Jeg har fått mandat til å gjennomføre prosessen, men kjenner på både ansvaret og utfordringene som følger med. 

Ryktene om kostnadskutt har allerede begynt å spre seg i organisasjonen, og det er en økende uro blant de ansatte. Flere har begynt å spekulere i hvem som kan bli rammet, og jeg merker at arbeidsmiljøet er preget av usikkerhet. Samtidig ønsker vi som selskap å gjennomføre dette på en så ryddig og respektfull måte som mulig, men jeg er usikker på hvordan vi best kan balansere åpenhet, hensyn til de ansatte og selskapets behov. 

Noen av utfordringene jeg ser for meg er: 

• Kommunikasjon: Hvordan kan vi informere ansatte på en måte som reduserer frykt og spekulasjoner, uten å skape enda mer usikkerhet? 

• Kriterier for nedbemanning: Hvilke faktorer bør veie tyngst når vi bestemmer hvem som skal sies opp? Hvordan kan vi sikre en rettferdig og transparent prosess? 

• Støtte til ansatte som mister jobben: Hvordan kan vi hjelpe dem med en verdig overgang, for eksempel ved hjelp av omstillingsstøtte, karriererådgivning eller andre tiltak? 

• Opprettholde motivasjon hos de gjenværende: Hvordan kan vi sørge for at de ansatte som blir igjen, ikke mister tillit til selskapet eller føler seg usikre på egen fremtid? 

• Lovverk og formaliteter: Hvordan kan vi sikre at vi følger gjeldende arbeidsrettslige regler og retningslinjer i en slik prosess? 

Jeg vet at nedbemanning alltid er en vanskelig prosess, men jeg ønsker å gjennomføre dette på en best mulig måte. Hva er de beste stegene jeg kan ta for å sikre en mest mulig smidig og godt gjennomført nedbemanning? 

Svar fra AS3:

Å gjennomføre en nedbemanning er en av de mest krevende oppgavene en leder kan stå i. Du står nå i en situasjon hvor du skal balansere selskapets behov med hensynet til de ansatte – både de som må gå, og de som blir igjen. En ryddig og ansvarlig prosess kan bidra til å redusere usikkerhet og bevare tilliten i organisasjonen. Synes det er fint at du kjenner på ansvaret og veldig bra at du har fått et mandat fra ledelsen til å gjøre dette på en god måte.

Kommunikasjon

Åpenhet er nøkkelen til å dempe frykt og spekulasjoner. Gi tydelig og ærlig informasjon om hvorfor nedbemanning er nødvendig, hva som skal skje, og hvilke kriterier som vil bli brukt. Det er viktig at informasjonen formidles samtidig til alle ansatte, slik at ingen føler seg usikre på hva som skjer bak lukkede dører. Vær også tilgjengelig for spørsmål – en transparent prosess skaper trygghet. Vil anbefaler å trene lederne i budskap. Det vil si at de kommer sammen og diskuterer hvorfor nedbemanning er nødvendig og hvilke setninger man skal si utad. Når dere har allmøte der man forteller om at det skal nedbemannes bør det være kort (kanskje bare 30 minutter) – også går avdelingene til hvert sitt møte og forsetter samtalene der. Hver avdelingsleder vil da kunne høre ut medarbeidere og gjenta budskap og planen dere har laget.

Kriterier for nedbemanning

Sørg for at utvelgelseskriteriene er klare, objektive og dokumenterbare. Det kan for eksempel være basert på kompetanse, prestasjon eller ansiennitet, avhengig av selskapets behov. Det er viktig at disse kriteriene kommuniseres tydelig, slik at ansatte opplever prosessen som rettferdig. Involver gjerne tillitsvalgte for å sikre legitimitet og medvirkning. Selvsagt bør dere alltid ha dialog med en arbeidsrettsjurist. Om du er medlem av en arbeidsgiverforening, kan den hjelpe dere. Ta gjerne også en diskusjon med jurist om dere skal benytte sluttpakker eller gjennomføre en ren formell oppsigelsesprosess knyttet til nedbemanning.

Støtte til de berørte

De ansatte som mister jobben, bør få en verdig avskjed. Tilby karriererådgivning, hjelp til å skrive CV og søke nye jobber, eller omstillingspakker hvis mulig. En respektfull og profesjonell håndtering gjør en stor forskjell for hvordan både de som må gå, og de som blir igjen, ser på selskapet etterpå. Videre er karriererådgivning også en måte å kvalitetssikre at medarbeidere ser fremover og får fortest mulig ny og riktig jobb utenfor selskapet.

Opprettholde motivasjon hos de gjenværende

De ansatte som blir igjen, kan oppleve både lettelse og skyldfølelse – samtidig som de kan være usikre på fremtiden. For å unngå lav motivasjon og tapt tillit, er det viktig å anerkjenne følelsene deres, gi tydelige signaler om veien videre, og vise at selskapet har en plan.

Involver de ansatte i hvordan man kan jobbe smartere fremover, og vis at de er viktige for selskapets fremtid. Det er også viktig at de ansatte får være med på å evaluere nedbemanningsprosessen og får snakket ut om hvordan prosessen har vært. Mange selskaper tar diskusjonen med medarbeidere og ledere om hva man skal fortsette med, slutte med og gjøre annerledes, nå når man har blitt færre mennesker. Dette skaper involvering og forhåpentlig motiverte medarbeidere som ønsker å være med videre etter nedbemanningen.

Lovverk og formaliteter

For å sikre en korrekt prosess er det viktig å følge arbeidsmiljøloven og eventuelle tariffavtaler. Nedbemanning må være saklig begrunnet, og ansatte har ofte rett til drøftelsesmøter før beslutning tas. Sørg for å dokumentere alle beslutninger grundig, og rådfør deg som tidligere nevnt alltid med arbeidsrettsjuridisk ekspertise.

Nedbemanning er aldri enkelt, men med god planlegging, tydelig kommunikasjon og en respektfull tilnærming kan du som leder bidra til en ryddig og ansvarlig prosess.

Lykke til!

Bjørn Solend er partner og salgsdirektør i konsulent- og rådgivningsselskapet AS3.